Internetzugang

Für den Betrieb des DokuAssistenten benötigen Sie einen aktuellen Internetbrowser, z.B. Edge oder Chrome. Ferner wird eine stabile Internetverbindung benötigt. 

Mikrofon

Die Auswahl des richtigen Mikrofons

• Häufig sind die im Bildschirm, Laptop oder in der Webcam verbauten Mikrofone nicht für den DokuAssistenten geeignet.

• Sorgen Sie für eine ausreichende Reichweite des Mikrofons, passend zur Raumgröße, z.B. mit einem ungerichteten Tisch-Mikrofon (Jabra Speak2 75 oder ähnliche Modelle).

• Das Mikrofon sollte für Ihre Raumgröße ideal sein.  

• Die Reichweite des Mikrofons sollte ca. 2 bis 3 Meter betragen.

Die Platzierung des Mikrofons im Raum

• Platzieren Sie das Mikrofon mittig zwischen Ihnen und Ihren Patienten.  

• Alle Personen sollten während des Gesprächs möglichst weniger als zwei Meter vom Mikrofon entfernt sein.

• Alle Personen sollten während des Gesprächs möglichst nie mit dem Rücken zum Mikrofon, sondern in Richtung des Mikrofons positioniert sein.

• Es sollten keine Objekte zwischen dem Mikrofon und den Sprechern stehen, wie z.B. Computerbildschirme oder Stuhllehnen.

• Zudem sollten alle Orte im Sprechzimmer bedacht werden, an denen üblicherweise gesprochen wird, wie z.B. Sitzplätze und Untersuchungsliege.

• Achten Sie auf eine mögliche Beeinflussung anderer Geräte durch das Mikrofon, z.B. Ultraschall- oder EKG-Geräte.

• Schließen Sie das Mikrofon per Kabel an, falls es bei kabelloser Verbindung zu Problemen kommen sollte (z.B. Interferenz). 

• Schalten Sie das Mikrofon ein, aber nicht stumm.  

• Wählen Sie bei der Einrichtung des DokuAssistenten das richtige Mikrofon aus.  

• Stellen Sie die Mikrofonlautstärke richtig ein. Meistens geschieht dies jedoch automatisch.

Räumliche Umgebung 

Die Auswahl des richtigen Raumes

• Der Raum sollte über eine geschlossene Tür verfügen.  

• Es sollte im Raum nur ein Gespräch gleichzeitig stattfinden.  

Sprechen und Geräusche

• Alle Personen sollen möglichst mit ähnlicher Lautstärke und in Richtung des Mikrofons sprechen.

• Es sollte möglichst immer nur eine Person gleichzeitig sprechen.

• Ein Gespräch sollte nur Inhalte für den betreffenden Patienten beinhalten (nicht beispielsweise für dessen Begleitpersonen), um eine saubere Zuordnung zu garantieren.

• Störgeräusche (Tastatur, Telefon etc.) sollten möglichst vermieden werden.

• Entfernen Sie das Mikrofon möglichst weit von Geräuschquellen wie Telefon, Tastatur, Maus, Schreibunterlagen, Telefonen, Türen oder Fenstern.  

• Schließen Sie Türen und Fenster. 

Hinweis

Die Qualität der Zusammenfassung kann unter anderem auch durch Dialekt, Akzent, Sprachbeeinträchtigungen, schnelles oder undeutliches Sprechen sowie die Verwendung von Abkürzungen beeinträchtigt werden.

Aufruf des DokuAssistenten 

Aus dem Arztinformationssystem

Sobald eine Anbindung an die Arztinformationssystemen der CGM bestehen, können Sie den DokuAssistenten über ein Icon in der Bedienleiste aufrufen. Wenden Sie sich für weitergehende Informationen dazu an Ihren Support oder Ihren Vertriebs- und Servicepartner. 

Im Browser

Sie können den DokuAssistenten auch direkt über den Browser öffnen. Geben Sie dazu folgende URL in die Adresszeile Ihres Internetbrowsers ein: doku.one.cgm.com.

