Einen neuen Patienten anlegen

Wenn das Einlesen einer Versichertenkarte nicht möglich ist und die Patientenstammdaten manuell erfasst werden müssen, spricht man allgemein vom "manuellen Ersatzverfahren".

Einen neuen Patienten ohne eine Chipkarte (Versichertenkarte) können Sie im Programm folgendermaßen anlegen. Nutzen Sie eine der nachfolgenden Möglichkeiten (Pflichtfelder sind mit einem roten Stern gekennzeichnet):

1. Klicken Sie auf das Symbol  in der Systemtoolbar am oberen Bildrand. In einem Dropdownmenü können Sie auswählen, ob Sie einen Kassen- oder einen Privatpatienten anlegen möchten. Diese Auswahl entfällt, wenn die eingerichtete Organisation rein privat abrechnet. Es öffnet sich ein neuer Tab mit dem Titel "Patienten". Sie befinden sich dann im Reiter Stammdaten des neuen Patienten.

   

2. Abschnitt "Praxiszuordnung": Ordnen Sie den Patienten einer Praxis und optional einem betreuenden Arzt/Behandler zu.

   Tipp: Die Auswahl eines betreuenden Arztes/Behandlers ist sinnvoll, wenn Ihre Patienten in der Regel nur von einem Arzt/Behandler behandelt werden.

3. Abschnitt "Persönliche Daten": Geben Sie hier die persönlichen Daten des Patienten an: Name, Vorname, Geburtsdatum und Geschlecht. Mit einem Klick auf die Schaltfläche "Mehr anzeigen" können Sie optional weitere Angaben machen:

   Feld	Bedeutung
   Titel	Hier können Sie einen akademischen Titel (z. B. Dr.) zu Ihrem Patienten auswählen. Wenn Sie in der Liste, die sich nach Eingabe eines Buchstaben öffnet, keinen passenden Eintrag finden, können Sie einen neuen Eintrag hinzufügen. Geben Sie hierzu einfach den gewünschten Titel der Person ein.
   Namenszusatz	Hat der Patient einen Namenszusatz wie z. B. "von", dann können Sie den Zusatz hier eingeben.
   Vorsatzwort	Hat der Patient einen Vorsatz zu seinem Namen wie z. B. "Baron", dann können Sie den Zusatz hier eingeben.
   Staatsangehörigkeit	Hier können Sie die Nationalität des Patienten auswählen. Hat der Patient mehrere Staatsangehörigkeiten, wählen Sie hier die "Haupt-"Staatsangehörigkeit aus.
   Familienstand	Wählen Sie aus der Dropdownliste den passenden Familienstatus des Patienten aus.
   Anrede Brief	Hier können Sie die Anrede des Patienten auswählen bzw. anpassen. Haben Sie im Feld "Geschlecht" eine Auswahl getroffen, dann ist das Feld "Anrede" mit einem entsprechendem Vorschlag vorausgefüllt.
   Geburtsort	Geben Sie hier den Geburtsort des Patienten an.
   Geburtsname	Geben Sie hier einen etwaigen Geburtsnamen des Patienten an, sollte dessen aktueller Nachname nicht diesem entsprechen. Dieser wird auch im Patientenheader sowie der Patientenliste angezeigt.
   Beruf	Geben Sie hier die aktuelle Berufsbezeichnung des Patienten ein.
   Arbeitgeber	Geben Sie hier den aktuellen Arbeitgeber des Patienten ein.
   Praxis gefunden durch	Wählen Sie aus der Dropdownliste eine der Optionen, wie der Patient auf die Praxis aufmerksam wurde.
   Verstorben am	Falls der Patient verstorben sein sollte, können Sie hier den Todestag angeben.
   Profilbild	Laden Sie hier ein Bild von Ihrem Rechner hoch. Um ein Bild zum Patienten zu hinterlegen, klicken Sie auf das Kamera-Symbol. Daraufhin öffnet sich ein neuer Dialog. Wählen Sie das Bild per Doppelklick aus dem Dateisystem aus oder ziehen Sie es per Drag-and-Drop in das Fenster. Die Größe des Bildes wird vor dem Speichern automatisch angepasst. Sie können diese durch Verschieben des Reglers jedoch auch manuell anpassen. Achtung: Bitte beachten Sie, dass Sie für das Speichern des Fotos des Patienten eine schriftliche Einverständniserklärung des Patienten brauchen!
   Mutmaßlicher Tag der Entbindung	Geben Sie hier ein Datum an, falls die Patientin schwanger ist und ein errechnetes Geburtsdatum vorliegt.

