Serienbrief - Erstellung
Die Datei Serienbrief.ini hat bei den Serienbriefen eine große Bedeutung. Sie können diese Datei bearbeiten, um die Serienbrieffunktion an Ihre Wünsche anzupassen.
Die Serienbrief.ini befindet sich im CGM TURBOMED-Installationsverzeichnis im Unterverzeichnis "Word". Öffen Sie die Datei mit Notepad.
WICHTIG:
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Wenn Sie die Serienbrief.ini verändert haben, müssen Sie im Menü Datei auf Speichern unter... klicken. Wählen Sie in dem sich öffnenden Speicher-Dialog bei "Dateityp" die Auswahl "Alle Dateien" an. Geben Sie dann als Dateinamen Serienbrief.usr ein und klicken Sie auf Speichern.
=> Vergessen Sie dabei auf keinen Fall, den Dateityp auf "Alle Dateien" umzustellen
Warum als Serienbrief.usr speichern?
Antwort: So steht Ihnen die originale Serienbrief.ini zur Wiederherstellung des Originalzustandes stets bereit. Außerdem gehen Änderungen in der Serienbrief.ini beim nächsten Update verloren, da diese Datei dann vom Setup durch die Originaldatei von CGM TURBOMED ersetzt wird.
Existiert eine Serienbrief.usr, wird diese von CGM TURBOMED immer bevorzugt verwendet, daher macht es auch nichts, dass auch noch die Serienbrief.ini ohne Ihre Änderungen besteht. Möchten Sie die Änderungen rückgängig machen, löschen Sie einfach die Serienbrief.usr und CGM TURBOMED verwendet wieder die (originale) Serienbrief.ini.
Ihnen stehen folgende Auswahlen zur Verfügung:
Einfügen neuer geschlechtsspezifischer Platzhalter
Die Serienbrief.ini beginnt mit dem Eintrag [Floskeln]. Unter diesem stehen die Wörter, die für den jeweiligen Platzhalter in der Serienbriefvorlage eingesetzt werden.
Hier steht zum Beispiel:
Lieber=Lieber;Liebe
der=der;die
Für das Wort Lieber als Platzhalter in der Vorlage wird in den Serienbriefen also entweder Lieber oder Liebste geschrieben, je nachdem ob der entsprechende Patient, aus dessen Daten der Serienbrief zusammengestellt wird, männlich oder weiblich ist.
Gleich verhält es sich mit der=der;die oder den anderen Einträgen.
Sie können nun die hinter dem Gleichheitszeichen stehenden Worte ändern, wenn Sie es wünschen.
Oder Sie erstellen eine neue Floskel:
Drücken Sie dazu am Ende einer Floskel-Zeile Enter, um eine neue Zeile anzulegen. Geben Sie z.B. ein:
Sehr geehrter=Sehr verehrter;Sehr verehrte
Wo in der Vorlage "Sehr geehrter" steht, wird nun beim Erstellen des Serienbriefes mit einem weiblichen Patienten "Sehr verehrte" stehen, beim männlichen Patienten "Sehr verehrter".
Entfernen eines Briefes aus der Auswahl / Anpassen der Auswahl / Einbinden eines neuen Briefes
In der Datei SERIENBRIEF.INI bzw. SERIENBRIEF.USR gibt es die Sektion [Vorlagen]. In dieser Sektion finden Sie als Schlüssel (vor dem Gleichheitszeichen) alle Menüpunkte, bei denen die Serienbrieffunktionalität zur Verfügung steht. Zu jedem dieser Menüpunkte steht hinter dem Gleichheitszeichen die Liste der zur Auswahl stehenden Briefe. Die einzelnen Briefe sind dabei durch ein Semikolon getrennt. Sollten Sie einen der Briefe in der Auswahl eines dieser Menüpunkte als überflüssig empfinden, so entfernen Sie diesen einfach aus Auflistung hinter dem entsprechenden Schlüssel.
Einen selbst neu erstellten Brief tragen Sie einfach in Auflistung der zur Auswahl stehenden Briefe hinter dem jeweiligen Schlüssel (Menüpunkt) hinzu. Vergessen Sie nicht, die zur Auswahl stehenden Briefe durch ein Semikolon (aber ohne Leerzeichen vor oder danach) zu trennen.
Es reicht, beim Einfügen des Namens einer Vorlage in die Serienbrief.ini bzw. .usr den Namen der Vorlage ohne die Dateiendung .doc zu schreiben. Wichtig ist, dass sich alle Vorlagen für Serienbriefe in dem "Vorlagen"-Verzeichnis von CGM TURBOMED befinden.