eDMP - Export

Aufruf

Um die erstellten eDMP-Dokumentationen zur Datenannahmestelle zu übermitteln, müssen diese überprüft und zusammengestellt werden. Der Aufruf erfolgt vom Patienten aus via Alt+F6 oder über das Pulldownmenü DMP/ eDMP/ Export.

Das eDMP-Exportformular entspricht fast dem bereits bekannten DMP-Export.

Hier finden Sie Einstellungsmöglichkeiten für den Zeitraum, den eDMP-Typ oder die Versandart:

Zeitraum

Der Zeitraum wird (vom letzten Export ausgehend) eingetragen. Um den Export für einen abweichenden Zeitbereich durchzuführen, klicken Sie in die Datumsfelder und geben den gewünschten Zeitbereich ein

DMP

Im Bereich DMP wählen Sie die Art der zu exportierenden DMP-Bögen aus.

Typ

Hier entscheiden Sie welche Bögen zum Export herangezogen werden:

• Alle noch nicht exportierten Bögen

• Alle bereits einmal exportierten Bögen

• Alle markierten Bögen

• Alle Bögen

Versand per E-Mail

Setzen Sie das Kreuz bei Versand per E-Mail, wenn Sie Ihre Daten per E-Mail versenden möchten. Im dahinterliegenden Feld können Sie das Speicherziel eintragen.

Nach Durchführung des eDMP-Exports wird eine E-Mail erstellt und die eDMP- Exportdatei aus dem angegebenen Speicherziel an die E-Mail gehängt.

Versand per Diskette

Wünschen Sie die Versendung der Exportdatei per Diskette, setzen Sie das Kreuz entsprechend im Feld Versand per Diskette. Das Speicherziel wird im dahinterliegendem Feld angegeben.

Export auf USB-Stick

Als eDMP-Exportpfad ist es möglich, direkt den USB-Stick als Medium auszuwählen. Hierzu ist es erforderlich, den USB-Stick eingesteckt zu haben. Setzen Sie das Kreuz bei Versand per E-Mail. Im dahinter liegenden Feld können Sie das Speicherziel eintragen. Rufen Sie die Auswahl via Mausklick auf den grünen Pfeil auf. Bei eingestecktem USB-Stick wird Ihnen das Laufwerk vom USB-Stick angeboten. Nach Übernahme des Speicherzieles entfernen Sie das Kreuz bei Versand per Email wieder und starten wie gewohnt den eDMP-Export durch Anklicken des Buttons Start -> F5.

Aufruf des letzten Exportes

Im Formular DMP Export für den eDMP Export wurde der Button Aufruf des letzten Exportes hinzugefügt.

Wurde eine Neuinstallation von CGM TURBOMED durchgeführt oder an dieser Station wurde noch kein eDMP Export vorgenommen, so ist der Button Aufruf des letzten Exportes nicht aktiv.

Erst nach einem erfolgreichen Export incl. Verschlüsselung können Sie mit Hilfe des Buttons Aufruf des letzten Exportes den Pfad des letzten Exportverzeichnisses in die Zwischenablage übernehmen.

Wird der Button Aufruf des letzten Exportes angewählt, erscheint eine Hinweismeldung:

In den vorhandenen Unterordnern stehen Ihnen die verschlüsselten Exportdateien für die Verwendung in einer KV-Portalseite zur Verfügung.

Funktionen innerhalb der Tabelle

Per Mausklick in die Felder Pat.Nr. und Name wird der aktuelle Patient geöffnet. Um die eDMP-Dokumentation des Patienten zu öffnen, klicken Sie auf den Eintrag in der Spalte Bogen. Ein Klick in die Spalte Status öffnet das jeweilige Prüfprotokoll.

Über den Button Ausgabe (Alt+U) haben Sie die Möglichkeit, die Liste auszudrucken oder als Tabelle in den Programmen Word oder Excel auszugeben.

