Unser TelefonAssistent unterstützt standardmäßig fünf zentrale medizinische Anliegensarten: Terminanfragen, Rezeptanfragen, Überweisungsanfragen, Anfragen zu Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen sowie allgemeine Dokumentenanfragen. Diese Grundkonfiguration deckt die häufigsten Praxisanrufe strukturiert ab und ermöglicht eine effizientere Bearbeitung durch das Praxisteam.

Über diese Grundeinstellungen hinaus kann der Assistent individuell an die Bedürfnisse der jeweiligen Praxis angepasst werden. Dazu zählen z.B. zusätzliche Anliegensarten, spezielle Rückfragen, abweichende Abläufe oder praxisindividuelle Hinweise für Patienten.
 

1. Terminanfragen (Buchung, Verschiebung, Absage)
Der Anrufer möchte einen Termin vereinbaren, ändern oder absagen.
Dazu gehören unter anderem:

• Vereinbarung eines neuen Termins (z.B. Sprechstunde, Kontrolltermin, Untersuchung)
  Wichtig: der Assistent kann Terminanfragen weiterleiten, oder in Verbindung mit ClickDoc Kalender auch direkt am Telefon buchen.
• Verschiebung eines bestehenden Termins auf einen anderen Tag oder eine andere Uhrzeit
• Vollständige Absage eines bereits vereinbarten Termins

Der Assistent erfasst dabei relevante Daten (z.B. Name, Geburtsdatum, Grund des Termins, bevorzugte Zeitfenster) und verarbeitet die Anfrage gemäß den in der Praxis hinterlegten Regeln. Auf Wunsch können auch Ausfallhonorare bei kurzfristigen Absagen hinterlegt werden.

2. Rezeptanfrage
Der Anrufer bittet um die Ausstellung eines Rezepts, in der Regel für bereits bekannte und zuvor verordnete Medikamente.
Typische Inhalte:

• Verlängerung / Wiederholungsrezept eines bestehenden Medikaments
• Abfrage, ob ein bestimmtes Medikament erneut verordnet werden kann
• Information, wann und wo das Rezept abgeholt oder digital bereitgestellt werden kann

Der Assistent prüft strukturiert die notwendigen Angaben (z.B. Medikamentenname, Dosierung, Stammpatient ja/nein) und leitet die Anfrage an das Praxisteam weiter. 

3. Überweisungsanfrage
Der Anrufer möchte eine Überweisung zu einem anderen Arzt oder einer speziellen Fachrichtung erhalten.
Dazu gehört:

• Anforderung einer Überweisung zu einem Facharzt (z.B. Kardiologie, Orthopädie)
• Angabe des Grundes bzw. der Beschwerden, soweit erforderlich
• Klärung, wann und wie die Überweisung bereitgestellt wird

Der Assistent sammelt die dafür benötigten Daten (z.B. Fachrichtung, ggf. Zielarzt, Behandlungsgrund) und bereitet die Anfrage für die Praxis vor.

4. Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU)
Der Anrufer erkundigt sich nach einer neuen oder verlängerten Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung.
Mögliche Anliegen:

• Erstbescheinigung wegen akuter Erkrankung
• Folgebescheinigung / Verlängerung einer bestehenden AU
• Informationen zur Dauer, Abholung oder elektronischen Übermittlung an Krankenkasse/Arbeitgeber

Der Assistent fragt die relevanten Informationen ab (z.B. Erkrankungsbeginn, Dauer, bestehender Patientenstatus) und weist auf notwendige Schritte hin (z.B. ggf. ärztliche Untersuchung, Termin).

5. Dokumentenanfragen
Der Anrufer benötigt bestimmte Unterlagen oder Bescheinigungen aus der Praxis.
Dazu zählen beispielsweise:

• Befundkopien (Labor, Bildgebung, Arztbriefe)
• Impf- oder Untersuchungsnachweise
• Atteste oder sonstige Bescheinigungen

Der Assistent nimmt auf, welche Dokumente benötigt werden, zu welcher Person sie gehören und wie die Bereitstellung erfolgen soll (Abholung, Versand, ggf. digital), und leitet dies entsprechend an das Praxisteam weiter.