ePA: Metadaten erfassen
Metadaten sind Informationen, die zusätzlich zu einem Dokument in die elektronische Patientenakte eingestellt werden. Dies sind z. B. Informationen wie Titel, Autor, Dokumententyp und Erstellungsanlass des Dokuments, die das gezielte Suchen und Filtern der Dokumente innerhalb einer ePA ermöglichen.
Hinweis: Da die Anzahl der in der elektronischen Patientenakte gespeicherten Dokumente mit der Zeit stetig zunehmen wird, ist die gewissenhafte Pflege der Metadaten eine wichtige Voraussetzung für die effiziente Nutzung der ePA.
Ihre Erfassung erfolgt in CGM MEDISTAR über den Metadatendialog, der vor dem Hochladen von Dokumenten in die elektronische Patientenakte automatisch geöffnet wird:
Der Dialog Metadatenerfassung beinhaltet die folgenden Bereiche:
Dokumente
Auf der linken Seite des Metadatendialogs befindet sich eine Liste der Dokumente, die zuvor für das Einstellen in die elektronische Patientenakte ausgewählt wurden. Dokumente werden zunächst mit einem Standardnamen (z. B. dem Dateinamen oder „eArztbrief“ bei eArztbriefen) dargestellt. Wurde in den Dokumentenmetadaten ein Titel vergeben, wird dieser für die Darstellung innerhalb der Liste verwendet.
Ein Sternchen * vor dem Listeneintrag eines Dokuments weist darauf hin, dass das Dokument in das PDF/A-Format konvertiert wurde.
Diese Konvertierung wird durchgeführt, weil eigene PDF-Dokumente aufgrund von BSI-Vorgaben ausschließlich im PDF/A ist eine Variante des PDF-Formats für die Langzeitarchivierung digitaler Dokumente in die elektronische Patientenakte eingestellt werden dürfen. PDF-Dokumente, die diesem Format nicht entsprechen, werden automatisch von CGM MEDISTAR in das PDF/A-Format konvertiert.
Achtung: Bei der Umwandlung von Dokumenten in das PDF/A-Format kann es in Einzelfällen zu Änderungen in der Darstellung kommen (z. B. abweichende Schriftarten, verschobene Tabellen oder Grafiken). Bitte prüfen Sie das konvertierte Dokument daher auf Vollständigkeit und Lesbarkeit und gleichen Sie es bei Bedarf mit dem Original ab.
Mit den Schaltflächen [Hinzufügen] und [Entfernen] können Sie der Liste weitere Dokumente hinzufügen oder fälschlich hinzugefügte Dokumente entfernen.
Eine Vorschau des jeweils gewählten Dokuments sehen Sie unterhalb der Liste. Diese können Sie durch Anklicken vergrößern.
Achtung: Nutzen Sie vor dem Hochladen von Dokumenten in die ePA unbedingt die Vorschaufunktion, um sicherzustellen, dass die Daten dem richtigen Patienten zugeordnet sind.
Metadatenvorlagen anwenden
Dieser Bereich in der Mitte des Dialogs ist für zukünftige Metadatenvorlagen vorgesehen, die in einem späteren Update zur Verfügung gestellt werden. Diese Vorlagen werden es ermöglichen, maßgeschneiderte Metadaten für regelmäßig genutzte Dokumente zu verwalten und anzuwenden, was zu einer spürbaren Verringerung des Zeitaufwands für die Metadatenerfassung führen wird.
Übertragungsmetadaten
In diesem Bereich stehen die Metadaten, die für den gesamten Dokumentensatz definiert werden. Werden mehrere Dokumente in einem Dokumentensatz gesammelt am Ende eines Behandlungsfalls hochgeladen, kann hier zum Beispiel der Behandlungsanlass angegeben werden.
Detaillierte Beschreibung der veränderbaren Übertragungsmetadaten
| Kurzbezeichnung | Pflicht | Beschreibung | Vorbelegung |
|---|---|---|---|
| Titel | Nein | Titel des Dokumentensatzes | |
| Kommentar | Nein | Kommentar zum Dokumentensatz | |
| Einsteller | Ja | Person, die den Dokumentensatz einstellt | aktives Arztkürzel |
| Einstellungsanlass | Nein | Klinische Aktivität, die zum Einstellen des Dokumentensatz geführt hat | gemäß IEPA-Einstellung - Standardwert: Patientenkontakt |
Dokumentenmetadaten
Die hier angezeigten Dokumentenmetadaten gelten ausschließlich für das im Bereich Dokumente jeweils gewählte Dokument und beschreiben dessen spezifische Inhalte. Die Suche nach Dokumenten in der elektronischen Patientenakte nutzt bislang nur die hier eingegebenen Informationen.
Detaillierte Beschreibung der veränderbaren Dokumentenmetadaten
Genetische Untersuchungsergebnisse und stigmatisierende Inhalte
Sofern zustimmungspflichtige Inhalte in den Dokumenten enthalten sind, können Sie die Patienteneinwilligung mit der Checkbox Eine Einwilligung der versicherten Person liegt vor dokumentieren.
