PraxisArchiv - Funktionen - CGM Knowledge Base

Dokumente im Archiv anzeigen

Über diesen Punkt oder über Strg+Umschalt+P gelangen Sie in die Ansicht aller für diesen Patienten archivierten Dokumente im CGMPRAXISARCHIV.

Folgendes Bild zeigt den Hauptschirm des CGM PRAXISARCHIVs:

Den Großteil des Bildschirms nimmt die Ansicht der Dokumente ein. Rechts daneben befindet sich eine Liste aller für diesen Patienten archivierten Dateien und deren Ablageort im Archiv. Im unteren Bereich sieht man eine Voransicht der Dokumente nach Datum sortiert. Im oberen Bereich haben Sie Zugriff auf weitere CGM PRAXISARCHIV-interne Funktionen. Eine genaue Beschreibung dieser Funktionen finden Sie im Handbuch innerhalb des CGM PRAXISARCHIVs.

Karteieinträge erzeugen

Hier können Sie einen Karteieintrag zu einem Dokument erzeugen, welches bisher nur im CGM PRAXISARCHIV abgelegt ist. Es öffnet sich der Hauptbildschirm. Man setzt nun vor die Dokumente, für die ein Karteieintrag erzeugt werden soll, ein Häkchen (entweder in der Liste rechts oder in der Voransicht unten). Per Esc oder Klick auf X kehrt man zurück zu CGM TURBOMED und die Karteizeilen werden erstellt. Sollte für das gewählte Dokument bereits eine Karteizeile bestehen, so erscheint eine Abfrage, ob trotz des bereits bestehenden Karteikarteneintrags ein weiterer erzeugt werden soll.

Dokumente archivieren

Über diese Menüpunkte können Dokumente aus der Karteikarte in das CGM PRAXISARCHIV überführt werden.

Dokumente archivieren -> Dokumente archivieren

Über diesen Menüpunkt, sowie über Strg+Umschalt+S können Sie das Dokument der aktuell fokussierten Karteizeile in das CGM PRAXISARCHIV überführen. Der Fokus ist am grünen Pfeil in der Karteizeile links zu erkennen.

Dokumente archivieren -> Dokumente dieses Patienten archivieren

Über diese Funktion können Sie den gesamten Dokumentenbestand für den aktuellen Patienten in das CGM PRAXISARCHIV überführen. In der Regel wird diese Funktion einmalig nach Einführung des CGM PRAXISARCHIVs durchgeführt. Es gibt verschiedene Parameter, mit denen man die Archivierung der Dokumente einschränken kann.

ACHTUNG:

Nach Archivierung eines Dokuments ist dieses lokal nicht mehr verfügbar!
Vor der Überführung Ihres Dokumentenbestandes in das CGM PRAXISARCHIV ist eine Datensicherung aller Dokumente zwingend erforderlich!
Es ist zudem erforderlich, dass vor dem Wartungslauf geprüft wird, ob genügend Speicherplatz für die zu archivierenden Dateien zur Verfügung steht.

Funktionen des Wartungslaufes

Nach Klick auf den Menüpunkt Dokumente des Patienten archivieren erscheint folgende Hinweismeldung:

Nach dem Bestätigen der Meldung können die Einstellungen für den Wartungslauf vorgenommen werden.

Zeitraum vom / bis zum	Über diese Funktion werden nur Karteieinträge des gewählten Zeitraumes berücksichtigt.
Karteikarteneintragstypen	Zusätzlich können die verschiedenen Dokumententypen gefiltert werden. Über das Feld "Karteieintragstypen", lassen sich die vier verschiedenen Filter an- bzw. abwählen. Je nachdem welche Filter man aktiv hat, werden nur jene Dokumente archiviert, die mit diesen Karteieintragstypen gekennzeichnet sind.
Karteikartenartspalten	Der Filter "Karteikartenartspalten" kann manuell eingegeben werden. Die bereits verwendeten Einträge können über das Pulldown-Menü wieder verwendet werden. Möchte man mehrere Arten eintragen, so werden diese mit einem Komma getrennt (z.B. sono,ana,rp). Achten Sie darauf, dass zwischen den Arten kein Leerzeichen enthalten ist.
Ignorieren von Karteieinträgen, die keinem Arzt zugeordnet sind	Anhand dieses Punktes können Sie einstellen, dass Dokumente aus Karteizeilen, die keine Arztzuordnung haben (z.B. per GDT erzeugte Karteizeilen), nicht in das CGM PRAXISARCHIV archiviert werden.
Zugewiesener Arzt	Hier kann für Karteizeilen ohne Arztzuordnung pauschal ein in der Praxis vorhandener Arzt ausgewählt werden.

