HKS - Hautkrebs-Screening in CGM TURBOMED
Seit dem 1. Quartal 2009 müssen die Dokumentationen in einem vorgegebenen Format erfasst und elektronisch an die KVen übermittelt werden (Ziffer 01745/01745M und 01746/01746M). -> Dokumentation Hautkrebs-Screening (eHKS). Die Dokumentation der Untersuchungsergebnisse steht Ihnen in CGM TURBOMED zur Verfügung. Es muss schon bei der Datenerfassung differenziert werden, ob der Dermatologe oder der Nicht-Dermatologe diese Daten erfasst. Es gibt unterschiedliche Dateninhalte, die dann übermittelt werden müssen.
Die Dokumentationen werden über das Patientenmenü/ Fachärzte/ Dermatologie/ Dokumentation Hautkrebs-Screening aufgerufen. Anhand der LANR des Behandlers wird die Fachrichtung erkannt und das entsprechend korrekte Formular aufgerufen.
Beim Ausfüllen des Formulars werden die Plausibilitäten geprüft. Es erscheint ein Hinweis, wenn die Daten nicht ordnungsgemäß ausgefüllt wurden. Liegen Ihnen die Befunde noch nicht komplett vor, bestätigen Sie den Hinweis. Der Bogen wird nun unvollständig gespeichert und kann nachträglich ergänzt werden.
Es ist möglich, eine neue Dokumentation über den Button Neue Dokumentation anzulegen. Damit wird die vorherige Dokumentation nach rechts geschoben und die linke Seite wird für eine Neuanlage geleert. Der Fokus liegt nun auf der neu anzulegenden Dokumentation. Es kann umgehend mit der Eingabe begonnen werden. Mit den Pfeilen Neue Dokumentation und Ältere Dokumentationen können Sie zwischen den Dokumentationen blättern und es können somit ältere Dokumentationen von Ihnen eingesehen werden.
Dermatologischer Befundbogen
Dokumentation Allgemein
Zusätzlich steht Ihnen der Button Neue Doku zur Verfügung. Über diesen Button kann ebenfalls eine neue Dokumentation erstellt werden. Nach Betätigen steht der Fokus auf der neu zu füllenden Dokumentation. Es kann umgehend mit der Eingabe begonnen werden.
Über einfachen Mausklick werden die Felder mit einem J für Ja gefüllt. Über Doppelklick wird im Feld ein N für Nein gesetzt. Alternativ kann auch über rechten Mausklick das N und über linken Mausklick das J gesetzt werden.
Aufgrund der vorgeschriebenen Plausibilitäten der KBV müssen die Felder entsprechend mit J und N gefüllt werden. Die Plausibilitätsprüfung findet beim Speichervorgang statt.
Über Strg+E von der Dokumentation aus kann der Auswahlmodus nachträglich jederzeit geändert werden. Je nach Einstellung wird dann immer die Dokumentation "Allgemein" oder "Dermatologie" geöffnet.
Mit dem Update 2/2009 von der Kassenärztlichen Bundesvereinigung wurden folgende wichtige Informationen bekannt gegeben:
HINWEIS:
zum Hautkrebsscreening (eHKS)
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Für die Abrechnungsfähigkeit der Früherkennungsmaßnahme ist die vollständige Dokumentation Vorraussetzung.
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Der unter 1. genannte Sachverhalt darf aber nicht dazu führen, dass die entsprechende Leistung nicht abgerechnet werden kann. In diesem Zusammenhang greift die Pflichtfunktion P6-830 des KVDT- Anforderungskataloges.
P6-830 Speicherung entgegen den Prüfbedingungen/Regeln
Die Speicherung von Leistungen in die ADT-Abrechnungsdatei muss auch entgegen den Bedingungen und Regeln der EBM-Stammdatei möglich sein.
Es kann durchaus der Fall sein, dass der Anwender die vollständige Dokumentation an die KV im Nachgang übermittelt.
