Textverarbeitung - Schnellbriefvorlage erstellen und bearbeiten

Eine Schnellbriefvorlage bearbeitenEine Schnellbriefvorlage bearbeiten

Laden Sie eine Schnellbriefvorlage in Word. Dazu klicken Sie auf Datei und dann Öffnen oder drücken Strg+O.

Navigieren Sie in der Dateiauswahl in Ihr CGM TURBOMED-Installationsverzeichnis (Standard: "C:\CGM TURBOMED") und öffnen Sie dort das Unterverzeichnis "Vorlagen". Wählen Sie nun im Feld "Dateityp" (steht unter dem vorgeschlagenen Dateinamen) Dokumentvorlage (*dot) aus.

Nun werden Ihnen die vorhandenen Vorlagen, die im DOT-Format gespeichert sind, angezeigt. Wählen Sie die zu editierende Vorlage aus.

Das Editieren der Vorlage geschieht über den Entwurfsmodus und die Platzhalterliste.

Speichern Sie die Vorlage ab, indem Sie auf Datei und Speichern unter... klicken. Geben Sie einen anderen Namen als den der bereits vorhandenen Vorlage an, damit Sie diese noch immer behalten. Falls Sie außerdem das Original überschreiben würden, würde die Vorlage beim nächsten Update wieder durch das Original ersetzt werden. Stellen Sie sicher, dass beim Speichern unter "Dateityp" (steht unter dem vorgeschlagenen Dateinamen) das DOT-Format eingestellt ist.

Eine neue Schnellbriefvorlage erstellen

Erstellen Sie ein neues Dokument (über die Menüpunkte Datei und Neu oder die Tastenkombination Strg+N). Zu Beginn sollten Sie einen Briefkopf setzen, der standardmäßige Platzhalter dafür ist $BK$.

Die restliche Vorlage erstellen Sie ebenfalls per Entwurfsmodus und Platzhalterliste.

Speichern Sie im CGM TURBOMED-Installationsverzeichnis im Unterverzeichnis "Vorlagen" als DOT-Datei ab.

Liegen bei diesem Patienten keine Befunde vor, bzw. Sie übernehmen keine in der Karteikarte vorhandenen Befunde, wird die Überschrift mit dem Namen "Befunde:" aus dem Dokument entfernt.

Briefkopf bearbeiten

Den von uns vorgefertigten Briefkopf finden Sie über die Menüpunkte Datei und Öffnen (Tastenkombination Strg+O) im Verzeichnis [$:\CGM TURBOMED\Vorlagen\Format] als "BK.rtf".

Wenn Sie einen anderen Briefkopf wünschen, können Sie sich ihn selbst erstellen.

Öffnen Sie die BK.rtf und verändern Sie diese ganz nach Ihren Wünschen.

Speichern Sie den geänderten als BK2.rtf im o.g. Verzeichnis. Dazu die Funktion Speichern unter... im Datei-Menü verwenden, da sonst der Original-Briefkopf gelöscht wird und dieser Briefkopf beim nächsten Update wieder durch das Original ersetzt werden würde und dann verloren ginge.

Verändern Sie beim Speichern den Dateityp unter den "Dateityp" (steht unter dem vorgeschlagenen Dateinamen) auf Rich Text Format (*.rtf), sonst würde die Datei unter BK2.rtf.doc gespeichert.

Der in der Platzhalterliste nicht aufgeführte Eintrag $BK$ steht zuoberst in den meisten von uns gelieferten Schnellbriefen und holt sich den Arztbriefkopf, der in [$:\CGM TURBOMED\Vorlagen\] Format als BK.rtf oder BK2.rtf abgelegt ist. Bei Vorhandensein von BK.rtf und BK2.rtf wird immer BK2.rtf gezogen. BK ist der von uns gelieferte, BK2 ein von Ihnen geänderter Kopf. Letzterer wird von einem Update nicht überschrieben.

Gemeinschaftspraxen

Situation:

• Es gibt mehrere Ärzte, die jede /r einen eigenen Briefkopf nutzen wollen (in diesem Beispiel Arzt 1 und Arzt 2).

Lösung:

• Von allen Schnellbriefvorlagen, welche genutzt werden sollen, muss eine Kopie erzeugt werden, welche unter einem anderen Namen als dem ursprünglichen gespeichert werden muss. Sie müssen sich also einigen, dass der eine Arzt die bereits vorhandene Vorlage (z.B. Allgemeine Briefvorlage mit Überweiserauswahl (mbk).dot) benutzt, der zweite Arzt dagegen diese mit einem geänderten Namen. Es gibt zwei Möglichkeiten der Änderung, entweder ändern Sie den Dateinamen komplett (z.B.: Müller BV mit Überweiser (mbk).dot) oder Sie setzen dem bereits bestehendem Namen einen Buchstaben oder eine Zahl voran (z.B. 1 Allgemeine Briefvorlage mit Überweiserauswahl (mbk).dot)

Das Prinzip dabei ist außerdem, dass alle Schnellbriefvorlagen eines Arztes auf einen bestimmten Briefkopf geändert werden, so dass dieser Arzt immer seinen Briefkopf erhält, während Arzt Nr. 2 seine Schnellbrief-Vorlagen so ändert, dass er den für sich angelegten Briefkopf bei Schnellbriefen verwendet.  Daher muss in allen Schnellbriefvorlagen der Platzhalter (ganz oben), welcher zurzeit entweder $BK$ oder $BK2$ heißt, in $BK3$ für den einen Arzt oder in $BK4$ für den zweiten geändert werden.

Erstellen Sie als erstes die beiden Briefköpfe für Arzt 1 und 2. Gehen Sie dazu bitte wie oben unter "Briefkopf bearbeiten" beschrieben vor.

Um die Schnellbriefvorlage für Arzt 1 anzupassen, brauchen Sie lediglich, wie oben beschrieben, die jeweilige Vorlage zu Öffnen, dann entweder (wenn der Original-Briefkopf beibehalten werden soll) $BK$ in $BK3$ zu ändern, und dann zu speichern. Es empfiehlt sich allerdings, auch die Vorlage für ersten Arzt nicht im Original, sondern als weitere Datei abzuspeichern, damit das Original beim nächsten Update nicht überschrieben wird. Verwenden Sie also die Funktion Speichern unter im Datei-Menü.

Bis jetzt haben Sie jedoch lediglich den Schnellbrief für den ersten Arzt erzeugt.

Öffnen Sie das Dokument erneut (es sei denn, es ist noch geöffnet), tragen Sie $BK4$ für den zweiten Arzt ein und gehen wieder über Datei/ Speichern unter. Jetzt geben Sie als Dateinamen den Namen ein, unter dem der zweite Arzt diese Vorlage finden möchte.

Achten Sie beim Speichern der Schnellbriefvorlagen immer darauf, dass die Vorlagen auch als Dokumentvorlage (*.dot) gespeichert werden.

Führen Sie diese Prozedur des Änderns und Als-neue-Datei-Speicherns der Briefkopf-Platzhalter in allen Vorlagen für jeweils beide Ärzte aus.