Die Einwilligung wird in den medizinischen Daten in einer %-Zeile mit dem Text „Zustimmung für das Hochladen sensibler Daten in die ePA wurde erteilt“ hinterlegt. Pro Tag wird nur eine Einwilligungszeile hinterlegt. Dies gilt auch, wenn mehrere Dokumente gleichzeitig oder nacheinander eingestellt werden.
Ein Klick auf „zustimmungspflichtige Inhalte“ öffnet den Infoartikel der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV) „„Alles nur eine Frage“: Wofür benötigen Praxen eine Einwilligung?“ vom 23.10.2025 aus der ePA-Serie: https://www.kbv.de/praxis/tools-und-...e-einwilligung.
Ein Klick auf „Einwilligung“ öffnet die auf der oben verlinkten KBV-Website hinterlegte Muster-Einwilligungserklärung zur Übermittlung von Ergebnissen genetischer Untersuchungen in die ePA. Sie können das Word-Dokument nach dem Ausdruck mit Ihrem Praxisstempel versehen, um anschließend die schriftliche Einwilligung des Patienten zum Einstellen von Ergebnissen genetischer Untersuchungen in die ePA einzuholen. Das unterschriebene Dokument können Sie anschließend über die reguläre Scanfunktion in MOVIESTAR archivieren.
Dokumentenprüfung vor dem Hochladen
Dieser Hinweis dient Ihrer Information und fordert Sie auf, Dokumente vor dem Einstellen in die elektronische Patientenakte zu überprüfen.
Die elektronische Patientenakte ermöglicht es Ihnen, Ihren Patienten Dokumente aus der Karteikarte, dem Dateisystem und zukünftig auch direkt aus MOVIESTAR beziehungsweise von Geräteanbindungen bereitzustellen. Anwendungs- oder Benutzungsfehler können zufolge haben, dass inkorrekte Dokumente in einer Patientenakte gespeichert und folglich in die ePA eingestellt werden.
| Quelle | Beispiel-Ursachen für Fehlspeicherung |
|---|---|
|
Geräteanbindung |
Bei Durchführung der Untersuchung war versehentlich die falsche Patientenakte geöffnet. Fehler in der Gerätesoftware könnten falsche Dokumente exportieren. |
|
MOVIESTAR |
Beim gleichzeitigen Einscannen vieler Dokumente befand sich eine Seite eines anderen Dokuments im Scan-Stapel. |
|
Dateisystem |
Es wurde versehentlich die falsche Datei ausgewählt. |
Um versehentliches Einstellen nicht dafür vorgesehener Dokumente zu vermeiden, sollten Sie daher vor jedem Hochladen in die ePA alle ausgewählten Dateien überprüfen. Verwenden Sie dazu die Vorschau im Metadatendialog. Durch Anklicken der Vorschau können Sie eine vergrößerte Ansicht öffnen.
[Hochladen]
Der Klick auf [Hochladen] startet den Hochladeprozess aller Dokumente, die sich unter Dokumente befinden. Vor dem Hochladen werden die Metadaten aller Dokumente auf Vollständigkeit überprüft.
Bei fehlenden Pflicht-Metadatenangaben wird der Hochladeprozess gestoppt und der Cursor auf das betroffene Feld gesetzt. Eine Validierungsmeldung im unteren linken Validierungsbereich weist auf die fehlende Angabe hin.
Falls die Validierungsmeldung aufgrund der Textlänge und Dialoggröße abgeschnitten ist, kann der Text angeklickt werden, um ein separates Fenster mit vollständigem Validierungstext zu öffnen.
Sollte während des Hochladens ein Dokument nicht eingestellt werden können, weil es zum Beispiel zu einem unerwarteten Fehler während der Übertragung kommt, wird der Hochladeprozess unterbrochen. Die zugehörige Fehlermeldung wird beim betroffenen Dokument im Validierungsbereich angezeigt. Dokumente, die bereits vollständig hochgeladen wurden, werden aus der Liste der Dokumente entfernt. Dies kann dann eintreten, wenn der Fehler zum Beispiel erst beim dritten von vier Dokumenten auftritt.
Dokumentation des Hochladens in CGM MEDISTAR
Sobald ein Dokument in die elektronische Patientenakte eingestellt wurde, wird dies in CGM MEDISTAR automatisch dokumentiert:
Medizinische Daten
In den medizinischen Daten des Patienten wird eine /-Zeile mit einem Verweis auf das Dokument abgelegt.
Diese beginnt mit dem Präfix „EPA:“ und der darauffolgenden internen Nachrichten-ID, gefolgt vom Schlagwort „EXPORT“ für hochgeladene Dokumente und dem Titel des Dokuments gemäß der Dokumenten-Metainformation „Titel“ (hier nur beispielhaft: „Eigene Datei“).
Ein Doppelklick auf die MD-Zeile öffnet eine Vorschau des hochgeladenen Dokuments. Das Löschen der MD-Zeile hat keinen Einfluss auf das Dokument innerhalb der elektronischen Patientenakte.