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Der konkrete Umgang mit der Abrechnung dieser Leistungen kann je nach KV unterschiedlich geregelt sein. So kann eine Nachzüglerfallregelung existieren oder aber auch die Anforderung die Dokumentation an sich nachzureichen oder gar erst im Rahmen der folgenden Quartalsabrechnung an die KV zu übersenden.
In CGM TURBOMED werden diese Anforderungen berücksichtigt. Das Erstellen von unvollständigen eHKS-Dokumentationen ist möglich. Es wird intern eine Markierung gesetzt, ob eine Dokumentation unvollständig oder vollständig ist. Diese Markierung ist nicht sichtbar und im Nachhinein nicht mehr editierbar. Das bedeutet, dass eine einmal erstellte eHKS-Dokumentation nicht aus der Karteikarte gelöscht werden darf. Aus diesem Grund wurde das Löschen der eHKS-Dokumentation an das neue Benutzerrecht Kartei-Formulareintrag löschen gekoppelt. Hat ein CGM TURBOMED-Benutzer also dieses Recht, so kann die Karteikartenzeile mit der eHKS-Dokumentation gelöscht werden. Der Auslieferungszustand dieses neuen Benutzerrechtes ist nicht erlaubt. Wir empfehlen diese Einstellung so zu belassen, damit hier keine Probleme entstehen.
Die Speicherabfrage bei diesem Formular enthält Angaben über evtl. nicht korrekt ausgefüllte Felder und wurde um den wichtigen Hinweis betreffend des Löschens ergänzt, siehe Screenshot:
Ziffernvorschläge einstellen
Nach erfolgter eHKS-Dokumentations-Erstellung können Sie sich die gewünschten abrechenbaren Ziffern vorschlagen lassen. Wünschen Sie diese Möglichkeit, rufen Sie aus der eHKS-Dokumentation heraus die Zusatzeinstellungen über Strg-E auf:
Hier tragen Sie in die Zeile Kassenfall (EBM) die Ziffern ein, die Ihnen nach der Erstellung einer eHKS-Dokumentation zur Übernahme in die Abrechnung angeboten werden sollen. Anschließend speichern Sie die Zusatzeinstellungen über den Button OK ab.
Nach der Erstellung einer eHKS-Dokumentation werden Ihnen nun die Ziffern zur Übernahme angeboten.
Abrechnung und eHKS-Dokumentationen:
Die eHKS-Dokumentationen dürfen nach Vorgaben der Kassenärztlichen Bundesvereinigung nur vollständig abgerechnet werden. Die Abrechungsziffern für die eHKS-Dokumentationen (z.B. 01745, 01745M, 01746 oder 01746M) haben eine Abrechnungsbedingung hinterlegt. Aufgrund dieser Bedingung und der Markierung 'vollständig' oder 'unvollständig' wird jetzt bei der Durchführung der Abrechnung eine Überprüfung durchgeführt. Die Fehlerhinweise werden ausgegeben, wenn Sie in den Abrechnungseinstellungen alle Hinweise oder das Feld ignorierte Behandlungsfälle aktiviert haben.
Sollte das Vorgehen in Ihrem KV-Bereich hier anders sein, so können Sie die Einstellung der Übertragung der eHKS-Behandlungsfälle hier ändern:
Grundeinstellungen/ KV-Abrechnung/ unvollständig dokumentierte eHKS-Fälle abrechnen.
Ist die Dokumentation unvollständig und soll laut Grundeinstellungen nicht mit übertragen werden und es liegen Fehler bei dieser Pat.-Abrechnung vor, dann werden die Fehler und der Hinweis auf die unvollständigen Dokumentationen im Prüflauf ausgegeben. Sind die Fehler behoben bzw. keine vorhanden wird nachgesehen, ob die Ziffer für die Dokumentation eingegeben ist. Ist das der Fall, wird diese unvollständige Dokumentation in ignorierte Fälle und alle Hinweise angegeben. Gibt es diese Ziffer nicht, handelt es sich um keinen eHKS-Fall und wird ganz normal in die Abrechnung übertragen und ignoriert die unvollständige Dokumentation.