HINWEIS:

Sollen alle Dokumente der CGM TURBOMED-Datenbank gesammelt an das CGM PRAXISARCHIV übertragen werden, kann dies Funktion über das CGM TURBOMED-Hauptmenü unter Sonstiges/ Wartung/ CGMPRAXISARCHIV/ Dokumente archivieren von-bis angewählt werden.

Dieser Wartungslauf sollte nur in Verbindung mit einem CGM TURBOMED-Partner durchgeführt werden und ist daher kennwortgeschützt.

Je nach Größe der CGM TURBOMED-Datenbank kann der Vorgang sehr viel Zeit in Anspruch nehmen. Wir raten an, bei patientenübergreifenden Suchläufen, den Suchbereich über die Patientennummer zu begrenzen.

Zudem ist es sinnvoll, mit dieser Funktion nur Dokumente von abgeschlossenen Behandlungsfällen zu archivieren, da nach der Archivierung die dateibezogenen Funktionen nicht mehr vorhanden sind.

Importieren im Archiv

Folgendes Bild zeigt das Import-Fenster von CGM PRAXISARCHIV:

Auf der linken Seite wird der aktuell geöffnete Patient in CGM TURBOMED angezeigt. Die Liste in der rechten unteren Bildhälfte zeigt die im aktuell gewählten Ordner liegenden Dateien. Darüber sieht man eine Vorschau des gewählten Dokuments.

Zum Archivieren setzt man ein Häkchen vor ein oder mehrere gewünschte Dokumente und klickt anschließend auf den Button Dateien der Auswahl zuordnen.

Anschließend öffnet sich der Ablageassistent:

Hier können Sie bestimmen, unter welcher Kategorie das gewählte Dokument archiviert wird. Mit der Bestätigung durch Klick auf den Button Archivieren schließen Sie den Archivierungsvorgang ab oder springen zum nächsten zu archivierenden Dokument. Anschließend können Sie weitere Dokumente zum Archivieren auswählen. Wollen Sie zu CGM TURBOMED zurückkehren, schließen Sie das Import-Fenster einfach per Klick auf das X oder durch Druck auf Esc.

HINWEIS:

Das Feld Kommentar bestimmt den Text, der in der Karteizeile zu diesem Dokument stehen wird. Wird das Feld nicht gefüllt, so wird der Standardtext "Bild / Fax / Email / Link in PRAXISARCHIV" in die Karteizeile geschrieben - Zukünftig wird auch eine Vorbelegung des Textes für die Karteikarte möglich sein.

Das Wechseln der Patienten im CGM PRAXISARCHIV über die Recherche ist während des Imports nicht zulässig. Karteieinträge in CGM TURBOMED können sonst nicht erstellt werden

Importieren im CGM PRAXISARCHIV

Unter diesem Menüpunkt finden Sie die Datenquellen, über die im CGM PRAXISARCHIV Dokumente archiviert werden können.

Importieren im CGM PRAXISARCHIV -> Email

Über diesen Punkt springen Sie direkt in das Import-Fenster des CGM PRAXISARCHIVs zur Email-Archivierung. Es werden Emails von installierten Mail-Programmen wie Outlook oder Mozilla Thunderbird zum Import angeboten.

Importieren im CGM PRAXISARCHIV -> Fax

Über diesen Punkt springen Sie direkt in das Import-Fenster des CGM PRAXISARCHIVs zur Fax-Archivierung. Es werden die Fax-Server Windows-Fax, sowie Fritz!Fax in den Versionen 3.01, sowie 3.06/07 unterstützt.

