DMP - Export

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Aufruf

Um die erstellten DMP-Bögen zur Datenannahmestelle zu übermitteln, müssen diese überprüft und zusammengestellt werden. Der Aufruf erfolgt vom Patienten aus via Alt+F6 oder über das Pulldownmenü DMP/ DMP Export.

Beispielabbildung des Exportfensters

Ein Klick auf die folgenden Links zeigt Erklärungen zu den einzelnen Funktionen des DMP-Exportfensters an:

Funktionen innerhalb der Tabelle

Per Mausklick in die Felder Pat.Nr. und Name wird der aktuelle Patient geöffnet. Um den DMP-Bogen des Patienten zu öffnen, klicken Sie auf den Eintrag in der Spalte Bogen. Ein Klick in die Spalte Status öffnet das jeweilige Prüfprotokoll.

Über den Button Ausgabe (Alt+U) haben Sie die Möglichkeit, die Liste auszudrucken oder als Tabelle in den Programmen Word oder Excel auszugeben.

Zeitraum

Der Zeitraum wird (vom letzten Export ausgehend) eingetragen. Um den Export für einen abweichenden Zeitbereich durchzuführen, klicken Sie in die Datumsfelder und geben den gewünschten Zeitbereich ein.

DMP

Im Bereich DMP wählen Sie die Art der zu exportierenden DMP-Bögen aus.

HINWEIS: beim gemeinsamen Export von unterschiedlichen DMP-Dokumentationen

Sollte es in Ihrem KV-Bereich gewünscht sein, dass unterschiedliche DMP-Dokumentationen wie z.B. Diabetes mell. Typ II und KHK, auf einem Datenträger an die Datenannahmestelle gesandt werden, dann ist in den Einstellungen zum DMP-Export folgendes zu beachten:

Wählen Sie sich im Feld DMP über den Auswahlpfeil Grünes Dreieck.gif gleichzeitig die DMP`s über den blauen Punkt an (in diesem Fall Diabetes mell. Typ II UND Koronare Herzkrankheit), die Sie zusammen exportieren möchten. Die Dokumentationen werden dann in eine Datei exportiert und diese kann so bei der zuständigen Datenannahmestelle eingereicht werden. Wählen Sie die DMP`s einzeln an und starten den Export ohne den Datenträger zwischendurch zu wechseln, dann ist die Gefahr gegeben, dass sich die Dateien gegenseitig überschreiben! Das geschieht nicht, wenn Sie den Export in der Zukunft wie oben beschrieben durchführen. Zusätzlich sparen Sie auch Zeit, da Sie das Exportprocedere nur ein Mal durchführen müssen und alle Daten in das Datenpaket geschrieben werden.

Typ

Hier entscheiden Sie welche Bögen zum Export herangezogen werden:

Alle noch nicht exportierten Bögen
Alle bereits einmal exportierten Bögen
Alle markierten Bögen
Alle Bögen

Versand per E-Mail

Setzen Sie das Kreuz bei Versand per E-Mail, wenn Sie Ihre Daten per E-Mail versenden möchten. Im dahinterliegenden Feld können Sie das Speicherziel eintragen.

Nach Durchführung des DMP-Exports wird eine E-Mail erstellt und die DMP- Exportdatei aus dem angegebenen Speicherziel an die E-Mail gehängt.

Versand per Diskette

Wünschen Sie die Versendung der Exportdatei per Diskette, setzen Sie das Kreuz entsprechend im Feld Versand per Diskette. Das Speicherziel wird im dahinterliegendem Feld angegeben.

ANMERKUNG:

Haben Sie als Speicherziel Ihr Diskettenlaufwerk angewählt, legen Sie vor dem Start eine leere Diskette in Ihr Diskettenlaufwerk.

Export auf USB-Stick

Als DMP-Exportpfad ist es jetzt möglich, direkt den USB-Stick als Medium zu wählen. Hierzu ist es erforderlich, den USB-Stick eingesteckt zu haben. Setzen Sie das Kreuz bei Versand per E-Mail. Im dahinter liegenden Feld können Sie das Speicherziel eintragen. Rufen Sie die Auswahl via Mausklick auf den grünen Pfeil Grünes Dreieck.gif auf. Bei eingestecktem USB-Stick wird Ihnen das Laufwerk vom USB-Stick angeboten. Nach Übernahme des Speicherzieles entfernen Sie wieder das Kreuz bei Versand per Email und starten wie gewohnt den DMP-Export.

Aufruf des letzten Exportes

Im Formular DMP Export für den DMP Export wurde der Button Aufruf des letzten Exportes hinzugefügt.

Wurde eine Neuinstallation von CGM TURBOMED durchgeführt oder an dieser Station wurde noch kein DMP Export vorgenommen, so ist der Button Aufruf des letzten Exportes nicht aktiv.