Sie erhalten nach komplett durchgeführter Abrechnung folgende Meldung:
Wird hier versehentlich oder auch als Probe-Export Ja gewählt, die Dokumentationen sollen aber erst später exportiert werden, können Sie den Export jederzeit nach der KV-Abrechnung oder manuell über das Patientenmenü Fachärzte/ Dermatologie/ Berichte-Hautkrebsscreening (Export eHKS) erneut starten. Beachten Sie, dass für eine vollständige Übermittlung aller Dokumentationen die Auswahl hier auf alle Dokumentationen geändert werden muss.
Upload in Portal der KV:
Damit Sie Ihre eHKS-Abrechnung direkt als Upload in ein Portal der KV übergeben können, wurde im Berichte-Fenster eine Checkbox Upload im Portal der KV geschaffen.
Wird diese von Ihnen markiert und anschl. der Export über Starten->F5 ausgeführt,erhalten Sie nach dem Durchlaufen der Datenbank die folgende Hinweismeldung:
Auch zu einem späteren Zeitpunkt können Sie durch das Aktivieren der Checkbox und einen Klick auf den Button Letzter Export die verschlüsselte Exportdatei in die Zwischenablage übernehmen. Sie erhalten ebenfalls die obige Hinweismeldung.
Nach Betätigen des Buttons OK wird ebenfalls der Button Speicherort aktiv. Über diesen gelangen Sie direkt in den Ordner mit den hinterlegten eHKS-Dokumenten.
Die Abrechnungsdatei und die eHKS-Exportdaten dürfen nicht auf einem Datenträger bei der KV eingereicht werden. CGM TURBOMED überprüft, ob sich auf dem gewählten Datenträger eine Abrechnungsdatei befindet. Ist dies der Fall erscheint folgende Hinweismeldung:
Die Formulare stehen zukünftig auch innerhalb der Komplexsteuerung/ Formulare/ Dermatologie zur Verfügung und damit ebenfalls für die Behandlungspfade.
Tipp!
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Legen Sie sich einen Komplex mit der Dokumentation und den Ziffern an, dann vergessen Sie die Dokumentation nicht!
Mit Strg+N legen Sie einen neuen Komplex an. Um das Formular in die Komplexsteuerung zu übernehmen, betätigen Sie den Button Formulare. Nach Auswahl des Buttons erscheint folgende Auswahl:
Wählen Sie hier den Menüpunkt Dermatologie. Es öffnet sich eine weitere Auswahl, in der Sie das Formular Hautkrebsscreening (eHKS) auswählen können.
Um die Ziffern in den Komplex zu übernehmen, wählen Sie im Anschluss den Button Neue Aktion und wählen in der Auswahl den Punkt Leistungsziffern. Es öffnet sich die Eigene Liste der Ziffernketten-Makros. Betätigen Sie hier erneut Strg+N, um eine neue Ziffernkette mit den Ziffern 01745/01745M und 01746/01746M anzulegen. Durch den grünen Pfeil hinter EBM springen Sie in die Eigene Liste des EBM und können dort die Ziffern auswählen. Speichern Sie Ihre Eingabe mit dem Button OK und wählen den neu erstellten Eintrag aus. Schließen Sie, nachdem Sie den Kurznamen und die Beschreibung des Komplexes hinterlegt haben, die Eingabe des Komplexes mit dem Button Speichern ab. Ab sofort steht Ihnen der Komplex zur Verfügung.
Abrechnung der Ziffer 01745 bei unter 35-Jährigen
Fälle der unter 35-Jährigen mit abgerechneter Ziffer 01745 werden in der Abrechnung berücksichtigt, wenn unter Startmenü/ Sonstiges/ Grundeinstellungen/ KV-Abrechnung der Schalter Unvollständig dokumentierte eHKS-Fälle übertragen, wie im Bild dargestellt, auf ja gesetzt wurde. Die Hautkrebsscreening-Fälle der Patienten unter 35 Jahren wird auch dann übertragen, wenn dieser Schalter auf nein steht.