Erstellung einer CGM ID 

Um den DokuAssistenten verwenden zu können, benötigen Sie eine CGM ID. Sollten Sie noch keine CGM ID besitzen, können Sie sich eine einrichten: https://id.cgm.com. Folgen Sie dazu den Anweisungen auf dem Bildschirm. 

Einrichtung eines zweiten Faktors  

Um die Anwendung und Ihre Anmeldung abzusichern, müssen Sie einen sogenannten zweiten Faktor einrichten. Die Multifaktor-Authentifizierung ist ein Verfahren, mit dem Nutzer sich zusätzlich zur Eingabe des Passworts identifizieren, wenn sie sich in ein Konto einloggen. 

Die folgenden Möglichkeiten stehen zur Auswahl:

• Authentifizierungs-App 

  • Solche Apps bieten Methoden zur Identitätsprüfung durch Generierung von Zahlencodes, die die Benutzer zusammen mit ihren Anmeldeinformationen eingeben, um auf das Konto zuzugreifen. Die Authentifizierungs-App generiert einen Code, der Time-Based One-Time Password (ein zeitbasiertes Einmalpasswort) genannt wird. Dieser wird zusammen mit dem Benutzernamen und dem Passwort in der Anmeldung eingegeben.

• Hardware-Token 

  • Hier können Sie ein physisches Gerät verbinden, das einen Zahlencode für die Anmeldung generiert. 

• SMS 

  • Bei der SMS-Authentifizierung verbinden Sie Ihr Konto mit Ihrem Handy/Ihrer Handynummer. Wenn Sie dann versuchen, sich am DokuAssistenten anzumelden, erhalten Sie nach Eingabe Ihres Passworts an Ihre registrierte Mobilnummer eine Nachricht mit einem Authentifizierungscode. Dieser muss eingegeben werden, um sich anzumelden. 

• E-Mail
  • Sie können als zweiten Faktor auch Ihre E-Mail-Adresse verwenden. Ein Authentifizierungscode zur Absicherung des Logins wird dann an diese Adresse gesendet. 

Wählen Sie eine dieser Möglichkeiten und folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm zur Einrichtung. 

Einrichtung des Mikrofons

Vor Erstellung des ersten Gesprächs müssen Sie das Mikrofon einrichten. Folgen Sie dazu den Schritten der Einrichtungsanleitung. Im Dropdown-Menü haben Sie danach die Möglichkeit, zwischen mehreren Mikrofonen zu wechseln, falls vorhanden. Sie haben nachträglich im Menü "Profil" die Möglichkeit, das Mikrofon zu wechseln. Grundsätzlich können Sie bei jedem Gesprächsstart das Mikrofon über das Dropdown-Menü ändern. 

Erstellen eines neuen Gesprächs  

Hinweis

Für jedes Patientengespräch sollten Sie ein neues Gespräch im DokuAssistenten erstellen. Stellen Sie also sicher, dass Sie das letzte Gespräch beendet haben.    

• Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neues Gespräch starten", um das Gespräch zu beginnen.

• Geben Sie den Namen des Patienten ein, sollte dieser nicht bereits vorgeblendet werden. 

• Es erfolgt ein akustischer Hinweis ("Dieses Gespräch wird zu Dokumentationszwecken automatisiert verarbeitet. Sie können Ihr Gespräch jetzt beginnen."). Unter "Profil" → "Aufnahme Gespräch" können Sie den Ansagetext auch deaktivieren. Sobald die Zeit läuft, starten Sie mit Ihrem Gespräch. 

• Möchten Sie das Gespräch pausieren, klicken Sie auf die Schaltfläche "Gespräch anhalten". Danach haben Sie die Möglichkeit, das Gespräch durch einen Klick auf "Gespräch fortsetzen" weiterzuführen oder diese über "Gespräch beenden" zu beenden.

• Zum Beenden des Gesprächs und zur Erstellung der Zusammenfassung klicken Sie auf "Gespräch beenden".