Importieren im CGM PRAXISARCHIV -> Dateien

Über diesen Punkt können Sie direkt in die Datei-Import-Funktion des CGM PRAXISARCHIVs springen. Sie können in einen Ordner auf ihrem PC navigieren und beliebige Dateien importieren. Wollen Sie den Ordner wechseln, klicken Sie auf den Button oberhalb der Datei-Liste und wählen den gewünschten Ordner aus.

Importieren im CGM PRAXISARCHIV -> Autoimport

Hier kann ein automatischer Import-Mechanismus hinterlegt werden, welcher dann automatisch alle im angegebenen Verzeichnis liegenden Dokumente eines oder mehrerer Dateitypen im CGM PRAXISARCHIV archiviert und ebenfalls Karteieinträge in CGM TURBOMED anlegt.

Importieren im CGM PRAXISARCHIV -> DICOM Worklist / Video / Scanner

Haben Sie im CGM PRAXISARCHIV eine der o.g. Datenquellen angelegt, können Sie diese über die einzelnen Menüpunkte direkt anspringen. Ist eine der Datenquellen nicht verfügbar, so gelangen Sie in die Datenquellenauswahl.

Wollen Sie weitere Datenquellen nutzen, so können Sie diese manuell einrichten und ebenfalls über dieses Menü ansteuern. Details entnehmen Sie bitte dem Kapitel CGM PRAXISARCHIV/ Einrichtung..

Importieren im CGM PRAXISARCHIV -> Datenquellen

Hier können Sie in die Datenquellenauswahl des CGM PRAXISARCHIVs springen. Dort können z.B. Scanner oder Kameras angelegt werden. Die hier erzeugten Dokumente werden anschließend gleich in eine Karteizeile in CGM TURBOMED übernommen.

Wiederherstellen der Dokumente in CGM TURBOMED

Zum Wiederherstellen stehen Ihnen 4 Wartungsläufe zur Verfügung, die Dokumente aus dem Praxisarchiv vollständig in CGM TURBOMED wiederherstellen. Die wiederhergestellten Dokumente werden auf ihrem Ursprungspfad abgelegt und beim Aufruf wie gewohnt dargestellt, ohne dass das PRAXISARCHIV geöffnet wird.

Wiederherstellung aller Dokumente	Dieser Wartungslauf stellt ohne weitere Nachfrage alle Dokumente aller Archive und aller Ärzte in CGM TURBOMED wieder her.
Wiederherstellung aller Dokumente von Archiven	Mit diesem Wartungslauf können die Dokumente eines oder mehrerer Archive in CGM TURBOMED wiederhergestellt werden.
Wiederherstellung aller Dokumente von Ärzten	Die Dokumente von einem oder mehreren Ärzten können mit diesem Wartungslauf in CGM TURBOMED wiederhergestellt werden.
Korrektur der Archivzuordnung der Dokumente von Ärzten	Mit diesem Wartungslauf können Sie Dokumente, die irrtümlicherweise in einem falschen Archiv abgelegt wurden, dem korrekten Archiv zuweisen, ohne dass alle Dokumente zunächst in CGM TURBOMED wiederhergestellt werden müssen (siehe folgendes Beispiel).

Beispiel:

Die Dokumente von Arzt A wurden irrtümlicher Weise im Archiv 2 abgelegt. Sie sollten aber dem Archiv 1 zugewiesen werden.

Damit die Korrektur der Archive richtig vorgenommen wird, gehen Sie wie folgt vor:

Um die Archivzuordnung zu korrigieren, öffnen Sie über das CGM TURBOMED-Hauptmenü/ Sonstiges die Praxisdaten. Markieren Sie im Bereich Ärzte den zu korrigierenden Arzt A und klicken Sie im Anschluss auf Bearbeiten. Öffnen Sie nun die Zusatzdaten und wählen Sie den Eintrag CGM PRAXISARCHIV an. Hier korrigieren Sie die Archiv-ID auf 1 und bestätigen die Änderungen mit OK.

Archiv_ID_ändern.gif

Im Anschluss können Sie den Wartungslauf Korrektur der Archivzuordnung der Dokumente von Ärzten starten.

HINWEIS:

Bitte beachten Sie, dass Wartungsläufe mehrere Stunden andauern können. Starten Sie diese erste nach einer Datensicherung und nach abgeschlossener Sprechstunde.