4. Geben Sie außerdem mindestens eine Adresse des Patienten an. Sie können dabei auswählen, ob es sich um eine Straßenadresse oder ein Postfach handelt. Ihre Angabe wird überprüft und Sie erhalten entsprechende Adressvorschläge. Um weitere Adressen hinzuzufügen, klicken Sie auf das PLUS-Symbol neben "Adresse". Über das Symbol  am Ende der Zeile können Sie diese Einträge wieder löschen.

5. Geben Sie mindestens eine Telefonnummer zur Kontaktaufnahme an. Um weitere Kontaktwege hinzuzufügen, klicken Sie auf das PLUS-Symbol neben "Kontaktdaten". Über das Symbol  am Ende der Zeile können Sie diese Einträge wieder löschen.

6. Abschnitt "Krankenversicherung": Hier erfassen Sie alle Daten zur Krankenversicherung des Patienten. Je nachdem, was Sie zuvor ausgewählt haben, erfassen Sie hier den privaten oder den gesetzlichen Kostenträger.

   • Privat:

     Feld	Bedeutung
     Privater Kostenträger	Wählen Sie aus der Dropdownliste das gewünschte PKV-Unternehmen aus. Zur Auswahl stehen die Versicherungen, die als Kostenträger im System hinterlegt sind.
     Tarifart	Wählen Sie aus der Dropdownliste die gewünschte Tarifart aus. Zur Auswahl stehen die brancheneinheitlichen Tarifarten. Welche Tarifart als Standard für den jeweiligen Kostenträger hinterlegt ist, können Sie in der Liste der Kostenträger einsehen.
     Beihilfe	Durch Aktivieren des Kontrollkästchens können Sie angeben, ob der Patient Beihilfe erhält.

   • Gesetzlich:

