#30 Online-Seminar-FAQ - Die elektronische Patientenakte (ePA)

Verfügbarkeit

Frage:
Ab wann ist das ePA-Upgrade verfügbar?

• A: Das Upgrade des Konnektors KoCoBox MED+ kommt voraussichtlich in KW26, das ePA-Modul von CGM TURBOMED mit dem regulären Quartalsupdate 21.3.1 (ca. KW25).

Frage:
Wie sieht es aus mit privat Versicherten?

• A: Laut Auskunft der gematik werden die ersten PKVen voraussichtlich ab 2022 eine elektronische Patientenakte anbieten.

Frage:
Sollen irgendwann auch DICOM (Digital Imaging and Communications in Medicine) Dateien in der ePA verfügbar sein?

• A: Grundsätzlich wäre das schon jetzt möglich. Aktuell liegt das Datenlimit zum Upload einzelner Dokumente in die ePA bei 25 MB. 

Frage:
Wie heißt die ePA-App für das Smartphone?

• A: Jede Krankenkasse stellt hier Ihre eigene App zur Verfügung. Je nach App-Store (Android oder IOS) einfach nach "ePA-APP" (plus ggf. den Namen der Krankenkasse) suchen.

 
LIZENZ/KOSTEN

Frage:
Muss ein MVZ für jeden Arzt die Lizenz kaufen?

• A: Ja, die Lizenzgebühren sind arztbezogen.

Frage:
Wir haben ca. noch fünf Wochen für die Einrichtung aller für die ePA erforderlichen technischen Voraussetzungen. Wann wird so eine Einrichtung möglich sein?

• A: Die Installation wird nicht von TURBOMED durchgeführt, sondern von unseren Vertriebs- und Servicepartnern. Bitte kontaktieren Sie Ihren Service-Partner bei Fragen zu Bestellung, Auslieferung und Installation.

Frage:
Bei einer Einzelpraxis ist die Lizenz für die ePA allein fällig oder zusammen mit der LANR?

• A: In einer Einzelpraxis braucht man nur ein ePA-Paket für die LANR des Arztes/der Ärztin. In jedem ePA-Basispaket ist eine BSNR und eine LANR enthalten.

Frage:
Werden die 150 € Vergütung je LANR gezahlt?

• A: Nein, nur je Betriebsstätte.

Frage:
Bedeutet Erstbefüllung, dass man der erste Arzt sein muss, der überhaupt etwas in die ePA schreibt. Oder meint man damit, dass man zum ersten Mal von seiner Praxis aus Daten in die ePA gestellt hat?

• A: Genau, man muss der erste Arzt sein. Das ist ähnlich dem Notfalldatenmanagement (NFDM). Damit sollen die Praxen belohnt werden, die sich früh mit dem Thema beschäftigen.

VORAUSSETZUNGEN

Frage:  
Was benötige ich dann zum 01.07.2021?

• A: Sie benötigen das Konnektor-Upgrade, welches Ende Juni zur Verfügung gestellt wird und das CGM TURBOMED Update 21.3.1 mit der entsprechenden CGM TURBOMED ePA-Modulfreischaltung.

Frage: 
Die Patienten müssen bei dem Thema ePA mitmachen. Wie tragen die Krankenkassen (KK) diese Informationen an die Patienten heran?

• A: Die Krankenkassen verschicken entsprechendes Infomaterial an ihre Patienten.

FUNKTION

Frage:
Brauchen die Ärzte für alle Anwendungen die PIN der Patienten?

• A: Die PIN ist nur für den Patienten gedacht. Wenn ein Arzt Datenzugriff braucht, dann muss der Patient die PIN kurz eingeben. Eine Herausgabe der PIN an die Ärzte ist nicht vorgesehen.

Frage:
Hat der Patient vor einem Praxisbesuch die ePA-PIN bereits freigeschaltet oder passiert das in der Praxis?

• A: Der Patient bekommt dazu von der jeweiligen Krankenkasse (KK) entsprechende PIN-Unterlagen. Die eGK-PIN muss (unseres Wissens) nicht extra freigeschaltet werden.

Frage:
Wie bekomme ich meine eigenen Arztbriefe (Dokumente) in die ePA?

• A: Wenn diese Daten als PDF, Bilddatei (JPG/JPEG/TIFF) oder Word (DOC/ODT) Dokument in der Karteikarte vorliegen, dann können diese auch in die ePA hochgeladen werden. Das entsprechende Dokument wird in der Karteikarte über die entsprechende Spalte markiert und dann hochgeladen. Eine genauere "Schritt für Schritt Anleitung" wird in der Gebrauchsanweisung (F1) von CGM TURBOMED im Kapitel [Elektronische Patientenakte] veröffentlicht.

