KV Abrechnung - Hinweise und Fehler im Prüflauf/Prüfmodul

Lösung:

Das aktuelle Quartalsupdate wurde bisher noch nicht installiert. Installieren Sie es vor Erstellung der Abrechnung.

Erläuterung : Der von Ihnen eingegebene ICD Code ist nicht mehr gültig und muss beim Patienten geändert werden.

Ursache : Die KBV hat den Diagnosenstamm erneuert, daher muss auch Ihre Eigene Liste der Diagnosen aktualisiert werden.

Vorgehen : Zunächst muss der neue ICD-Code aus dem Datenstamm der Diagnosen geholt werden. Suchen Sie dafür im Datenstamm nach der entsprechenden Diagnose, in diesem Beispiel "nicht näher bezeichnete chronische obstruktive Lungenkrankheit" J44.99.

Rufen Sie anschließend das Menü Wartung aus dem Startmenü unter Sonstiges auf und wählen Sie das Untermenü Diagnosen / Diagnosen ersetzen . Mit diesem Menü werden die Karteikarteneinträge, die die nicht amtliche Diagnose enthalten, durch den neuen ICD-Code ersetzt. Bestätigen Sie die erste Abfrage und wählen Sie dann in der Auswahlliste den Punkt "ICD-Code" aus. Es erscheint folgendes Fenster:

Geben Sie den Code ein, der Ihnen als ungültig gemeldet wurde und klicken Sie auf den Button Übernehmen . Im nächsten Dialogfenster geben Sie den neuen Code ein, den Sie aus dem Stamm ausgewählt haben (hier:J44.99) und klicken Sie wieder auf Übernehmen . Wird Ihnen noch eine weitere Auswahl an Diagnosen gegeben, suchen Sie die entsprechende Diagnose aus der Liste und klicken Sie auf OK .

Zum Abschluss wird Ihnen ein Zeitbereich vorgeschlagen, in dem die Ziffern geändert werden sollen. Geben Sie den gewünschten Zeitbereich ein und bestätigen Sie mit OK . Die Ersetzung der Ziffern wird dann vom Programm durchgeführt.

Erläuterung:

Es wurde eine Leistung abgerechnet, die nicht im abzurechnenden Zeitraum liegt.

Vorgehen:

Um diesen Fehler aus dem Prüfmodul zu beheben, rufen Sie sich den betreffenden Patienten auf. Gehen Sie dann über das Menü Verwalten/ Allgemeine Behandlungsfalldaten und schauen, welches Beginn und Ende Datum hier eingetragen sind.
Öffnen Sie anschließend die Abrechnung über die F2-Taste und kontrollieren die Abrechnungsangaben. Hier befindet sich ein Abrechnungsdatum, welches nicht dem Zeitraum aus Beginn und Ende entspricht. Korrigieren Sie das Datum bzw. löschen Sie gegebenenfalls die Abrechnungszeile.

Diese Meldung erhalten Sie auch bei SKT-Fällen (SKT = Sonstige Kostenträger wie z.B. Polizisten oder Zivildienstleistende). Sind die Behandlungsfalleckdaten (Beginn und Ende) korrekt, wird der Fehler durch einen nicht korrekt gefüllten Gültigkeitszeitraum in den Scheindaten hervorgerufen. Um dies zu korrigieren, rufen Sie über das Menü Verwalten/ Scheindaten die Scheindaten auf und korrigieren die Daten „Gültigkeitszeitraum Von* - Bis*“.

Abschließend starten Sie die Abrechnung erneut. Dann werden die Korrekturen übernommen.

CGM TURBOMED: Öffnen Sie in dem betreffenden Behandlungsfall des Patienten die Abrechnung (F2). Hier gibt es ein Datum, das definitiv nicht in den Abrechnungszeitraum passt. Meist kommt es durch Laborimporte zu solchen Einträgen, die dann ein Datum im Folgequartal haben. Bei SKT-Fällen kann aber auch die Scheingültigkeit eingeschränkt sein. Kontrollieren Sie vom Patienten über Verwalten/ Scheindaten den hier eingetragenen Gültigkeitszeitraum. Korrigieren Sie die Einträge in der Abrechnung F2.

