Comment fonctionne l’Assistant téléphonique ?

Notre Assistant téléphonique CGM one a été conçu pour faciliter le quotidien de votre cabinet. Il prend les appels automatiquement et les traite de manière efficace.

Grâce à son guidage vocal interactif, l’Assistant téléphonique accueille les appelants de façon conviviale, leur demande l’objet de leur appel et les aide, par exemple, pour la prise de rendez-vous, le renouvellement d’ordonnance ou pour des questions générales.

Quand l’Assistant téléphonique intervient‑il ?

L’Assistant téléphonique peut être utilisé en continu ou seulement à certains moments, selon ce qui convient le mieux à votre équipe.

Comment les appels sont‑ils traités ensuite ?

L’Assistant téléphonique recueille toutes les informations nécessaires sur les patients (nom, date de naissance, motif de la demande, etc.). Ces informations sont ensuite enregistrées en toute sécurité dans l’application et rassemblées de façon claire dans une boîte de réception web. Depuis cette Inbox, votre équipe peut traiter chaque demande de manière structurée et organisée. En savoir plus sur l’Assistant téléphonique en situation réelle au cabinet.(lien)

Les données des patients sont‑elles sécurisées ?

La sécurité des données patients est une priorité absolue pour CGM. Toutes les informations recueillies sont stockées en toute sécurité dans l’application et regroupées dans une boîte de réception web ergonomique. Les données sont automatiquement supprimées après 60 jours.
La connexion des utilisateurs s’effectue exclusivement via une double authentification, afin d’empêcher tout accès non autorisé. Par ailleurs, toutes les données sont hébergées sur des serveurs situés au sein de l’Union européenne, ce qui garantit le respect de règles de confidentialité strictes. Des contrôles de sécurité et des mises à jour réguliers contribuent à maintenir un niveau de sécurité élevé.

En savoir plus sur la protection des données et la conformité (compliance) de l’Assistant téléphonique.(lien)

Comment se fait la mise en place de l’Assistant téléphonique avec le logiciel métier existant de votre cabinet ?

L’Assistant téléphonique peut fonctionner de façon autonome et ne nécessite pas d’intégration directe dans votre logiciel de gestion de cabinet. Cela simplifie la mise en place et évite des adaptations techniques complexes. En complément, la fonction « Copier dans le presse‑papiers » permet de transférer facilement les informations importantes dans votre logiciel métier.

Si vous utilisez l’agenda CLICKDOC, les rendez‑vous peuvent être réservés automatiquement (lien1). Sinon, il est possible de recevoir des demandes de rendez‑vous structurées (lien 2) de la part des patients.

Quelles sont les exigences techniques à remplir ?

L’Assistant téléphonique CGM one est une application web accessible via navigateur.

En plus d’une connexion Internet fiable, il peut être nécessaire de prévoir des exceptions dans le pare‑feu de votre cabinet.

L’Assistant téléphonique peut‑il gérer plusieurs appels en même temps ?

Oui. L’Assistant téléphonique peut prendre et traiter plusieurs appels simultanément. Vos patients ne restent ainsi pas bloqués dans de longues files d’attente.

En savoir plus sur la façon dont l’Assistant téléphonique fonctionne avec votre installation téléphonique. (lien 3)

Comment connecter l’Assistant téléphonique au standard de votre cabinet ?

L’intégration de l’Assistant téléphonique à votre installation téléphonique (lien 3) existante est simple et flexible :

·       Chaque client reçoit un numéro de téléphone dédié, qui sert de ligne réservée à tous les appels pris en charge par l’Assistant téléphonique.

·       Vous redirigez ensuite votre numéro de cabinet actuel vers ce numéro dédié.

·       Cette redirection peut être configurée comme vous le souhaitez : pour tous les appels, seulement en dehors des heures de consultation ou uniquement en cas de forte affluence.

·       La redirection peut être mise en place directement dans votre installation téléphonique au cabinet ou au niveau de votre opérateur (lien 4)

Prise de rendez-vous automatique (lien1)

Prise de rendez-vous entièrement automatisée via l’agenda CLICKDOC (Pro)

Les patients peuvent réserver directement par téléphone des créneaux disponibles en ligne. Deux modes sont possibles :

• Demande de rendez-vous avec validation manuelle :
  L’IA enregistre une demande de rendez-vous, qui est ensuite vérifiée par l’équipe du cabinet, puis confirmée ou modifiée manuellement.
• Prise de rendez-vous automatique :
  Le cabinet peut définir, dans les paramètres de l’agenda, que certains créneaux libres et ouverts à la réservation soient automatiquement réservés par l’IA, sans intervention du personnel (« Acceptation automatique »).

Important : cela concerne uniquement la réservation de « nouveaux rendez-vous ». Les modifications ou annulations de rendez-vous ne sont pas automatisées.

Quels rendez-vous peuvent être réservés par téléphone ?

L’Assistant téléphonique utilise les créneaux réservables en ligne dans l’agenda CLICKDOC. Pour que la réservation par téléphone fonctionne correctement, les points suivants sont essentiels :

• Nommer les types de rendez-vous de façon claire et logique (par ex. « Première consultation de médecine générale », « Prise de sang »).
• Proposer un nombre suffisant de créneaux réservables en ligne pour permettre la prise de rendez-vous par téléphone.

Un accompagnement lors de la configuration est déterminant pour garantir une expérience fluide pour les patients et décharger au mieux votre équipe. Si vous avez besoin d’aide, contactez le support CLICKDOC.

Quels modules sont nécessaires pour la prise de rendez-vous automatisée ?

Pour que l’Assistant téléphonique puisse réserver des rendez-vous dans les agendas du cabinet, il faut disposer, côté agenda, d’un produit incluant la fonctionnalité « prise de rendez-vous en ligne ».

Pour l’agenda CLICKDOC, il faut donc au minimum CLICKDOC avec la prise de rendez-vous en ligne.
Remarque : le pack CLICKDOC Standard pas suffisant, car la prise de rendez-vous en ligne n’y est pas incluse.

Les « chaînes de rendez-vous  » dans CLICKDOC Pro peuvent‑ils être réservés via l’Assistant téléphonique ?

Non, ce n’est pas possible.

L’Assistant téléphonique reconnaît‑il les patients déjà enregistrés dans CLICKDOC ?

À ce jour, l’Assistant téléphonique crée toujours des « patients temporaires » dans CLICKDOC Pro – avec un numéro de rappel validé.

Il ne vérifie pas si les informations fournies par l’appelant correspondent à un patient déjà existant (par exemple un patient habituel).