Patientenanlage in CGM TURBOMED – flexibel, schnell und unkompliziert!
Feature
Ob Sie schon seit vielen Jahren Patientendaten erfassen oder gerade erst in den Praxisalltag starten – nicht immer sind alle Möglichkeiten, die Ihnen Ihre Praxissoftware bietet, bekannt. In diesem Tipp stellen wir Ihnen die verschiedenen Wege zur Patientenanlage einmal vor.
Hintergrundinformationen
In einer zunehmend digitalisierten Welt spielt die elektronische Gesundheitskarte (eGK) eine zentrale Rolle in der medizinischen Versorgung. Sie dient als Versicherungsnachweis der gesetzlichen Krankenversicherung und ermöglicht den Zugang zu digitalen Gesundheitsdiensten, wie beispielsweise der elektronischen Gesundheitsakte (ePA). Beim Einlesen der eGK im E-Health-Kartenterminal wird automatisch ein Datenabgleich durchgeführt, um die Gültigkeit und Aktualität der gespeicherten Versichertendaten über das Versichertenstammdatenmanagement (VSDM) zu prüfen.
Dabei wird bei gültiger eGK der Prüfungsnachweis gespeichert, und die aktualisierten Daten können direkt in CGM TURBOMED übernommen werden. Praxen sind verpflichtet, das VSDM zu Beginn jedes Quartals durchzuführen.
Änderungen wie Umzüge müssen der Krankenkasse mitgeteilt werden, um die eGK korrekt zu aktualisieren. Das Einlesen der eGK erleichtert zudem die Patientenaufnahme und reduziert den Arbeitsaufwand durch die Automatisierung der Stammdatenerfassung.
Neuen Patienten anlegen mit eGK
Um die eGK eines Patienten einzulesen, stecken Sie diese zuerst in das Kartenlesegerät. Wählen Sie danach den Button [Neuer Patient mit eGK] in der Toolbar aus.
Eine Onlineprüfung wird durchgeführt.
Danach werden die Daten von der eGK vollständig übernommen und erscheinen in Form einer nachgebildeten eGK auf Ihrem Bildschirm. Die Art des Behandlungsfalles wird als kassenärztliche Behandlung markiert. Sollten Sie eine abweichende Behandlungsart (Privatbehandlung oder Berufsgenossenschaftl. Behandlung) wünschen, muss das entsprechende Feld von Ihnen mit der Maus angeklickt oder mit der Leertaste markiert werden. Um weitere Zusatzdaten zu erfassen, drücken Sie [F6].
Anmerkung: bei Neuaufnahme eines Patienten mit KVK oder Privat Card, muss ggf. das Geschlecht manuell ergänzt werden, da dieses nicht auf den Karten hinterlegt ist.
Es öffnet sich das Fenster [optionale Zusatzdaten erfassen]. In diesem Dialog haben Sie die Möglichkeit, individuelle Daten des Patienten zu erfassen. Die Bearbeitung der einzelnen Felder schließen Sie mit [Enter] ab und gelangen so ins nächste Feld. Die Felder erreichen Sie ebenso über die [Cursor-Tasten] oder durch [Maus-Klick]. Dieses Fenster beinhaltet keine Pflichtfelder zur Patientenaufnahme, somit kann ggf. auf die Datenerfassung verzichtet werden.
Durch Anwahl des Buttons [Weiter: F5] gelangen Sie in die Anlage des Behandlungsfalles.
Innerhalb des Fensters [Scheinart festlegen] bestimmen Sie durch Ankreuzen der Felder (Mausklick oder Leertaste) die Scheinart (= Original, Überweisung, Notfallschein, Belegarztschein, Kurarztschein) und ggf. das abweichende Abrechnungsgebiet. Die Rezeptart ist mit "Rezept gebührenpflichtig" vorbelegt und setzt somit voraus, dass der Patient von den Rezeptgebühren nicht befreit ist. Bei rezeptgebührbefreiten Patienten kreuzen Sie das Feld [Rp-Geb.-Art] an. Es wird daraufhin das Feld [Geb.-frei] dargestellt, in dem Sie das Datum des Befreiungszeitraumes oder die Rezeptfreinummer angeben.
Zudem haben Sie hier die Möglichkeit den Behandlungsfall als Hybrid-DRG-Fall zu kennzeichnen, indem Sie das Feld [Hybrid-DRG BDT-Export] mit Mausklick oder Leertaste markieren. Dieser Fall gelangt dann nicht zur Kassenabrechnung.
Die gewählte Scheinuntergruppe lässt sich für Überweisung, Notfall und belegärztliche Behandlungen durch Auswahl über die 3 Punkte entsprechend ändern.
Bezieht sich der Behandlungsfall auf ein abweichendes Abrechnungsgebiet können Sie über die 3 Punkte oder [F9] ein anderes Abrechnungsgebiet auswählen.
Die TSVG-Vermittlungsarten zum Terminservice- und Versorgungsgesetz können Sie unter TSVG-Vermittlungsart entsprechend auswählen und unter Vermittlungscode/Datum ist über die 3 Punkte der entsprechende [Vermittlungscode] und der [Tag der Terminvermittlung] einzutragen.
Durch Anklicken des Buttons [Befreiungen/Zusatzdaten], respektive [Alt+Z], gelangen Sie zur Erfassung der Zusatzdaten des Behandlungsfalls. In diesem Bereich bietet sich Ihnen die Möglichkeit, die Behandlungsfallnummer sowie die Rezept-, Heilmittel-, Hilfsmittel-, Transport- und die Praxisgebührfreinummer zu erfassen. Verfügt der Patient über eine Gesamtbefreiung, benutzen Sie den entsprechenden Button. Ganz unten lässt sich zudem die Abrechnungs-PLZ eintragen.