Erläuterung: Sie haben die Seitenlokalisation bei einer Dauerdiagnose vergessen.

Hintergrund: Bei einigen Diagnosen ist die Angabe der Lokalisation für die Abrechnung zwingend.

Vorgehen: Gehen Sie von der Patientenmaske über die F11-Taste in die Liste der Abrechnungs-und Dauerdiagnosen. Markieren Sie die angegebene Dauerdiagnose und betätigen Sie die F7-Taste. Geben Sie im Fenster "Diagnose" neben dem Feld Lokalisation die entsprechende Seite ein.

Fehlermeldung:
Formatfehler: Die Angabe XXXXAXXX entspricht nicht dem erlaubten Format gemäß des regulären Ausdrucks '(/d{6,12})([A-Z]/d{9})'. Der Wert xxxxxx ist für das Feld Versichertennummer des Patienten (Feld 3105) nicht zulässig...

Lösung
Bei den betreffenden Patienten wurde eine fehlerhafte Versichertennummer mit Buchstaben oder Sonderzeichen gefunden. Rufen Sie den Patienten auf und kontrollieren über das Menü Verwalten/ Allgemeine Behandlungsfalldaten die Versichertennummer. Enthält diese Buchstaben oder Sonderzeichen, entfernen Sie diese.

Handelt es sich um einen SKT-Patienten (SKT = Sonstige Kostenträger wie z.B. Polizisten oder Zivildienstleistende), sollte diese Nummer in das Feld der SKT-Zusatzangaben in den Scheindaten übertragen werden. Die Scheindaten rufen Sie vom Patienten über das Menü Verwalten/ Scheindaten auf.

Frage: Was bedeutet im Prüfmodul die Fehlermeldung "Formatfehler GNR 'XXXXXb' im Feld '5001' ist ungültig. erlaubt ist ein Format gemäß 'nnnnn, nnnnn[G-Alpha]'. Bitte setzen Sie sich mit Ihrem Systemhaus in Verbindung.

CGM TURBOMED: In einigen KV-Bereichen ist das Anlegen einer EBM 2000 plus Ziffer nicht mit einem kleingeschriebenen Buchstaben erlaubt. Bitte gehen Sie in die Eigene Liste -> Gebührenordnungen -> EBM 2000 plus. Duplizieren Sie die gemeldete Ziffer mit Strg-Umschalt-N und schreiben den Buchstaben groß. Anschließend gehen Sie in die Abrechnung des Patienten und löschen die alte Ziffer und übernehmen die neue.

Fehlermeldung:
Formatfehler: Die GNR '1' im Feld '5001' ist ungültig. Erlaubt ist ein Format gemäß 'nnnnn' oder 'nnnnn[D-alpha]'. Bitte setzen Sie sich mit Ihrem Systemhaus in Verbindung.

Lösung:
Kontrollieren Sie die abgerechneten Ziffern in der Abrechnung/F2. Hier ist eine Ziffer abgerechnet, die nicht 5-stellig ist.

Frage: Was bedeutet die Fehlermeldung: "Eine eGK-Versichertennummer muss aus einem führenden Großbuchstaben und 9 Ziffern, alle anderen Versichertennummern aus 6 bis 12 Ziffern bestehen."?

CGM TURBOMED: Bei dem betreffenden Patienten öffnen Sie über Verwalten/ Allgemeine Behandlungsfalldaten die Registerkarte Behandl.Fall. Entfernen Sie die fehlerhafte Versichertennummer und korrigieren die Versichertennummer. Achten Sie darauf, das eine eGK-Versichertennummer mit einem Großbuchstaben beginnt. Anschl. folgen 9 Ziffern. Alle anderen Versichertennummern bestehen nur aus Ziffern. Hier sind weder Buchstaben, noch Sonderzeichen erlaubt. Handelt es sich um einen SKT-Patienten (Zivildienstleistender,....) sollte diese Nummer in das Feld SKT-Zusatzangabe in der Registerkarte Scheindaten übertragen werden:

Frage: Was bedeutet die Fehlermeldung: "Eine eGK-Versichertennummer muss aus einem führenden Großbuchstaben und 9 Ziffern, alle anderen Versichertennummern aus 6 bis 12 Ziffern bestehen."?

