Benutzerverwaltung

Einen neuen Mitarbeiter anlegen

Achtung: Um einen Mitarbeiter anlegen zu können, muss zuvor eine Praxis angelegt worden sein.

Um einen neuen Mitarbeiter in Ihrem CGM Praxis anzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor (Pflichtfelder sind mit einem roten Stern gekennzeichnet):

1. Sollte noch kein Mitarbeiter für Ihre Praxis erfasst worden sein, wird ihn ein leerer Screen mit der Schaltfläche "MITARBEITER ANLEGEN" angezeigt. Sollten bereits Mitarbeiter vorhanden sein, werden diese in der Liste links aufgeführt. Über das PLUS-Symbol oberhalb der Liste können Sie weitere Mitarbeiter erfassen.

   

   Startbildschirm zur Erfassung von Mitarbeitern.

2. Wählen Sie in der darauffolgenden Eingabemaske zunächst den gewünschten Mitarbeitertyp aus:

   

   Eingabefelder zur Aufnahme eines neuen Mitarbeiters.

   • Arzt/Behandler: Meist der Praxisinhaber. Benötigt mindestens eine LANR (Lebenslange Arztnummer) und ein Dokumentationskürzel. Dieses Kürzel wird im Rahmen der medizinischen Dokumentation verwendet, um den Arzt/Behandler explizit zuordnen und nachverfolgen zu können.

   • Arzt in Vertretung: Vertretung für einen gewissen Zeitraum. Erhält dieselben Rechte wie der zu vertretende Arzt. Die Dokumentation erfolgt über die LANR und das Dokumentationskürzel des zu vertretenden Arztes. Dieser arbeitet in diesem Zeitraum nicht selbst.

   • Arzt in Weiterbildung: Eine LANR ist hier nicht zwingend gegeben. Die Dokumentation erfolgt über die LANR und das Dokumentationskürzel des verantwortlichen, ausbildenden Arztes.

   • Entlastungsassistent: Erhält dieselben Rechte wie der zu entlastende Arzt. Die Dokumentation erfolgt über die LANR und das Dokumentationskürzel des zu entlastenden Arztes. Dieser arbeitet weiterhin zeitgleich.

   • Mitarbeiter: Z. B. MFA (medizinische Fachangestellte), Auszubildende, Assistenzen, Finanzbuchhalter, Sekretariat etc.

   Hinweis: Je nach ausgewähltem Mitarbeitertyp unterscheiden sich die möglichen Eingabefelder geringfügig.

3. Geben Sie die E-Mail-Adresse an, mit der der Benutzer bei CGM ID registriert ist. Wiederholen Sie die Eingabe der E-Mail-Adresse.

   Hinweis: Sie müssen aktiv bestätigen, dass Sie den Hinweis zur Verwendung der CGM ID-Mailadresse gelesen haben.

4. Geben Sie die persönlichen Daten des Mitarbeiters (Nachname, Vorname, ggf. Titel, Namenszusatz und Vorsatzwort, Geburtsdatum (tt.mm.jjjj), Geschlecht, optionales Profilbild im Format .jpg oder .png) ein.

5. Erfassen Sie optional eine oder mehrere Adressen für den Mitarbeiter. Diese können über das Symbol  am Ende jeder Zeile wieder gelöscht werden.

6. Erfassen Sie optional verschiedene Kontaktwege, um den Mitarbeiter zu erreichen. Diese können über das Symbol  am Ende jeder Zeile wieder gelöscht werden.

7. Unter dem Punkt "Abrechnung und Dokumentation", erfassen Sie wichtige Daten, die zur Abrechnung sowie zur Dokumentation medizinischer Daten in der Karteikarte der Patienten benötigt werden. Vergeben Sie hier ein einzigartiges Dokumentationskürzel für den Mitarbeiter (3-5 Zeichen), um diesen in der Dokumentation eindeutig nachvollziehen zu können.

   Hinweis: Das Dokumentationskürzel kann im Nachgang noch verändert werden, solange es weiterhin einzigartig ist und bisher noch nie verwendet wurde.

   Bei Mitarbeitern des Typs "Arzt" geben Sie hier außerdem eine oder mehrere LANR an (Hinzuzufügen über das PLUS-Symbol).

   Hinweis: Bei mehreren LANR müssen Sie eine LANR als Standard festlegen.

8. Unter dem Punkt "Betriebsstätten und Rollen" können Sie dem Mitarbeiter pro zugehöriger Betriebsstätte oder Praxis verschiedene Rollen zuweisen.