Nun gibt es ”Grenzfälle”: Der Patient kommt im laufenden Quartal zum Screening und ist noch 34 Jahre alt, wird aber im Quartal noch 35 Jahre alt. In diesem Fall wird aktuell auch eine Dokumentation gefordert. Leider kann das aktuelle KBV-Prüfmodul diese Altersprüfung noch nicht umsetzen. Ein solcher Bogen wird als fehlerhaft abgelehnt. Bitte rechnen Sie Ihre Ziffer wie gewohnt ab und lassen auch den Bogen beim Patienten bestehen. Exportieren Sie nur die restlichen fehlerfreien Dokumentationen.
Es wird voraussichtlich in einem der nächsten Updates ein von der Kassenärztlichen Bundesvereinigung geändertes Prüfmodul geben, welches diese aktuell als fehlerhaft abgewiesenen Bögen korrekt prüft. Wir werden Sie in der entsprechenden Version der ”Das ist neu” hierüber informieren. Ist dieses Prüfmodul dann integriert, kann der Export für dieses Quartal erneut gestartet werden und es werden dann alle jetzt fehlerhaften Fälle (auf Grund der Altersprüfung) nachträglich an Ihre KV exportiert.
Aufruf der fehlenden eHKS-Dokumentation über Korrektur-Button
Im Fehlerprotokoll nach der Abrechnung der Ziffer 01745/01745M bzw. 01746/01746M in der Karteikarte oder Abrechnung bei nicht vorgenommener Dokumentation steht Ihnen ein Korrektur-Button zur Verfügung. Sie können direkt aus dem Fehlerprotokoll in die noch vorzunehmende Dokumentationsmaske springen.
Durch einen Mausklick auf den Korrektur-Button öffnet sich die Dokumentationsmaske, in der Sie Ihre Angaben zur Vervollständigung der Abrechnung vornehmen können.
eHKS-Dokumentation in Berufsausübungsgemeinschaften mit unterschiedlicher Fachrichtung
In einer Berufsausübungsgemeinschaft praktizierender Allgemeinmediziner und Dermatologen, können nun bei gleichen Patienten die jeweiligen eHKS-Dokumentationen hinterlegt und exportiert werden.
Ignorierte eHKS-Fälle im Prüflaufprotokoll ausgeben
Die ignorierten eHKS-Fälle (eHKS = elektronisches Hautkrebsscreening) werden im Protokoll der echten Fehler aufgelistet.
Wenn Ihre KV auf eine Lieferung der eHKS-Fälle nur bei Vorliegen einer vollständigen Dokumentation besteht (erfragen Sie dieses im Zweifelsfall direkt bei Ihrer KV), kontrollieren Sie im Startmenü unter Sonstiges/ Grundeinstellungen/ KV-Abrechnung den Schalter Unvollständig dokumentierte eHKS-Fälle übertragen:
Dieser Grundeinstellungsschalter sollte, wie hier dargestellt, auf nein stehen. Mit dieser Einstellung können Sie dann im Prüflauf zur KV-Abrechnung mit der Einstellung nur echte Fehler die noch unvollständigen Fälle finden und ggf. vervollständigen.
Die Hinweis- bzw. Fehlermeldung, die auf eine fehlende Dokumentation hinweist, wird entsprechend der Einstellung in den Grundeinstellungen/ KV-Abrechnung/ Unvollständig dokumentierte eHKS-Fälle übertragen farbig dargestellt. Steht der Schalter auf Ja und es wird eine eHKS-Ziffer in die Abrechnung eingetragen, ohne dass eine Dokumentation in der Karteikarte vorliegt, wird die Meldung als Hinweis in gelb angezeigt:
In diesem Fall geht die Ziffer in die Abrechnung mit ein. Eine Dokumentation ist nicht zwingend erforderlich.