CGM TURBOMED: Bei dem betreffenden Patienten öffnen Sie über Verwalten/ Allgemeine Behandlungsfalldaten die Registerkarte Behandl.Fall. Entfernen Sie die fehlerhafte Versichertennummer und korrigieren die Versichertennummer. Achten Sie darauf, das eine eGK-Versichertennummer mit einem Großbuchstaben beginnt. Anschl. folgen 9 Ziffern. Alle anderen Versichertennummern bestehen nur aus Ziffern (6 bis 12). Hier sind weder Buchstaben, noch Sonderzeichen erlaubt. Handelt es sich um einen SKT-Patienten (Zivildienstleistender,....) sollte diese Nummer in das Feld SKT-Zusatzangabe in der Registerkarte Scheindaten übertragen werden:

Frage: Was bedeutet die Fehlermeldung: "ICD E66.9 ist zum Abrechnungszeitraum nicht gültig."?

CGM TURBOMED: Der genannte ICD-10- Schlüssel ist nicht mehr amtlich. Betrifft es nur vereinzelte Patienten, so öffnen Sie bei den Patienten die Diagnosenkartei viaF11. Entfernen Sie die Diagnosen mit dem genannten ICD-10-Schlüssel und ersetzen diese ggf. durch eine Diagnose mit gültiger Codierungen. Veraltete Diagnose sollte komplett aus der Datenbank entfernt werden. Hierfür setzen  Sie sich nach geprüfter Datensicherung mit der Hotline in Verbindung. Dies kann zu einem beliebigen Zeitpunkt im Quartal erfolgen.

Frage: Was bedeutet die Fehlermeldung: "Zu diesem Abrechnungsschein muss mindestens ein primärer ICD-Code angegeben werden."?

CGM TURBOMED: Sie haben bei dem Patienten lediglich eine Diagnose hinterlegt, die als zusätzliche Ergänzung dient. Es muss bei dem Patienten eine weitere Diagnose in F11 hinterlegt werden, deren Codierung grün hinterlegt ist.

Frage: Was bedeutet die Fehlermeldung:"Die Prüfziffer an der siebten Stelle der LANR "898989555" muss dem Wert "1" entsprechen."?

CGM TURBOMED: Bei dem Patienten wurde ein Überweiser mit einer falschen LANR hinterlegt. Rufen Sie den betreffenden Patienten auf und öffnen Sie über Verwalten/ Scheindaten, die Registerkarte Scheindaten. Betätigen Sie den Button von hinter dem Feld Überwiesen von. Sie gelangen in die Eingene Liste der Überweiser. Bearbeiten Sie den Eintrag des Überweisers mit F7 und tragen die korrekte LANR in die Eingabemaske. Mit dem Button OK speichern Sie Ihre Änderungen ab. Übernehmen Sie den geänderten Überweiser mit Leertaste zum Patienten.

Frage: Was bedeutet die Fehlermeldung: "Die ersten beiden Stellen der Arztnummer/BSNR " 366456456" können keinem UKV/OKV-Bereich zugeordnet werden."?

CGM TURBOMED: Bei dem Patienten wurde ein Überweiser mit einer falschen BSNR hinterlegt. Rufen Sie den betreffenden Patienten auf und öffnen Sie über Verwalten/ Scheindaten, die Registerkarte Scheindaten. Betätigen Sie den Button von hinter dem Feld Überwiesen von. Sie gelangen in die Eingene Liste der Überweiser. Bearbeiten Sie den Eintrag des Überweisers mit F7 und tragen die korrekte BSNR in die Eingabemaske ein. Mit dem Button OK speichern Sie Ihre Änderungen ab. Übernehmen Sie den geänderten Überweiser mit Leertaste zum Patienten.

