FAQ Kalender-Konfiguration

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This guide provides an overview of product features and related technologies. In addition, it contains recommendations on best practices, tutorials for getting started, and troubleshooting information for common situations.

Here are some interesting things about...

FAQ Kalender-Konfiguration

Frage	Antwort	Screenshot / Kommentar
Nach ein paar Monaten bekommt eine Praxis einen neuen Arzt. Wer ist für die zusätzliche Lizenz zuständig und wie ist der gesamte Prozess inkl. Sales?	Sales kümmert sich um die Einholung des neuen Angebots- OP erstellt einen Serviceauftrag für ein Upsell, der dann terminiert wird.
In den Praxiseinstellungen wird ein neuer ärztlicher Behandler angelegt. Ich füge ein Bild hinzu, aber dieses wird nicht gespeichert. Erst später in der Behandlerpräsentation für das Onlineprofil ist dieses möglich. Woran liegt das?	Das Bild muss doppelt zugewiesen werden. Einmal innerhalb der Praxis für den Login. Und noch einmal für das Behandlerpräsentation für das Online Profil (CLICKDOC Einstellungen). Aktualisieren und Cache leeren hilft meistens.
Braucht eine MFA, die als nichtärztlicher Behandler eine Spalte bekommt, eine eigene Lizenz?	Ärzte bekommen immer eine Lizenz. Die Frage ist noch nicht final geklärt, es kommt von Seiten Sales noch eine klare Anweisung.
Was bedeutet der “Abwesend” Raum?	Hier können Patienten abgelegt werden, die schon in der Praxis waren, aber zwischendurch nochmal einmal die Praxis verlassen haben oder ggf. auf dem Flur warten müssen. Patienten, die nicht erschienen sind, werden mit dem Status "nicht erschienen" versehen.
Lassen sich Praxis- und Behandlerprofil komplett in anderen Sprachen darstellen?	Bisher keine weiteren Sprachen möglich. Wird noch dauern.
Lassen sich bei Google My Business Sprachänderungen vornehmen, oder folgen diese den Browsereinstellungen?	GMB folgt den Spracheinstellungen des Browsers. Verlinkungen werden nicht übersetzt.
Was passiert bei einem kurzfristigen Internetausfall? Gibt es ein Backup? Kann die Praxis in dieser Zeit Termine vergeben?	Internet ist Voraussetzung. Mobilen Hotspot über das Smartphone nutzen. Diesen am besten im Vorfeld einrichten, damit man vorbereitet ist. Patienten können während dieser Zeit weiter Termine buchen und verwalten.
Ich habe in der Konfiguration einem Behandler einer falschen Terminart zugewiesen. Wie kann ich das ändern?	Bei “Dauer in Minuten” 0 eintragen und speichern.
Gehen Termine verloren, wenn ich eine Terminart ändere?	Nein, Termine werden nur entfernt, wenn ich (oder der Patient) sie aktiv lösche (=absage).
Wofür benutzen wir die Termingruppen?	Aktuell verwenden wir sie vor allem, um Symbole zuzuweisen. Alle Terminarten, die einer Termingruppe zugewiesen werden, tragen das Symbol der Gruppe, was auch im Kalender sichtbar ist.
Sind Kettentermine schon online buchbar?	Ja, Kettentermine können unter diesen Voraussetzungen online buchbar gemacht werden: max. 2 Schritte Distanz in Tagen Online buchbare Kettentermine besitzen exklusiv die Möglichkeit, einen eigenen Zeitrahmen für Terminvorschläge einzustellen. Dieses ist für andere Terminarten sonst nur global möglich.
Wie genau ist der Prozess der Onboarding Checkliste? Wann wird sie versendet, wird sie gemeinsam ausgefüllt, wie intensiv wird die Praxis beraten? (z.B. Terminarten zusammenfassen)	Wird im “2. Schritt” verschickt. Es gibt einen Checkup-Termin telefonisch, dort werden die wichtigen Dinge besprochen und Screenshots vom alten Kalender gemacht. Danach wird die Checkliste von der Praxis ausgefüllt und zugeschickt.
Wenn wir buchbare Zeiten für einen Behandler einstellen, wird damit dann automatisch “online buchen” in den CLICKDOC Einstellungen aktiviert?	Nein, eine Online Buchbarkeit wird nicht automatisch aktiviert. Zudem gibt es bei den buchbaren Zeiten die Möglichkeit, dass nur externe Behandler und die Praxis (also keine Patienten) oder nur die Praxis buchen darf.