Transportbegleitzettel

Ein Transportbegleitzettel beim eDMP-Export ist Pflicht! Das Kreuz im entsprechenden Feld: Transportbegleitzettel erstellen ist als "Default" gesetzt. Für den Datenträgeraustausch werden Transportbegleitzettel in Anlehnung an die ehemalige DIN 31632 verwendet.

Der Transportbegleitzettel muss die folgenden Mindestinhalte umfassen:

• Überschrift: Transportbegleitzettel

• Datenübermittlungsverfahren: Elektronische DMP-Dokumentation oder Elektronische Dokumentation ”"DOKUMENTATION"

• Absender ((N)BSNR des Tätigkeitsortes, an dem die Datei erstellt wurde oder Krankenhaus-IK)

• Empfänger (Datenannahmestellen-IK oder KV-Nummer)

• Anzahl der versendeten Datenträger

• Inhalt der Datenlieferung (enthaltene Dateien - Auflistung der Dateinamen in Bezug zur Nummer des Datenträgers)

• Eventuell besondere Hinweise in Bezug zum verwendeten Datenträger (bspw. eine CD-ROM mit 700MB Datenkapazität)

• Erstellungsdatum der Datenträger

• Unterschriftsdatum, Unterschrift des Absenders

Einheitliche Verwendung und Beschriftung von Datenträgern

Zwischen den Spitzenverbänden der Krankenkassen und der KBV ist zur Übermittlung von Datenträgern im Rahmen des elektronischen Datenaustauschs von eDMP-Daten zwischen Arztpraxis bzw. Krankenhaus und Datenannahmestelle ein einheitliches Verfahren vereinbart worden. Dieses Verfahren enthält Vorgaben zur Verwendung und Beschriftung der Datenträger sowie zur Erstellung eines Transportbegleitzettels (siehe oben). Die einheitliche Beschriftung der Datenträger dient der leichteren und einheitlichen Archivierung der Datenträger und somit auch der besseren Wiederauffindbarkeit.

Die verwendeten Medien sind mit Aufklebern zu versehen bzw. direkt zu beschriften. Die entsprechenden Beschriftungen müssen folgende Angaben enthalten:

• Absender ((N)BSNR des Tätigkeitsortes, an dem die Datei erstellt wurde oder Kran-kenhaus-IK)

• Empfänger (Datenannahmestellen-IK oder KV-Nummer)

• Laufende Nummer

• Erstellungsdatum

Einsatz der SDDA-Stammdatei

Es muss die Stammdatei der Datenannahmestellen eingesetzt werden. Diese Datei wurde der KBV von den Kassen zur Verfügung gestellt, somit sind die Kassen für den Inhalt verantwortlich. Durch die jetzt von CGM TURBOMED durchgeführte Ermittlung der korrekten Datenannahmestellen in Abhängigkeit der folgenden Parameter:

• KV-Bereich des dokumentierenden Arztes

• Art der Dokumentation (Diabetes, KHK, Brustkrebs etc.)

• Kostenträgergruppe der Krankenkasse des Patienten

• Gültigkeitszeitraum der Datenstelle

entfallen für Sie fast alle anderen manuellen Einstellungsmöglichkeiten für den eDMP-Export. Sie müssen nur noch auswählen, welchen eDMP-Typ Sie exportieren möchten.

Versandliste:

Bei der elektronischen Versendung der eDMP-Exportdateien per Diskette, Email o. ä. muss immer eine Versandliste mit zur Datenannahmestelle geschickt werden. Diese Liste dient der Vereinfachung der Datenübermittlung an die Datenannahmestellen und wurde zwischen den Spitzenverbänden der Krankenkassen und dem Bundesversicherungsamt als Verfahren bestimmt, welches die zukünftig existierende digitale Signatur übergangsweise ersetzt. Diese Liste wird von CGM TURBOMED direkt nach dem eDMP-Export auf dem Bildschirm angezeigt und ist von hier sofort auszudrucken.

Fehlerbehebung: Datenannahmestelle konnte nicht ermittelt werden

Tritt der Fall auf, dass eine eDMP-Dokumentation keiner Datenannahmestelle zugeordnet werden kann, oder es werden für eine eDMP-Dokumentation gar mehrere Datenannahmestellen ermittelt, so werden diese Fälle am Ende des Exports in einer Liste ausgegeben.