Frage:  Was bedeutet die Meldung Betriebsstättendaten XML-Fehler (F*/7) Die Angabe 'Gemeinschaftspraxis für hausärztlich tätige Ärzte, Dr. med. Manfred Mustermann und Dr. med. Theo Osterberg, Osterberg 2, 24114 Kiel-Molfsee' ist '140'-stellig. Zulässig sind aber nur '60' Stellen.

Der Wert 'XXX' ist für das Feld '(N)BSNRBezeichnung (Feld 0203)' nicht zulässig.

Element '/xdtdata/container/sbesa/f0203'.

CGM TURBOMED: Diese Meldung zeigt an, dass der Name der Betriebsstätte zu lang ist.

Gehen Sie über das CGM TURBOMED-Startmenü über Sonstiges in die Praxisdaten. Klicken Sie hier den entsprechenden Arzt an und gehen rechts auf den Button Bearbeiten. Links unten in der Ansicht finden Sie den Namen der zugeordneten Betriebsstätte. Dieser darf nicht länger als 60 Zeichen sein! Klicken Sie auf die betreffende Betriebsstätte und wählen anschließend den Button Bearbeiten. Kürzen Sie nun den Namen auf max. 60 Zeichen. Mit OK verlassen Sie nun alle Masken.

Frage: Was bedeutet der Warnhinweis: "Bitte die ICD-Kodierung überprüfen: "O91.10" gilt nur für weibliche Patienten. Bitte Diagnosenausnahmebestand Feld 6008 bzw. 3677 eingeben."?

CGM TURBOMED: Grundsätzlich müssen Sie diese Meldung nicht zwingend bearbeiten, da es sich lediglich um einen Warnhinweis handelt und eine Abrechnung dennoch möglich ist. Möchten Sie dennoch die Meldung korrigieren, rufen Sie den Patienten auf und korrigieren Sie die Diagnose via F11. Der Warnhinweis sagt aus, dass die Diagnose nicht zum Geschlecht des Patienten passt. Korrigieren Sie die Diagnose.

Frage: Was bedeutet die Meldung Mustermann,Manfred, 02.01.1939, VKNR/KTAB: 01101/00, 3/2008, Mit-/Weiterbehandlung, Status: M KVDT-R050W (W/118) Die LANR '012345600' ist falsch bzw. unplausibel. KVDT-R162 (F*/155.) Die ersten beiden Stellen der Arztnummer/BSNR '761234567' können keinem UKV/OKV-Bereich zugeordnet werden.

CGM TURBOMED: Diese Meldung zeigt Ihnen, dass bei dem betreffenden Arzt die LANR und die BSNR nicht korrekt sind.

Wahrscheinlich sind LANR und BSNR bei diesem überweisenden Arzt vertauscht (zu erkennen an der LANR mit 00 an den letzten beiden Stellen - dies kommt nicht vor). Korrigieren Sie dieses in der Eigenen Liste/ Überweiser. Suchen Sie hier den betreffenden Arzt und gehen Sie über <F7> in die Bearbeitung. Tauschen Sie hier die LANR und BSNR des Arztes. Mit OK verlassen Sie die Maske.

Diese Änderung korrigiert sämtliche Überweisungsfälle, denen dieser Überweiser zugewiesen ist.

Ursache:

In der Abrechnung/F2 ist ein Datumseintrag ohne Ziffern vorhanden. Diese Meldung erscheint auch, wenn weitere Datumseinträge mit Ziffern vorhanden sind.

CGM TURBOMED: Die Betriebsstättenbezeichnung (Name der Betriebstätte) in Ihrer Praxis ist zu lang. Um diese zu ändern, rufen Sie die Praxisdaten über das Startmenü/ Sonstiges/ Praxisdaten auf. Am linken Bildschirmrand finden Sie den Button Betriebsstätten. Nach Mausklick auf den Button erscheint die Auswahl Ihrer Betriebsstätten. Wandern Sie mit den Cursortasten auf die zu bearbeitende Betriebsstätte und betätigen F7. Kürzen Sie den Namen auf maximal 60 Zeichen.