Nach Eingabe der Zusatzdaten verlassen Sie das Fenster durch Anklicken des Buttons [ok].
Die Aufnahme des Patienten inklusiv Behandlungsfalldaten erfolgt über [Aufnahme -> F5]. Wenn Sie auf [Abbrechen] klicken, so wird die Patientenaufnahme ohne Speicherung Ihrer Eingaben abgebrochen.
Manuelle Patientenanlage
Die manuelle Patientenanlage ist insbesondere immer dann eine geeignete und flexible Möglichkeit, wenn beispielsweise Privatversicherte ohne elektronische Gesundheitskarte (eGK) aufgenommen werden, lediglich eine erste – etwa telefonische – Terminvereinbarung und damit nur eine rudimentäre Erfassung der relevanten Patientenstammdaten erfolgt oder ein Ersatzverfahren notwendig ist, weil beispielsweise die Karte eines Patienten defekt ist und das elektronische Ersatzverfahren (eEB) nicht genutzt werden kann.
Die Neuaufnahme eines Patienten erfolgt aus dem [Patientenmenü]. Im Startmenü wählen Sie dazu den Menüpunkt [Patienten]. Im Patientenmenü angelangt wählen Sie nun den Menüpunkt [Patient] per Mausklick oder durch Drücken der [Alt]-Taste an. Es werden Ihnen verschiedene Funktionen der Patientenaufnahme angeboten. Zur manuellen Neuaufnahme eines Patienten wählen Sie [Neu ohne eGK]. Alternativ verwenden Sie das Tastaturkürzel [Strg+N].
Es öffnet sich ein neues Fenster.
Tragen Sie die Patientendaten in die entsprechenden Felder ein. Schließen Sie die Eingaben jeweils mit [Enter] oder der [Tab]-Taste ab und Sie gelangen somit in das nächste Eingabefeld.
Haben Sie alle Daten eingetragen, klicken Sie auf den Button [Aufnahme: F5] bzw. drücken Sie [F5].
Im Anschluss wählen Sie die Krankenversicherung des Patienten aus.
Nun müssen noch die Behandlungsfalldaten ergänzt werden. Dabei besonders wichtig: Versichertennummer, Rp.-Geb.-Art (Rezeptgebührenart), Scheinart sowie ggf. Scheinuntergruppe, Abrechnungsgebiet, Vermittlungsart und Vermittlungscode/Datum.
Klicken Sie nach Eingabe aller relevanten Daten und auch ggf. Zusatzdaten auf die Schaltfläche [Aufnahme -> F5], um den Patienten aufzunehmen.
Was passiert, wenn der Patient seine eGK vergessen oder nicht bei sich hat?
Falls das Einlesen der eGK einmal nicht möglich ist – etwa, weil die Karte defekt oder nicht lesbar ist, der Kartenleser streikt oder der Patient nur eine vorläufige Bescheinigung von der Krankenkasse vorlegt – steht Ihnen das Ersatzverfahren zur Verfügung. Besonders praktisch: Seit Juli 2025 können Sie die elektronische Ersatzbescheinigung per QR-Code direkt über die App der Krankenkasse anfordern und ins System übernehmen. Das macht die Patientenaufnahme noch einfacher und sicherer.
Klassisches Ersatzverfahren, z. B. nach Vorlage einer Papierbescheinigung
Sie legen am selben Tag einen Abrechnungsschein (Patientenmenü/ Scheine/ Abrechnungsschein) an und lassen den Patienten für die Richtigkeit der persönlichen Angaben unterschreiben.
Achten Sie beim Anlegen des Behandlungsfalles darauf, das Kästchen Ersatzverfahren anzukreuzen. Ist der Behandlungsfall schon vorhanden, so legen Sie das Ersatzverfahren nachträglich innerhalb der Registerkarte Behandl.Fall (Strg+Alt+F6) an.
Die Abrechnungsscheine reichen Sie bei Ihrer zuständigen KV ein, wenn der Versicherte bis zum Quartalsende keine gültige eGK vorgelegt hat und Sie Ihre Bemühungen nicht privat abgerechnet haben.
Anlage per elektronischer Ersatzbescheinigung (eEB)
Mit der ab dem 01.07.2025 gültigen elektronischen Ersatzbescheinigung, können Patienten über eine Handy-App eine elektronische Ersatzbescheinigung bei ihrer Krankenkasse anfordern.
Im eMuster-Center finden Sie im Hauptmenü den Punkt [Elektronische Ersatzbescheinigung].
Mit Doppelklick auf den Namen in der Spalte [Patient] wird die elektronische Ersatzbescheinigung eingelesen.
Was tun, wenn der Patient sein Handy nicht dabei hat?
Sollte der Patient sein Handy nicht zur Hand haben und deshalb keine elektronische Ersatzbescheinigung (eEB) über die Krankenkassen-App anfordern können, kann die Praxis ganz einfach eine Anfrage direkt bei der Krankenkasse stellen.
Wählen Sie den Menüpunkt [Behandlungsfall / Elektronische Ersatzbescheinigung anfragen] aus.
Sie erhalten automatisch eine Einwilligungserklärung, die Sie dem Patienten vorlesen können. Im Anschluss gibt der Patient mündlich seine Zustimmung zur Anfrage.
Die erteilte Einwilligung wird in der digitalen Patientenakte vermerkt und protokolliert.
So können Sie auch ohne Handy des Patienten eine Ersatzbescheinigung unkompliziert und datenschutzkonform anfordern.