Frage:
Wird es mit ePA technisch möglich sein, alte Facharztbefunde von Hausarzt hochzuladen. Also z.B. die vorhandenen älteren eingescannten Facharztbefunde aus der elektronischen Karteikarte.

• A: Ja, wenn diese als PDF, Bilddatei (JPG/JPEG/TIFF) oder Word (DOC/ODT) Dokument in CGM TURBOMED vorhanden sind, dann können diese auch in die ePA hochgeladen werden.

Frage:
Kann ein Arzt auch Dokumente löschen, die der Patient selbst oder ein anderer Arzt hochgeladen hat?

• A: Mit der PIN-Eingabe durch den Patienten kann man den Zugriff auf die folgenden drei Bereiche erteilen:
  • Behandler/Ärztin/Leistungserbringer (LEI)
  • Versicherter/Patient
  • Kostenträger/Krankenkasse(n)
• Wenn das entsprechende Zugriffsrecht fehlt, dann kann die Praxis auf die Dokumente nicht zugreifen und somit auch nichts löschen. 

Frage: 
Können Sie eine Vorgehensweise empfehlen für die neue Installation der neuen Kartenlesegeräte? Es ist durch die KoCoBox MED+ technisch komplizierter geworden. Aus meiner Erfahrung ist es selbst für technisch erfahrenen Anwender anspruchsvoll geworden und ich denke man braucht Eure technische Unterstützung, damit die Zugriffe beim NFDM und später auf die ePA reibungslos funktionieren.

• A: Allgemeine Empfehlungen zu geben ist für uns als Softwarehersteller kaum möglich. Die IT-Ausstattung in den Praxen ist so heterogen, dass ich auf jeden Fall eine Abstimmung mit dem Service-Partner (VSP) vor Ort empfehle. Er kennt das Netzwerk, Firewall, Betriebssystem, ggf. Virtualisierung usw. All das hat Einfluss auf die richtige Umsetzung und eine reibungslose Funktion.

Frage:
Wie wird das für die 80+ Patienten sein? Von Ihnen kann man schlecht die Verwendung eines IPads oder Smartphones erwarten?

• A: Ja, so ist auch unsere Einschätzung. Diese Patienten werden wohl nur eine initiale Freigabe ihrer ePA schaffen, ab dann werden sie ihre ePA kaum noch selbst verwalten. Zugriff erfolgt dann vermutlich nur noch durch die Ärzte, die Dokumente runterladen oder hochladen.

Frage:
Wie viele eHBAs kann man bestellen? Wir haben beispielsweise pro Arzt 2 Sprechzimmer mit jeweils 1 Kartenlesegerät. Muss ich immer den eHBA aus- und einstecken, sobald ich das Zimmer wechsle oder kann der belassen werden und wird mittels "Konnektor" o.ä. erkannt bzw. verwendet werden?

• A: Man kann so viele eHBAs kaufen wie man möchte aber in CGM TURBOMED kann derzeit nur ein eHBA je Arzt verwaltet werden. 

    
Frage:
Können als zusätzliche Kartenterminals auch die mobilen Kartenterminals, die wir auch bei Hausbesuchen verwenden, genutzt werden?

• A: Die mobilen Kartenterminals haben nicht den Funktionsumfang (z.B. aufgrund der fehlenden dauerhaften Verbindung zum Internet), den die stationären Kartenlesegeräte haben, d.h. ein mobiles Kartenterminal ist kein Ersatz für ein stationäres Kartenlesegerät.

Frage:
Ist der eMP für die ePA essenziell oder genügt auch der BMP dafür?

• A: Die PDFs des BMPs können natürlich hochgeladen werden; das Hochladen strukturierter Daten, die dann auch weiterverarbeitet werden können, geht nur via eMP.

Frage:
In einer Gemeinschaftspraxis muss wahrscheinlich auch der eHBA mit dem eingegebenen behandelnden Arzt übereinstimmen, oder? Das bedeutet bei Patienten, die zwischen den Ärzten wechseln, muss ich jedes Mal schauen, dass der richtige Arzt (Behandler) ausgewählt ist?

• A: Ja, wenn es um das NFDM geht.

Frage:
Wenn wir am Empfang die AU ausstellen (neuer Termin muss ja von MFAs vergeben werden) und gleichzeitig der Arzt beim nächsten Patienten mit der ePA arbeiten möchte, in welchem Terminal soll der eHBA dann stecken?

• A: Der eHBA spielt im Zusammenhang mit der ePA keine Rolle. Zum Signieren von mehreren Dokumenten wird es die Möglichkeit einer sogenannten "Komfortsignatur" geben, d. h. man kann in einem Rutsch mehrere eAU signieren. Das vereinfacht den Prozess. Komfortsignatur bedeutet, dass man nach der Aktivierung (für max. 24 Stunden) bis zu 250 Dokumente ohne weitere PIN-Eingabe signieren kann.