   1. Wählen Sie aus dem Dropdownmenü eine der zuvor hinterlegten Betriebsstätten aus.

   2. Wählen Sie aus dem Dropdownmenü eine der verfügbaren Rechteverwaltung. Diese können sich je nach ausgewählter Betriebsstätte unterscheiden. Standardmäßig werden folgende Rollen mit der Installation von CGM Praxis ausgeliefert:

      • Praxisadministrator

        Achtung: Es muss mindestens ein Benutzer mit der Rolle "Praxisadministrator" im System vorhanden sein. Dieser kann nicht gelöscht werden, solange nur ein Mitarbeiter mit dieser Rolle vorhanden ist.

      • Systemadministrator

      • Support

      • Angestellter Arzt

      • Mitarbeiter

   3. Reguläre Mitarbeiter können in der Dropdownliste einem speziellen Arzt/Behandler zugewiesen werden.

      Achtung: Wurde kein Behandler zugewiesen, kann dieser Mitarbeiter keine abrechnungsrelevanten Einträge erfassen.

9. Klicken Sie abschließen auf die Schaltfläche "SPEICHERN".

Hinweis: Das Speichern ist nicht möglich, wenn die Daten in der Zwischenzeit von einem anderen Benutzer geändert wurden. Bitte schließen Sie die Registerkarte und versuchen Sie es zu einem späteren Zeitpunkt erneut.

Der Mitarbeiter wurde nun im System angelegt und wird in der Liste links angezeigt. Bei Anwahl eines Mitarbeiters wird rechts eine Kachel-Übersicht mit dessen Benutzerdaten angezeigt. Über das Symbol  können Sie diese Daten bearbeiten. Über die Toolbar können Sie den Mitarbeiter wieder löschen ().

Achtung: Das Löschen eines Mitarbeiters ist nur dann möglich, wenn dieser sich noch nie mit seinem Benutzerkonto angemeldet hat. Der letzte verbleibende Praxisadministrator sowie Ärzte in Vertretung können nie gelöscht werden.

Dies ist jedoch nur möglich, sofern noch keine Daten mit diesem Mitarbeiter erfasst wurden.

Der Mitarbeitertyp kann nachträglich nicht mehr geändert werden. Sollte ein "Arzt in Weiterbildung" z. B. zum Mitarbeitertyp "Arzt/Behandler" wechseln, müssen Sie den bestehenden Mitarbeiter deaktivieren und einen neuen Mitarbeiter anlegen.

Alle Mitarbeiter werden Ihnen außerdem in Ihrer Praxisverwaltung in einer übersichtlichen Kachel-Darstellung angezeigt. Wechseln Sie dazu zu Menü > Praxis > Praxisverwaltung, wählen Sie dort die gewünschte Praxis aus der Liste links und wechseln Sie dann in den Reiter "Mitarbeiter". Die Übersicht ist unterteilt in "Ärzte und Behandler" und "Mitarbeiter". Über die einzelnen Kacheln können Sie auch direkt in die Mitarbeitereinstellungen wechseln. Klicken Sie dafür auf das Symbol .

Einen Mitarbeiter deaktivieren/ reaktivieren

Sollte ein Mitarbeiter kündigen oder für längere Zeit abwesend sein, können Sie diesen auch deaktivieren. So können Sie Ihre Mitarbeiterliste aktuell halten und gleichzeitig den rechtlichen Vorgaben zur Aufbewahrung und Nachvollziehbarkeit nachkommen.

Um einen Mitarbeiter (temporär) zu deaktivieren, gehen Sie folgendermaßen vor (Pflichtfelder sind mit einem roten Stern gekennzeichnet):

1. Wählen Sie den Mitarbeiter aus der Liste der Mitarbeiter aus und klicken Sie in der Toolbar auf das Symbol "Mitarbeiter deaktivieren". Es öffnet sich ein separater Dialog.

2. Geben Sie optional einen Grund an, warum der Mitarbeiter deaktiviert wird (z. B. Elternzeit oder Kündigung).

3. Falls der Mitarbeiter dauerhaft deaktiviert werden soll, können Sie die personenbezogenen Daten anonymisieren. Aktivieren Sie dafür das entsprechende Kontrollkästchen.

4. Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche "SPEICHERN".

Der Mitarbeiter wurde deaktiviert. Über die Toolbar können Sie den Mitarbeiter jederzeit reaktivieren.