Sie haben dann die Möglichkeit zu prüfen, warum hier keine Datenannahmestelle ermittelt werden konnte. Hier ist meistens ein Kontakt zur eigentlichen Datenannahmestelle unumgänglich, da sehr wahrscheinlich eine Unzulänglichkeit in der SDDA-Datei der Grund für den Fehler sein wird. Es kann z.B. sein, dass der DMP-Typ nicht in der SDDA-Datei vorhanden war. Diesen Mangel könnten Sie dann sehr einfach beheben, indem Sie die entsprechende Datenannahmestelle in der Eigenen Liste mit F7 bearbeiten und den fehlenden eDMP-Typ hier einfügen und wie gewohnt speichern.

Archivierung der eDMP-Exportdateien

Laut Anforderungskatalog zum eDMP (P1-93 Archivieren von Dokumentationsdaten) sind Praxisverwaltungssysteme (PVS) dazu verpflichtet die Möglichkeit einer Dokumentationsdatenarchivierung zur Verfügung zu stellen.

Auszug aus dem Anforderungskatalog:

Das System muss die Möglichkeit bieten die Dokumentationsdaten gemäß der Schnittstellenbeschreibung [2] nach dem Versand zu einer Datenannahmestelle zu archivieren. Diese Archivierung muss bis zu sieben Jahren aufbewahrt werden.

Die bisherigen papierbasierten DMP-Dokumentationen mussten ebenfalls für eine vorgegebene Zeitspanne archiviert werden. Da diese Archivierungspflicht auch weiterhin nach der Einführung der Verpflichtung zur elektronischen Dokumentation besteht, muss das PVS eine entsprechende Möglichkeit bieten, dass die Dokumentationen reproduzierbar archiviert werden können. Aus diesem Grund wurde die genannte Pflichtfunktion eingeführt.

Die Pflichtfunktion bezieht sich vorrangig auf die XML-Daten der eigentlichen DMP-Dokumentation und nicht auf die begleitenden Dokumente.

CGM TURBOMED legt nach erfolgreichem eDMP-Export die Dateien (verschlüsselt, unverschlüsselt mit entsprechender Begleitdokumentation) in entsprechende Verzeichnisse unter CGM TURBOMED\Dokumente\DMP ab.

Hinweismeldung bei Nichtvorhandensein der Kostenträgergruppe

Beim Erstellen der eDMP Dokumentationen erscheint eine Hinweismeldung, wenn die Kostenträgergruppe nicht in der Datenannahmestelle hinterlegt ist.

Die in den Datenannahmestellen hinterlegten Kostenträgergruppen werden über eine KBV Stammlieferung an CGM TURBOMED übermittelt. CGM TURBOMED liest die entsprechenden Kostenträgergruppen aus und trägt diese in die Eigenen Listen/ DMP-Datenannahmestellen ein.

Die KBV räumt allerdings ein, dass sich auch im laufenden Quartal Änderungen an den Datenannahmestellen ergeben können, weswegen die grundsätzliche Möglichkeit existiert, eigene Datenannahmestellen erstellen zu dürfen.

Die Datenannahmestelle Nordrhein sagt jedoch deutlich, dass Exporte für nur folgende Kostenträger akzeptiert werden:

Wird ein eDMP Bogen erstellt, wird geprüft, ob die Kasse, der eDMP-Typ und der KV-Bereich vom jeweiligen Behandlungsfall zu den in der Datenannahmestelle hinterlegten Kostenträgergruppen passt. Die Prüfung berücksichtigt ausschließlich Datenannahmestellen aus Ihrem KV Bereich.

Ist eines der genannten Kriterien nicht vorhanden, erscheint die folgende Hinweismeldung:

Es handelt sich hierbei um eine Hinweismeldung. Dennoch können eDMP Dokumentationen erstellt werden. Dies muss seitens der KBV gewährleistet werden, da es zu Änderungen in den Datenannahmestellen im laufenden Quartal kommen kann.