Kann ich den Kalender unlesbar machen, wenn z.B. ein Patient im Behandlungszimmer den Monitor sehen kann.	Unlesbar machen nicht, aber wir können über die 3 Punkte oben rechts “Namen abkürzen”, dass in den Spalten und der Tagesansicht keine vollen Namen mehr angezeigt werden.
Können wir sehen, wer welchen Termin vereinbart hat?	Ja, in der Patientenübersicht (Rechtsklick-Übersicht) klicken wir in der Terminliste auf den kleinen Pfeil ganz links. Im aufklappenden Menu sehen wir eine Info mit Zeitstempel und User, der den Termin angelegt hat.
Wie viele Schichten kann ich einem Behandler zuweisen?	Nur 1. Wir können über buchbare Zeiten unterscheiden, zu welchen Zeiten online, von anderen Ärzten oder nur von der Praxis gebucht werden kann.
Wie kann ich kurzfristig einzelne Stunden eines Behandlers für die Buchung blockieren?	Hier arbeiten wir (vorübergehend!) mit Pufferterminen. Wir legen einen Termin ohne Patient an und tragen für die Terminart "Puffer", "Blocker" o.ä. ein.
Können wir die Reihenfolge der Rollen per Drag & Drop verschieben?	Derzeit nicht.
Kann man während der 'normalen Terminvergabe' über den gelben Button spontan einen Kettentermin machen?	Die Option aus einem normalen Termin einen Kettentermin zu machen geht nicht.
Kann man für einen Behandler die Patienten eines anderen Behandlers in der Praxis 'unsichtbar' machen.	Dies geht derzeit noch nicht in CLICKDOC
Was passiert wenn Termine für eine Terminart (z.B. Notfalltermin mit 10 Min Länge) vergeben werden und dann die Länge der Terminart auf 20 Min geändert wird?	Die bereits vergebenen Termine bleiben bei 10 Minuten Länge, die Termine die ab jetzt vergeben werden sind dann 20 Minuten lang.
Kann man aus dem CLICKDOC Kalender die Videosprechstunde öffnen?	Ja, im Header des Kalenders ist ein Kamerasymbol integriert, über das die Videosprechstunde komfortabel gestartet werden kann.
Kann der Kalender errechnen, wann der Arzt an seinem Limit für die KV ist?	Nein es gibt hier keine automatische Warnung o.ä. Der Behandler kann aber unter Statistik > Buchungsstatistik einsehen wie viele Termine bei einem bestimmten Behandler, Terminart, Zeitrahmen vereinbart wurden und sich so einen Eindruck über sein Limit schaffen.
Wie kann man einen Online Termin auch außerhalb der Öffnungszeiten anbieten (z.B. wenn eine Praxis am Samstag Covid Impfungen anbieten möchte, hier aber nicht regulär geöffnet hat).	Man kann in der betreffenden Zeit (z.B. Samstag 9-12 Uhr) eine Schicht anlegen und hier die Terminart 'Covid Impfung' unter buchbare Zeiten aktivieren. Dann ist der Termin online zur Verfügung und die Öffnungszeiten müssen trotzdem nicht für Samstag hinterlegt sein. Merken: nur die buchbaren Zeiten sind für die Online Buchung relevant; die Öffnungszeiten dienen zur Information, wirken sich aber nicht auf Buchungen aus.
Praxis hat nur auf dem Terminalserver Internet mit Remote-Desktop Verbindung zu den Clients. Funktioniert die Anbindung mit dem Kalender? Die Praxis möchte kein Internet auf den Clients haben.	Das muss im Einzelfall geprüft werden. Theoretisch wäre es denkbar, die Praxis müsste aber natürlich auf dem Terminalserver für die Clients Internet freigeben - Ohne Internet gibt es den CLLICKDOC Kalender nicht. Alternativ: Es gibt eine Liste aller Domains die in Firewall für CLICKDOC freigegeben werden müssen. Diese Liste kann der Praxis IT oder VSP zur Verfügung gestellt werden, damit die Clients nicht voll geöffnet werden, sondern nur bestimmte Domains/Ports freigeben: System Requirements CLICKDOC Calendar
Ist es in der Zukunft angedacht, dass CLICKDOC auch mit einem Geräte Kalender (z.B. Bestrahlungsgerät) kommuniziert? (Anm. DJ: Das heißt, dass CLICKDOC direkt über die GDT-Schnittstelle das Gerät ansteuert, was sonst über das AIS ausgelöst wird)	Nein, das wird weiterhin über das AIS angesteuert.
Können die Buchungshinweise auch auf den Terminzetteln abgedruckt werden?	Derzeit nicht.