Wählen Sie in den Grundeinstellungen unter KV-Abrechnung/ Unvollständig dokumentierte eHKS-Fälle übertragen die Einstellung Nein, erscheint die Fehlermeldung in rot:
In diesem Fall ist eine Dokumentation für die Abrechnung der eHKS-Ziffer zwingend erforderlich, damit die Ziffer in die Abrechnung eingeht. Über den Korrektur-Button haben Sie die Möglichkeit, die Dokumentation direkt aufzurufen, um sie zu vervollständigen.
Plausibilitätsprüfung innerhalb der Hautkrebs-Screening-Dokumentation
Schnell mal kontrollieren, ob die gemachten Eingaben komplett und korrekt nach Vorgabe der KBV eingegeben wurden, dies ist mit dem Button Plausibilität innerhalb der Dokumentationserfassung zum Hautkrebs-Screening möglich.
Liegt ein Fehler vor, wird ein Fehlerprotokoll ausgeben. Dies könnte z. B. wie folgt aussehen:
Via Mausklick auf der Fehlermeldung springen Sie direkt in das zu korrigierende Feld innerhalb der Dokumentation. Nutzen Sie diese komfortable Überprüfung, damit keine Ihrer erstellten Dokumentationen bei einem späteren Export auf Grund von Fehlern ignoriert wird.
HINWEIS:
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Wenn Sie über ignorierte Dokumentationen innerhalb des Exportes verfügen, können Sie nach erfolgtem Export über den Button Ausgabe eine Liste der ignorierten Dokumentationen aufrufen.
Rufen Sie die Dokumentationen der aufgeführten Patienten auf und betätigen Sie den Button Plausibilität, um die Fehler schnell korrigieren zu können.
Sonderverträge eHKS-Dokumentation bei unter 35-jährigen Patienten
Die Hautkrebs-Screening Untersuchung darf in der Regel zu Lasten der gesetzlichen Krankenversicherung (GKV) nur bei Patienten über 35 Jahren durchgeführt werden.
Bei einigen Krankenkassen wurden nun Sonderverträge ausgehandelt, die besagen, dass auch deren Versicherte, die unter 35 Jahre sind, eine Hautkrebs-Screening-Untersuchung zu Lasten der Krankenkasse in Anspruch nehmen dürfen. Leider liegt CGM TURBOMED eine Liste der Krankenkassen, die über diese Sonderverträge verfügen, nicht vor, so dass Sie bisher in der Krankenkassenbearbeitungsmaske diesen Sondervertrag hinterlegen mussten.
Dieses Vorgehen wurde dahingehend geändert, dass nun folgende Abfrage beim Aufruf eines Patienten unter 35 erscheint, wenn in der Krankenkasse der Sondervertrag noch nicht hinterlegt wurde.
Liegt für diese Krankenkasse ein Sondervertrag vor, bestätigen Sie diese Abfrage mit dem Button Ja. CGM TURBOMED hinterlegt nun automatisch den Sondervertrag in der Krankenkasse, so dass Sie nicht selber in die Kassenbearbeitungsmaske springen müssen, um diesen zu hinterlegen.
Rechnen Sie nun bei einem unter 35-jährigen Patienten dieser Kasse die eHKS-Ziffer ab und verlassen dessen Karteikarte bzw. Abrechnung, werden Sie darauf hingewiesen, dass die entsprechende Dokumentation fehlt.
Ist diese Dokumentation vorhanden, wird diese beim nächsten Export mit in die eHKS-Datei übernommen.
Anlegen einer eHKS-Dokumentation auch für Privatpatienten möglich
Die eHKS-Dokumentation kann auch für Privatpatienten genutzt werden. Rufen Sie die Dokumentation Hautkrebs-Screening über Fachärzte/ Dermatologie auf, erscheint folgender Hinweis:
Die Dokumente können, wie auch bei den Kassenpatienten, ausgefüllt und in der Karteikarte gespeichert werden. Sie stehen somit jederzeit zur Verfügung. Die Plausibilitätsprüfung und auch der Export werden für Privatpatienten korrekterweise nicht ausgeführt, da die Hautkrebs-Screening-Bögen lediglich für interne Dokumentationszwecke genutzt und nicht an die KV geschickt werden.