Erst nach einem erfolgreichen Export incl. Verschlüsselung können Sie mit Hilfe des Buttons Aufruf des letzten Exportes den Pfad des letzten Exportverzeichnisses in die Zwischenablage übernehmen.

Wird der Button Aufruf des letzten Exportes angewählt, erscheint eine Hinweismeldung:

In den vorhandenen Unterordnern stehen Ihnen die verschlüsselten Exportdateien für die Verwendung in einer KV-Portalseite zur Verfügung.

Sie starten den DMP-Export durch Anklicken des Buttons Start -> F5.

HINWEIS:

Damit bei versehentlich defekten Datenträgern das Auffinden des Absenders und Anfordern einer Nachlieferung besonders einfach ist, wurde die Nutzung eines Transportbegleitzettels vereinbart. Da jetzt solch ein Transportbegleitzettel beim DMP-Export Pflicht ist, vergessen Sie bitte nicht, das entsprechende Feld anzukreuzen: "Transportbegleitzettel erstellen" (siehe Beispielabbildung oben).

Lediglich beim Koloskopie-Export und beim Benutzen von eDMP brauch kein Transportbegleitzettel erstellt zu werden.

Einheitliche Verwendung und Beschriftung von Datenträgern

Zwischen den Spitzenverbänden der Krankenkassen und der KBV ist zur Übermittlung von Datenträgern im Rahmen des elektronischen Datenaustauschs von DMP-Daten zwischen Arztpraxis bzw. Krankenhaus und Datenannahmestelle ein einheitliches Verfahren vereinbart worden. Dieses Verfahren enthält Vorgaben zur Verwendung und Beschriftung der Datenträger sowie zur Erstellung eines Transportbegleitzettels (siehe oben). Die einheitliche Beschriftung der Datenträger dient der leichteren und einheitlichen Archivierung der Datenträger und somit auch der besseren Wiederauffindbarkeit.

Zur Verwendung als Datenträger kann zum einen das Medium CD-ROM (Compact Disc-Read-Only Memory) oder das Medium Diskette (Floppy Disc) genutzt werden. Nähere Vorgaben zu den verwendbaren Medien sind in den folgenden Unterabschnitten enthalten.

CD-ROM
Es sind handelsübliche Recordable-CD-ROMs zu verwenden.

Auf der CD-ROM dürfen keine Unterverzeichnisse eingerichtet werden. Alle auf dem Datenträger befindlichen Dateien müssen sich im Wurzelverzeichnis befinden. Es dürfen sich mehrere Dateien auf einer CD-ROM befinden. Eine Datei darf sich nur über eine CD-ROM erstrecken.

Diskette
Es sind doppelseitige 3 1/2-Zoll-Disketten mit einer Kapazität von 1,44 MB und hoher Aufzeichnungsdichte (double sided, high density) zu verwenden. Die Disketten sind gemäß DOSKonventionen zu formatieren und ohne gefüllten Bootsektor zu verwenden.
Auf der Diskette dürfen keine Unterverzeichnisse eingerichtet werden. Alle auf dem Datenträger befindlichen Dateien müssen sich im Wurzelverzeichnis befinden. Es dürfen sich mehrere Dateien auf einer Diskette befinden. Eine Datei darf sich nur über eine Diskette erstrecken.

Beschriftung der Datenträger
Die verwendeten Medien sind mit Aufklebern zu versehen bzw. direkt zu beschriften. Die entsprechenden Beschriftungen müssen folgende Angaben enthalten:

* Absender (Arztnummer oder Krankenhaus-IK)
* Empfänger (Datenannahmestellen-IK)
* Laufende Nummer

Änderungen beim DMP-Export ab 1.7.2005

Mit Wirkung zum 1. Juli 2005 treten viele Änderungen zum DMP-Export in Kraft, die durch einen neuen Anforderungskatalog der Kassenärztlichen Bundesvereinigung, der in Zusammenarbeit mit den Spitzenverbänden der Krankenkassen entwickelt wurde, vorgegeben wurden.

Lesen Sie dazu die folgenden Abschnitte sowie das Kapitel Korrektur der DMP-Fallnummer.

Einsatz von SDDA-Stammdatei

Es muss erstmalig eine Stammdatei der Datenannahmestellen eingesetzt werden, die so genannte "SDDA". Diese Datei wurde der KBV von den Kassen zur Verfügung gestellt, somit sind die Kassen für den Inhalt verantwortlich. Durch die jetzt von CGM TURBOMED durchgeführte Ermittlung der korrekten Datenannahmestellen in Abhängigkeit der folgenden Parameter

KV-Bereich des dokumentierenden Arztes
Art der Dokumentation (Diabetes, KHK, Brustkrebs etc.)
Kostenträgergruppe der Krankenkasse des Patienten
Gültigkeitszeitraum der Datenstelle

entfallen für Sie fast alle anderen manuellen Einstellungsmöglichkeiten für den DMP-Export. Sie müssen nur noch auswählen, welchen DMP-Typ Sie exportieren möchten.