Wie kann ich einen Terminzettel mit den anstehenden Terminen für einen Patienten drucken?	Über die Patientensuche oder Rechtsklick auf einen Termin in die Patientenübersicht springen. Dort einen aktuellen Termin über das Stiftsymbol bearbeiten: der Dialog auf der linken Seite öffnet sich. Hier bitte keine Änderungen vornehmen, sondern einfach mit "Speichern und Drucken" abschließen. So kann der gewohnte Terminkartendruck auch nachträglich ausgelöst werden.
Im Pitch heute kam die Frage auf, ob 2 Räume direkt in einem Termin gebucht werden können? Momentan ist es doch so, dass dann 2 Termine direkt hintereinander gebucht werden müssen und jeweils ein anderer Raum dazu gebucht werden muss, oder?	Genau. Eine Terminart ist pro Termin an max. 1 Raum und Behandler geknüpft. Wenn es nacheinander mehrere Termine in verschiedenen Räumen (und/oder bei verschiedenen Behandlern) gibt, wird das entsprechend abgebildet, muss aber einzeln (bzw. über einen Kettentermin) gebucht werden.
Ein Arzt hat mich gefragt, ob es möglich sei, zu sehen oder zu markieren, wenn ein Patient schon in einem Behandlungszimmer war (z.B. Labor) und vor der nächsten Behandlung (z.B. Besprechung) nochmal ins Wartezimmer gesetzt wird ("Verlaufsprotokoll")	Nein, eine Art Verlaufsprotokoll gibt es nicht. Über der Reihenfolge der einzelnen Terminarten (z.B. beim Checkup) lässt sich über den Raum doch recht gut ablesen, wo sich der Patient gerade in seinem Behandlungsablauf befindet.
Kann man eig. unterschriebene Einverständniserklärungen der Patienten hochladen und irgendwo abspeichern? Oder muss ich das händisch in einer Akte vermerken und nur den Haken setzen in Clickdoc, dass die Erlaubnis erteilt wurde?	Innerhalb CLICKDOC nicht. Für die CD-bezogenen Einverständniserklärungen reichen die Häkchen in der Pat-Übersicht. Die unterschriebenen Einverständniserklärungen sollen über CGM Archiv an die Patientenakte angehangen und archiviert werden.
Zu welchem Zeitpunkt bekommen Patienten eine Erinnerung per E-Mail oder SMS, wenn der Termin am Telefon oder in der Praxis vereinbart wurde?	Zu den Defaults, wie unter Patientenkommunikation eingestellt. Emails kommen 24h vorher.
Gibt es die Möglichkeit, dass Ärzte per SMS mit den Patienten kommunizieren, wenn es zum Beispiel zu einer größeren Verzögerung in der Sprechstunde kommt und man Patienten direkt sagen möchte "Kommen Sie eine Stunde später?	Bisher noch nicht.
Kann zu Dokumentationszwecken eine gefilterte Liste (pdf) erstellt werden, aus der nur hervorgeht, dass der Patient (Patientin) wann behandelt worden ist?	Du kannst in der Patientenübersicht alle Termine eines Patienten einsehen. Wenn die Praxis sauber mit dem Raummanagement arbeitet, sollten die Patienten mit "Praxis verlassen" oder "nicht erschienen" markiert sein. Daraus sind Datum und Uhrzeit ersichtlich. Evtl. größere tagesaktuelle Verzögerungen werden in der Rückschau allerdings nicht abgebildet.
Wie lassen sich Gruppentermine verwalten?	Wenn unter Terminarten ein Gruppentermin angelegt wurde, lassen sich Gruppentermine fortan auch im Kalender vereinbaren. Diese können bis zu max. 12 Patienten beinhalten, es können also mehrere Patienten hinzugefügt werden, ohne dass Paralleltermine in der Kalenderspalte stehen. Zum weiteren Hinzufügen von Patienten muss der Gruppentermin allerdings händisch gesucht und per Rechtsklick bearbeitet werden.
Für eine Arzt zu Arzt Kommunikation per Videosprechstunde, benötigen beide Ärzte die Videosprechstunde oder kann der eine Arzt den anderen per Zugangscode einladen, wie man es mit dem Pat. auch macht?	Für eine echte Arzt zu Arzt Kommunikation benötigen beide Ärzte einen Account.
Wie ändere ich Berechtigungen für Aufgaben?	"Buchungsanweisung" ist die betroffene Berechtigung. Sie gehört zur Obergruppe "Praxis".