Frage:
Kommt bei Multiselect die Abfrage je Dokument oder nur einmal?

• A: Die Abfrage kommt pro Dokument; dies ist eine Spezifikationsvorgabe, da die Metadaten für jedes Dokument einzeln erzeugt und hinterlegt werden müssen. Ansonsten wird die strukturierte Darstellung in der ePA schwierig.

Frage:
Ich habe gestern auf Anhieb erfolgreich aus ImpfDocNE Daten (COVID-Impfung) in die Patienten-APP "Impfpass.de" übergeben können. Könn(t)en diese Daten bereits am 01.07.2021 in die ePA transferiert werden?

• A: Nein, die sog. MIOs (Medizinische Informationsobjekte) können (unseres Wissens) erst mit ePA 2.0 und somit zum 01.01.2022 transferiert werden.

Frage:
Ist der eHBA der Ausweis, den man schon für die TI-Einrichtung gebraucht hat? Also den man in das Lesegerät stecken musste?

• A: Es gibt in der TI-Umgebung nur den eHBA (2.0), den Vorläufer, auch HBA genannt, kann nicht in der TI verwendet werden. Der eHBA ist erst seit 2020 verfügbar.

Frage:
Kann von der Rezeption auch auf die eHBA im Sprechzimmer zugegriffen werden?

• A: Derzeit nicht.

Frage:
Zur Nutzung der KIM brauche ich eine aktivierte eHBA in CGM TURBOMED. Wie aktiviere ich diese in CGM TURBOMED?

• A: Dazu müssten Sie die Transport-PIN in die Wunsch-PIN ändern. Eine entsprechende Anleitung zu diesem Thema finden Sie in der Gebrauchsanweisung [F1] von CGM TURBOMED im Kapitel [CGMNotfalldatenmanagement], hier das Unterkapitel [Wie kann der Transport-PIN des eHBA geändert werden].

Frage:
Wir wollen die ePA befüllen aber nicht während der Sprechstunde. Wir wollen das nur abends oder am Wochenende machen und demzufolge natürlich auch nicht im Beisein des Patienten. Ist das möglich?

• A: Wenn der Patient Ihnen die entsprechenden Zugriffsrechte erteilt hat, dann ist das "Befüllen" der ePA auch in der Abwesenheit des Patienten und seiner eGK möglich.  

VERSAND / UPLOAD

Frage:
Wird eine Signatur (QES) des Arztes beim Upload benötigt? Und wie wird dies mit einem Vertretungsarzt durchgeführt?

• A: Nein, eine QES wird für den Upload nicht benötigt, die Verifizierung läuft über die SMC-B.    

Frage:
Brauchen wir immer die Versichertenkarte (VK) des Patienten, um Dokumente aus seiner ePA Hoch- oder Herunterladen zu können?

• A: Nein, das Hoch- und Runterladen geht im vom Patienten gewährten Zeitraum auch ohne gesteckte eGK. Die eGK mit PIN-Eingabe wird nur benötigt, um der Praxis die Zugriffsrechte zu erteilen.

SONSTIGES

Frage:
Wie kann ich das laufende Webinar später noch einmal anschauen?

• A: Das Webinar wird zeitnah in unserem YouTube-Kanal www.youtube.com/turbomedlve veröffentlicht. Wenn Sie den YouTube-Kanal abonnieren und die Glocke betätigen, dann werden Sie direkt benachrichtigt, sobald ein neues CGM TURBOMED-Video hochgeladen wurde.

Frage:
Meines Wissens gibt es die staatliche Förderung nur für 1 Konnektor und nicht für weitere, stimmt das? 

• A: In welcher Stückzahl die Konnektoren gefördert werden, können Sie hier nachlesen: www.kocobox.de/index.de.jsp

Frage:
Kann ich Röntgen Bilder (z. B. Mammographie-Bilder) an andere Kollegen per KIM weiterleiten?

• A: Ja, wenn Sie und der Empfänger eine KIM-E-Mail-Adresse und alle Beteiligten einen Konnektor haben, der mindestens das eHealth-Upgrade aus 2020 hat, in dem KIM enthalten war.

Frage:
Ich habe bereits das Notfalldatenmanagement (NFDM), brauche ich noch KIM?

• A: KIM ist der Nachfolger von KV-Connect. KV-Connect-Dienste werden nach und nach auf KIM umgestellt und dann wird nur noch die Kommunikation über KIM möglich sein. Da ab dem 01.10.2021 die eAU verpflichtend wird, die nur über KIM gesendet werden kann, wird ab diesem Tag auch die Nutzung von KIM unumgänglich.

Frage:
Gibt es Probleme bei KIM, wenn die E-Mail-Adresse von einem anderen Anbieter als von CGM ist?