Nachdem Sie das Gespräch beendet haben, wird das Gespräch transkribiert und die Zusammenfassung erstellt. Die Dauer der Erstellung hängt auch von der Länge des Gesprächs ab. Während der Erstellung der Zusammenfassung können Sie über "Neues Gespräch starten" bereits ein neues Gespräch starten. 

Prüfen der erstellten Zusammenfassung und Übernahme in das Arztinformationssystem 

Unter "Übersicht" sehen Sie Ihre zuletzt erstellten Zusammenfassungen in zeitlich absteigender Reihenfolge.

Mit einem Klick auf den gewünschten Eintrag wird Ihnen die entsprechende Zusammenfassung angezeigt. Hier haben Sie folgende Möglichkeiten:

• die erstellte Zusammenfassung zu editieren (Schaltfläche "Alles bearbeiten")

• einzelne Abschnitte zu kopieren (Schaltfläche "Kopieren")

• Feedback zu einzelnen Teilen der Zusammenfassung zu geben (Schaltfläche "Bewertung abgeben")

• die gesamte Zusammenfassung als Ganzes zu kopieren, um sie in das Arztinformationssystem zu überführen (Schaltfläche "Zusammenfassung kopieren"). 

Hinweis

Prüfen und korrigieren Sie die erstellte Zusammenfassung möglichst direkt nach ihrer Erstellung, um fehlende oder falsche Inhalte zu ergänzen bzw. zu korrigieren. 

Achten Sie hierbei vor allem auf die korrekte Benennung und Schreibweise von Medikamenten. 

Menü "Feedback"

Hier haben Sie die Möglichkeit, uns Ihr allgemeines Feedback über den DokuAssistenten mitzuteilen. 

Menü "Profil"

In diesem Menü finden Sie unter anderem den Link zu den aktuellen Datenschutzunterlagen, rechtliche Hinweise zum Umgang mit den KI-generierten Zusammenfassungen sowie weitere technische Informationen über den DokuAssistenten. 

Abmelden

Diese Auswahl öffnet sich über einen Klick auf das Pfeilsymbol am oberen rechten Bildschirmrand. Hier können Sie sich von der Anwendung abmelden. 

Mögliche Fehlermeldungen und ihre Ursachen

• "Zusammenfassung konnte nicht erstellt werden. Beim Erstellen der Zusammenfassung ist ein Fehler aufgetreten."

  • Mögliche Ursachen:

    • Das bereitgestellte Transkript stellt kein valides Arzt-Patienten-Gespräch dar.

      • Diese Fehlermeldung kann auftreten, wenn die KI das Gespräch nicht als gültiges medizinisches Gespräch eingestuft hat.

      • Das Gespräch war zu kurz und die KI hat es daher als ungültig eingestuft. 

    • Möglicherweise mehr als ein Patient in der Konversation.
      • Die Software hat im Gespräch mehr als einen Patienten erkannt und stuft das Gespräch daher als ungültig ein. 

• "Zugriff verweigert" 

  • Mögliche Ursachen:

    • Sie sind bzw. Ihre CGM ID/E-Mail-Adresse ist noch nicht für die Verwendung des DokuAssistenten freigeschaltet.

    • Ihre Lizenz wurde noch nicht aktiviert. 

  • Fehlerbehebung: Lassen Sie sich vom Support oder Ihrem Vertriebs- und Servicepartner freischalten. 

Erkennung/Wechsel des Mikrofons  

Sollte Ihr Browser Probleme mit der Erkennung des Mikrofons haben, können Sie in den Browsereinstellungen die Einstellung deaktivieren und wieder aktivieren, die die Nachfrage zur Mikrofonverwendung steuert. Kehren Sie danach zum DokuAssistenten zurück und laden Sie die Seite noch einmal neu. Dann sollte das Fenster zur Freigabe des Mikrofons wieder angezeigt werden. 

Support

Sollten Sie Fragen haben oder Hilfe benötigen, können Sie unsere Support-Mitarbeiter unter support.one@cgm.com erreichen. Telefonisch erreichen Sie die Hotline unter 0261 8000 8200 (Mo - Fr zwischen 8 - 17 Uhr).