Leider enthält diese Datei zurzeit noch keine "Empfänger-Emailadressen", die eine elektronische Übermittlung der Daten per Email aus CGM TURBOMED heraus natürlich deutlich optimieren würden. Wir haben bereits mit der KBV diesbezüglich Kontakt aufgenommen, um hier eine Aktualisierung der Datei mit den Empfänger-Emailadressen zu erwirken. Wird hier ggf. eine neue SDDA-Datei zur Verfügung gestellt, so würden von CGM TURBOMED auch die Empfänger-Emailadressen in den entsprechenden Versand-Emails eingetragen werden und Sie müssten diese nur noch absenden. Sollten Ihnen die Emailadressen der Datenannahmestellen, die für Sie in Frage kommen, vorliegen, so können Sie diese natürlich auch jetzt bereits selbst in der Eigenen Liste der Datenannahmestellen einpflegen.

Sie rufen die Datei unter Startmenü/Eigene Listen/DMP-Datenannahmestellen auf und können diese wie gewohnt über die F7-Taste bearbeiten. Es besteht hier auch die Möglichkeit eine neue, z.B. von der KBV zur Verfügung gestellte, XML-Datei zu importieren. Dies kann entweder in der Eigenen Liste DMP-Datenannahmestellen stehend über das Menü Auswahl/KBV-Stammdatei importieren, oder über Rechtsklick mit der Maus und hier Anwahl KBV-Stammdatei importieren erfolgen. Im Regelfall muss diese Datei nicht bearbeitet werden. Es besteht jedoch die Möglichkeit, dass die KBV während des Quartals eine neue Datei auf dem KBV-Server zum Download bereitstellt. Diese könnten Sie ggf. von dort downloaden und dann direkt in der Eigenen Liste der Datenannahmestellen in CGM TURBOMED importieren.

Versandliste:

Bei der elektronischen Versendung der DMP-Exportdateien per Diskette, Email o. ä. muss ab jetzt auch immer eine Versandliste mit zur Datenannahmestelle geschickt werden. Diese Liste dient der Vereinfachung der Datenübermittlung an die Datenannahmestellen und wurde zwischen den Spitzenverbänden der Krankenkassen und dem Bundesversicherungsamt als Verfahren bestimmt, welches die zukünftig existierende digitale Signatur übergangsweise ersetzt. Durch den Einsatz dieses Verfahrens entfällt für den Arzt die Übermittlung der Originaldokumentationsbögen parallel zur elektronischen Übermittlung. Diese Liste wird ebenfalls von CGM TURBOMED direkt nach dem DMP-Export auf dem Bildschirm angezeigt und ist von hier sofort auszudrucken.

WICHTIG:

Eine einseitige Versandliste kann über Strg D, eine mehrseitige Versandliste muss über Strg E gedruckt werden. Die Liste wird nach der Erstellung nicht gespeichert. Sie wird bei jedem Export neu generiert, damit sichergestellt wird, dass die Versandliste auch zu den Exportdaten passt.

Fehlerbehebung: Datenannahmestelle konnte nicht ermittelt werden

Tritt der Fall auf, dass ein DMP-Bogen keiner Datenannahmestelle zugeordnet werden kann, oder es werden für einen DMP-Bogen gar mehrere Datenannahmestellen ermittelt, so werden diese Fälle am Ende des Exports in einer Liste ausgegeben.
Sie haben dann die Möglichkeit zu prüfen, warum hier keine Datenannahmestelle ermittelt werden konnte. Hier ist meistens ein Kontakt zur eigentlichen Datenannahmestelle unumgänglich, da sehr wahrscheinlich eine Unzulänglichkeit in der SDDA-Datei der Grund für den Fehler sein wird. Es kann z.B. sein, dass der DMP-Typ nicht in der SDDA-Datei vorhanden war. Diesen Mangel könnten Sie dann sehr einfach beheben, indem Sie die entsprechende Datenannahmestelle in der Eigenen Liste mit F7 bearbeiten und den fehlenden DMP-Typ hier einfügen und wie gewohnt speichern.

Früherkennung Koloskopie

Durch die zum in Kraft getretenden Änderungen zum DMP-Export wurde es notwendig, den Export der Dokumentationen "Früherkennung Koloskopie" etwas aus dem DMP-Export-Verfahren herauszulösen. Grund dafür ist, dass diese Dokumentationen nicht an Datenannahmestellen gesandt werden, sondern an die zuständige Kassenärztliche Vereinigung.

Der Export der Koloskopiedaten kann ab sofort nur noch als alleiniger Export durchgeführt werden. Die Anwahl weiterer DMP’s daneben ist nicht mehr möglich. Der weitere Ablauf geschieht in gewohnter Art und Weise.