• A: Nein, das sollte nicht passieren - die Anbieter von KIM-E-Mail-Adressen sollten absolut kompatibel sein und die Kommunikation vollkommen unabhängig vom Anbieter und dem genutzten AIS funktionieren.

Frage:
Ist das KIM-Modul dann noch notwendig?

• A: KIM schafft die Möglichkeit der Kommunikation zwischen den Ärzten. Die ePA hingegen ist ein Datenspeicher in der Hoheit des Patienten.

Frage:
Wenn in meiner Praxis bereits eMP, eAU, KIM vorhanden sind, was bringt mir das Zusatzmodul "ePA" noch dazu?

• A: Wenn Sie diese Funktionen schon haben, können Sie das ePA-Paket trotzdem bestellen und alle vorher gekauften Module werden einfach in der Höhe angerechnet, die Sie bereits bezahlt haben. Das ist bei der Abwicklung der vielen unterschiedlichen Bestellprozesse am einfachsten für uns zu handhaben und zu kommunizieren.

Frage:
Wird für die eAU eine eHBA-Sammelsignatur möglich sein? Für die Hausarztpraxis montags in der Anmeldung wäre es zeitsparend.

• A: Hier gilt: Komfortsignatur ist nicht gleich Stapelsignatur. Stapelsignatur bedeutet, mehrere Dokumente in einem Signaturvorgang mit einer einzigen eHBA-PIN-Eingabe zu signieren. Komfortsignatur bedeutet, dass man nach der Aktivierung (für max. 24 Stunden) bis zu 250 Dokumente ohne weitere PIN-Eingabe signieren kann. Für die Komfortsignatur ist im Herbst ein weiteres Update des Konnektors geplant, dass dann aber kostenfrei ist.

Frage:
Wenn wir manchmal über 100 Patienten am Tag sehen, frage ich mich, wie ich die Arbeitsschritte und Klicks zeitlich irgendwie unterzubringen kann. Was mache ich, wenn auf einmal ganz viele Patienten dann die Forderung haben, die vielen alten Arztbriefe in eine e-PA einzuschreiben. Haben Sie mal ausgerechnet, wie hoch der zeitliche Aufwand pro Patienten im Durchschnitt ist?

• A: Die Nutzung der ePA, eine höhere Souveränität der Patienten über ihre Daten und die schnellere Verfügbarkeit wichtiger Information für alle Beteiligten durch die ePA, ist der Wunsch des Gesetzgebers. Ärzte sollen durch entsprechende extrabudgetäre Vergütung dazu motiviert werden, diese Chance auch zu nutzen. Letztlich ist es aber die Entscheidung der Praxis, ob und in welchem Umfang sie dem Wunsch der Patienten nachkommt und wie Praxis-Prozesse gestaltet werden, um ein angemessenes Kosten-Nutzen-Verhältnis zu erreichen.

Frage:
Ich habe nur einen eHBA (Generation 2), muss ich dann diesen immer ins andere Sprechzimmer mitnehmen, also aus Kartenterminal 1 raus, Sprechzimmer wechseln, dort ins Kartenterminal 2 reinstecken und das dann 50x täglich?

• A: Der eHBA spielt im Zusammenhang mit der ePA keine Rolle.

Frage:
Müssen Psychiatrische/geschützte Diagnosen vor Patienten verschleiert werden?! Also eingeschränkter Zugriff der Patienten?   

• A: Diagnosen als solche können nicht direkt in die ePA eingestellt werden, sondern nur wenn diese als PDF, Bilddatei (JPG/JPEG/TIFF) oder Word (DOC/ODT) Dokument vorliegen.

Frage:
Wer führt das Update von der KoCoBox MED+ durch? Entstehen dafür nochmals Kosten?
(Das letzte Update musste ich in der Praxis selbst durchführen!)

• A: Das Upgrade kann durch die Praxen eigenständig, über das Management-Tool der KoCoBox MED+, durchgeführt werden. Dazu stellt der Hersteller eine entsprechende Dokumentation bereit. Wenn Sie sich das nicht zutrauen, können Sie natürlich auch einen IT-Dienstleister (VSP) beauftragen. 

Frage:
Gibt es eine KIM-Einwilligungserklärung für den Patienten? 

• A: Nein.

Bei weiteren Fragen zu diesen oder anderen Themen steht Ihnen unsere Anwender-Hotline unter 
T +49 (0) 261 8000 2345*  zur Verfügung oder schicken Sie uns doch einfach eine E-Mail an 
hotline@turbomed.de

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Mit freundlichem Gruß aus Koblenz 
Ihr CGM TURBOMED-Team!

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*  Unsere Hotline-Zeiten: Montag bis Freitag von 08:00 bis 19:00 Uhr außer an bundeseinheitlichen Feiertagen