     Feld	Bedeutung
     Gesetzlicher Kostenträger	Geben Sie hier den Kostenträger bzw. die Krankenversicherung des Patienten an. Sie können sowohl nach dem Namen als auch nach dem Ort suchen. Ab einer Eingabe von mind. 2 Buchstaben oder Zahlen, werden Ihnen Vorschläge in einer Dropdownliste angezeigt. Sie können hier auch den IK-Schlüssel (Institutionskennzeichen. Eindeutige, 9-stellige Zahlenfolge zur Abrechnung mit den Trägern der Sozialversicherungen. Darunter werden Name, Anschrift, Kreditinstitut und Kontonummer des Zahlungsempfängers gespeichert.) oder die VKNR (Vertragskassennummer. Identifiziert Krankenkassen für Abrechnungszwecke bei der Kassenärztlichen Vereinigung.) angeben.
     Versichertennummer	Geben Sie hier die Versichertennummer des Patienten an.
     Besondere Personengruppe	In einer Dropdownliste können Sie auswählen, ob der Patient einer besonderen Personengruppe zugeordnet ist. Dieses Feld wird vorausgefüllt. Sollten für den Patienten bereits Daten aus vorherigen Quartalen hinterlegt sein, mit diesem entsprechenden Wert. Ansonsten mit dem Standardwert "00". Der Standard-Wert kann überschrieben werden. Sollten sich hier Versicherungsdaten ändern, müssen die Felder "Beginn" und "Ende" neu befüllt werden. Zur Auswahl stehen: 00 = Keine Besondere Personengruppe (Standard) 04 = BSHG (Bundessozialhilfegesetz) § 264 SGB V 06 = BVG (Gesetz über die Versorgung der Opfer des Krieges) 07 = SVA-Kennzeichnung für zwischenstaatliches Krankenversicherungsrecht: - Personen mit Wohnsitz im Inland, Abrechnung nach Aufwand 08 = SVA-Kennzeichnung, pauschal 09 = Empfänger von Gesundheitsleistungen nach den §§ 4 und 6 des Asylbewerbergesetzes (AsylbLG)
     KT-Abrechnungsbereich (Kostenträgerabrechnungsbereich. Gibt die vertragliche Vereinbarung oder gesetzliche Bestimmung an, nach der eine Abrechnung vollzogen wird. In Verbindung mit der VKNR bildet der KTAB ein eindeutiges Identifizierungsmerkmal eines Kostenträgers.)	Nach der Eingabe der persönlichen Daten des Patienten und des Kostenträgers können Sie in einer Dropdownliste auswählen, welcher Kostenträgerabrechnungsbereich für den Patienten gilt. Hier stehen die Abrechnungsbereiche zur Verfügung, die die gewählte Krankenversicherung hinterlegt hat. Dieses Feld ist nur bearbeitbar, wenn ein Kostenträger hinterlegt ist und abhängig von der Angabe im Feld "Besondere Personengruppe". Es wird zudem geprüft, ob der Kostenträgerabrechnungsbereich auch weiterhin zum Kostenträger gültig ist. Wenn nicht, ist ein Anlegen von Scheinen oder das Ausstellen von Formularen nicht möglich.
     Status	Geben Sie hier an, in welcher Art und Weise der Patient versichert ist. Zur Auswahl stehen: 1 = Mitglied 2 = Familienversichert 3 = Rentner Einschränkungen gelten hier, wenn: kein Einlesedatum vorhanden UND keine Versichertennummer (KVK: Krankenversichertenkarte oder eGK: Elektronische Gesundheitskarte) vorhanden ist UND die Seriennummer der VKNR (Vertragskassennummer. Identifiziert Krankenkassen für Abrechnungszwecke bei der Kassenärztlichen Vereinigung.) über 800 liegt oder KTAB ungleich 0/Primärabrechnung. Die zur Verfügung stehenden Versicherungsarten werden in diesem Fall reduziert. Sollten sich hier Versicherungsdaten ändern, müssen die Felder "Gültig ab" und "Gültig bis" neu befüllt werden.
     WOP	Hier können Sie aus einer Dropdownliste die dem Wohnort des Patienten entsprechende Kennziffer des Wohnortprinzips auswählen. Dabei stehen Ihnen nur gültige Werte zur Auswahl. Ungültige Werte werden nicht gespeichert.
     Beginn	Tragen Sie den Beginn des Versicherungsverhältnisses ein. Dieses kann nicht in die Zukunft vordatiert werden und darf nicht nach dem Ende des Versicherungsschutzes liegen. Eine Validierung erfolgt, wenn zuvor schon eine Versicherung und ein Kostenträger für den Patienten hinterlegt war.
     Ende	Tragen Sie das Ende des Versicherungsverhältnisses ein.
     DMP-Kennzeichen	Wenn der Patient an einem Disease-Management-Program (DMP) teilnimmt, können Sie dies hier hinterlegen. In einer Dropdownliste stehen Ihnen die in Deutschland gängigen DMP zur Auswahl. Dieses Feld wird vorausgefüllt. Sollten für den Patienten bereits Daten aus vorherigen Quartalen hinterlegt sein, mit diesem entsprechenden Wert. Ansonsten mit dem Standardwert "00". Der Standard-Wert kann überschrieben werden.
     Zuzahlungsbefreit	Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, falls der Patient aktuell zuzahlungsbefreit ist (z. B. weil er noch unter 18 Jahre alt ist).

7. Abschnitt "Privatabrechnung": Hier können Sie angeben, ob der Patient der Abrechnung über eine PVS (Private Verrechnungsstelle) zugestimmt hat. Außerdem können Sie alternative Rechnungsempfänger hinzufügen, falls der Patient Rechnungen auch privat übernimmt. Um weitere Rechnungsempfänger hinzuzufügen, klicken Sie auf das PLUS-Symbol neben "Alternativer Rechnungsempfänger". Über das Symbol  am Ende der Zeile können Sie diese Einträge wieder löschen.

8. Abschnitt "Zusatzangaben": Hier können Sie angeben, ob der Patient bereits eine Behandlungserklärung, einen Behandlungsvertrag oder eine Datenschutzerklärung erhalten hat. Aktivieren Sie dafür einfach das dazugehörige Kontrollkästchen, geben Sie ein Datum und ggf. eine Notiz dazu an.

9. Abschnitt "Notfallkontakte": Hier können Sie einen oder mehrere Notfallkontakte für den Patienten erfassen. Sie können den Namen der Kontaktperson, die Kontaktdaten (z. B. eine Telefonnummer), ggf. einen Verwandtschaft und eine Adresse hinterlegen. Um weitere Notfallkontakte hinzuzufügen, klicken Sie auf das PLUS-Symbol neben "Notfallkontakte". Über das Symbol  am Ende der Zeile können Sie diese Einträge wieder löschen.

10. Sie schließen die Patientenanlage ab, indem Sie auf die Schaltfläche "SPEICHERN" klicken.

Der Patient wurde erfolgreich angelegt und die Karteikarte wird sofort geöffnet.