Wenn nur ein Arzt die Terminbestätigung nutzt/lizensiert und der Termin zu einem anderen Arzt gegeben werden muss, wird der Patient trotzdem erinnert?	Ja, der Patient wird auch bei einem anderen Behandler erinnert wenn er die Einwilligung gegeben hat oder online gebucht hat (da ist die Einwilligung bereits hinterlegt)
Werden bei Kettenterminen welche am gleichen Tag stattfinden zwei Benachrichtigungen versendet?	Ja, wenn diese nicht als Nulldistanz sind, also auch als zwei Termine angezeigt werden.
Gibt es Shortcuts, um von z.B. Turbomed zu ClickDoc mit einer Tastenkombination zu springen ?	Keine spezielle, aber Alt-TAB wechselt zwischen den Fenstern.
Bleiben die Aufgaben im Aufgaben Feld solange bestehen, bis ich Sie bearbeite? Oder werden Sie am Ende des Tages gelöscht?	Die Aufgaben bleiben bestehen, bis sie händisch gelöscht werden. Also bleiben auch über mehrere Tage bestehen.
Frage von einer Praxis, die aktuell eTermin einsetzt. Müssen sich Patienten (sobald CLICKDOC für die Praxis onboardbar ist) einen neuen Account (LIFE Plattform) erstellen oder können sie dann den alten Account weiterhin nutzen?	Patienten die bereits eTermine verwenden, also auf der Website eines Arztes mal einen Account angelegt haben können diesen Account auch auf clickdoc.de verwenden. Beim ersten Anmelden muss dann nochmal Datenschutz etc. bestätigt werden, aber prinzipiell funktioniert das.
Frage zum Zeitabstand bei Kettenterminen: Der 2. Termin muss 23h 30min nach dem ersten sein. Habs in Minuten umgerechnet - geht jedoch nicht, da der maximale Wert 999 ist. Gibt's noch eine andere Lösung?	Distanz zwischen den Terminen min. 23, max. 24h einstellen. Über die Buchbaren Zeiten können mit Umstellung auf 30min Taktung diese auch abgebildet werden.
Kann man die Reihenfolge der Termine in der Warteliste ändern?	Das geht derzeit noch nicht - Kleiner Trick: Man kann die Patienten kurz in einen anderen Raum schieben und dann in der Reihenfolge die man haben möchte wieder ins Wartezimmer schieben.
Sind die Termine auch buchbar, wenn der Server offline ist? Geht um eine Medistar Praxis.	Der Praxisserver? - damit hat es nichts zu tun. Clickdoc ist auf unseren Servern und nicht in der Praxis. Patienten können aber weiterhin Termine buchen und verwalten. Wenn es V1 ist, dann geht es nicht, wenn der Server ausgeschaltet ist.
Wenn eine Praxis einem Patienten einen Termin um 8.30 Uhr gibt, die Sprechstunde aber erst um 9 Uhr offiziell anfängt, bekommt der Patient dann trotzdem eine SMS-Erinnerung für 8.30?	Ja geht trotzdem raus.
Wenn ich einen Kalender baue und die Praxis einen Behandler hat, der keine festen Arbeitszeiten hat sondern nur Urlaubsvertretung spielt: Dieser Person würde ich dann keine eigene Spalte geben oder doch?	In dieser Zeit kann der Vertreter einfach die vorhandene Spalte nutzen.
Können Spalten im Kalender auch nur für einen Tag angezeigt werden? (Sprich Montags 3 Spalten und Di-Fr 2 Spalten)	Die Spalten sind leider fix.
Was ist der Grund, wenn in Medistar der Rücksprung klappt aber das AIS nicht in den Vordergrund springt sondern den Patient im Hintergrund aufruft?	Das kann passieren, wenn an der Seite noch ein Patient in Bearbeitung ist.
Kann man bei den einzelnen Terminarten variieren zwischen Terminanfrage und Direktbuchung? Oder entweder alle Termine über Anfrage oder Direktbuchung in Kalender?	Alle oder keiner derzeit.
Kann der Patient die CD Buchungsbestätigung aus der Mail in seinen Kalender z.B.: Google Kalender hinzufügen?	Ja, bei jeder Terminbestätigung ist eine *.ics Datei angehangen. Dies ist eine Termindatei, die in einen anderen Kalender eingebunden werden kann.
Kann das Clickdoc System an Apple-iCloud angebunden werden?	Nein, es wird auf CGM Servern in Frankfurt gehostet.
Wie weit können die Praxen bei Albis in die vergangen Termine schauen nachdem CD installiert ist?	Der alte Albis Kalender ist noch verfügbar. Dort können alle alten Termine eingesehen werden.