Archivierungstool

Bitte achten Sie darauf, E-Mails ausschließlich in verschlüsselter Form zu versenden!

Bitte vermeiden Sie außerdem, personenbezogene Daten per Fax zu versenden. Die Integrität per unverschlüsselter E-Mails und per Fax versendeter Informationen ist nicht gewährleistet!

Art.32 – EU-DSGVO – Sicherheit der Verarbeitung – EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) Abs. 1 a) ff.

Daher raten wir dringend von der Nutzung unverschlüsselter E-Mails oder eines Fax-Gerätes als Medium für das Versenden personenbezogener Daten ab. Verwenden Sie stattdessen verschlüsselte E-Mails, eArztbriefe oder besser KIM-basierte Nachrichten.

Zitat Gematik: „Jede Nachricht über KIM wird automatisch verschlüsselt und signiert. So sind auch sensible Inhalte sicher. Beim Abruf werden die Nachrichten automatisch für die Empfängerinnen und Empfänger entschlüsselt. Diese können Sie dann direkt weiterverarbeiten.“ Zitat Ende.

Neben der korrekten Art des Versandweges achten Sie bitte unbedingt vor jeder Übermittlung oder Herausgabe personenbezogener Daten auf die korrekte Patientenzuordnung und Richtigkeit der Daten und Dokumente! Jede Form von Unachtsamkeit oder Fahrlässigkeit bei der Herausgabe personenbezogener Daten und Dokumente kann rechtliche Folgen nach sich ziehen.

So kann ein zuvor irrtümlich bei Patienten A erfasstes, jedoch für Patienten B bestimmtes Dokument, bei einer späteren Herausgabe einer Dokumentensammlung sehr problematisch sein. Wünscht zum Beispiel Patient A zu einem späteren Zeitpunkt von Ihnen die Übermittlung seiner Dokumente in Form eines Exports auf einer CD oder auf einem USB-Stick, dann wird diese Dokumentensammlung ein Dokument vom Patienten A enthalten. Dies könnte Folgen für Sie als Verantwortlicher im Sinne der Auftragsdatenverarbeitung nach DSGVO nach sich ziehen.

Fehler sind menschlich und lassen sich nicht vollständig vermeiden.

Daher unser Tipp: Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter auf diese Thematik und motivieren Sie das gesamte Team regelmäßig zur entsprechenden Sorgfalt. Weisen Sie das gesamte Team dazu an, vor jeder Herausgabe von Daten eine kurze Überprüfung vorzunehmen, ob sich im Daten-Export tatsächlich ausschließlich Daten und Dokumente des gewünschten Patienten befinden. Eine Vier-Augen-Prüfung vor der Herausgabe kann zusätzlichen Schutz vor Fehlern bieten. Eine regelmäßige stichprobenbasierte Kontrolle, z.B. einmal pro Woche, um alle im Zeitraum abgelegten Dokumente auf korrekten Patientenbezug zu kontrollieren, kann zusätzlich dazu beitragen, frühzeitig durch menschliche Fehler verursachte fehlerhafte Patientenzuordnungen aufzuzeigen.

Nehmen Sie diese Maßnahmen idealerweise in Ihre QM-Dokumentation auf, um bei späteren Nachfragen dokumentieren zu können, entsprechende Vorsichtsmaßnahmen mit allen Mitarbeitern vereinbart zu haben. Unterweisen Sie Ihr Team, besonders neue Mitarbeiter, regelmäßig in dieser Sorgfaltspflicht.

Weiterführende Informationen, insbesondere zur Nutzung von Fax-Geräten finden Sie hier: https://datenschutz.hessen.de/datens...-daten-per-fax.

Arztpraxen müssen sich wie alle Unternehmen bei ihrer Buchhaltung und vor allem bei der Datenhaltung und Rechnungsstellung an die Vorgaben des Bundesfinanzministeriums halten. Dabei sind verschiedene Grundsätze zu beachten. Besondere Bedeutung haben die 2015 in Kraft getretenen "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD).

Grundsätzlich ist jeder Praxisbetreiber in vollem Maße dafür verantwortlich, sich über die bestehende Gesetzgebung und die daraus entstehenden Pflichten zu informieren - Steuerberater und Wirtschaftsprüfer stehen hier gern beratend zur Seite. Die wichtigsten Grundsätze sind in §238/239 des Handelsgesetzbuchs (HGB) benannt: Vollständigkeit, Richtigkeit, Zeitgerechtigkeit, Ordnung, Nachvollziehbarkeit und Unveränderlichkeit. Um diesen Grundsätzen gerecht zu werden, ist durch die Praxis eine Dokumentation der finanz- und abrechnungsrelevanten Prozesse in Form von praxisindividuellen Verfahrensbeschreibungen zu erstellen, die schriftlich dokumentiert, mit vertretbarem Aufwand durch externe Experten nachvollziehbar und vollständig sein müssen.

Wir empfehlen allen Anwendern von CGM MEDISTAR, die GoBD-Konformität durch gut dokumentierte Verfahrensbeschreibungen, die Nutzung von ausreichend dokumentierten Tools, die Schulung aller Mitarbeiter und eine regelmäßige Prüfung der Einhaltung der Prozesse sicherzustellen. Dadurch kann im Fall einer Steuerprüfung der Nachweis der Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben vereinfacht werden. Eine wichtige Voraussetzung ist beispielsweise das Vorhandensein eines Nutzerkontos für jeden einzelnen Nutzer in Ihrer Praxis, um die Veränderung von Dokumenten und Datenelementen nachweislich einer Person zuordnen zu können.