PraxisArchiv - Besonderheiten

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Bei der Nutzung von CGM PRAXISARCHIV sind folgende Dinge unbedingt zu beachten:

Das CGM PRAXISARCHIV muss separat erworben werden, sowie für die Nutzung mit CGM TURBOMED freigeschaltet werden. Für nähere Informationen wenden Sie sich bitte an Ihren CGM TURBOMED-Partner.
Beim Überführen der Dokumente in das CGM PRAXISARCHIV werden diese aus der lokalen Ordnerstruktur entfernt und in das CGM PRAXISARCHIV verschoben.
Stellen Sie sicher, dass die Arbeiten am Dokument abgeschlossen sind, da nach der Archivierung Änderungen nur noch im CGM PRAXISARCHIV selbst durchgeführt werden können.
Es ist gewollt, dass alle Dateitypen mit dem CGM PRAXISARCHIV-Viewer angezeigt werden. Sollten jedoch für das CGM PRAXISARCHIV unbekannte Dateitypen auftauchen, so werden diese im CGM PRAXISARCHIV mit einem "?" gekennzeichnet. Beim Aufruf solch einer Datei wird versucht, ein externes Programm aus den Windows-Einstellungen zu ermitteln.

Bei der Nutzung des Wartungslaufes zur Überführung von Dokumenten in das CGM PRAXISARCHIV sind folgende Punkte zusätzlich zu beachten:

Vor der Überführung ihres Dokumentenbestandes in das CGM PRAXISARCHIV ist eine Datensicherung aller Dokumente zwingend erforderlich!
Es ist ebenso zwingend erforderlich, dass vor dem Wartungslauf geprüft wird, ob genügend Speicherplatz für die zu archivierenden Dateien zur Verfügung steht.

HINWEIS:

Das CGM PRAXISARCHIV muss durch CGM TURBOMED freigeschaltet werden. Bitte wenden Sie sich an Ihren zuständigen CGM TURBOMED-Partner oder an unsere Hotline in Koblenz.

Arbeiten mit CGM PRAXISARCHIV und Word

Word-Dokumente, die archiviert wurden, können über zwei Wege weiterbearbeitet werden:

Direkt im CGM PRAXISARCHIV mit eingeschränkter Funktionalität.
Über den Menüpunkt Externen Viewer öffnen die Word-Anbindung öffnen.
- Hier öffnet sich wie gewohnt Word mit den gewohnten CGM TURBOMED- sowie zusätzlichen CGM PRAXISARCHIV-Funktionen.
- Speichern Sie das Dokument per Datei -> Speichern oder Strg + S.
- Nun können Sie das Dokument über CGM TURBOMED/ Individualbrief speichern als neuen Karteieintrag in CGM TURBOMED ablegen.
- Gleichzeitig wird beim Schließen von Word das geänderte Dokument im CGM PRAXISARCHIV archiviert.

Wichtiger Hinweis

Bitte achten Sie darauf, E-Mails ausschließlich in verschlüsselter Form zu versenden! Bitte vermeiden Sie außerdem, personenbezogene Daten per Fax zu versenden. Die Integrität per unverschlüsselter E-Mails und per Fax versendeter Informationen ist nicht gewährleistet!

Art.32 – EU-DSGVO – Sicherheit der Verarbeitung – EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) Abs. 1 a) ff.

Daher raten wir dringend von der Nutzung unverschlüsselter E-Mails oder eines Fax-Gerätes als Medium für das Versenden personenbezogener Daten ab. Verwenden Sie stattdessen verschlüsselte E-Mails, eArztbriefe oder besser KIM-basierte Nachrichten. Zitat Gematik: „Jede Nachricht über KIM wird automatisch verschlüsselt und signiert. So sind auch sensible Inhalte sicher. Beim Abruf werden die Nachrichten automatisch für die Empfängerinnen und Empfänger entschlüsselt. Diese können sie dann direkt weiterverarbeiten.“ Zitat ende.

Neben der korrekten Art des Versandweges achten Sie bitte unbedingt vor jeder Übermittlung oder Herausgabe personenbezogener Daten auf die korrekte Patientenzuordnung und Richtigkeit der Daten und Dokumente! Jede Form von Unachtsamkeit oder Fahrlässigkeit bei der Herausgabe personenbezogener Daten und Dokumente kann rechtliche Folgen nach sich ziehen.

So kann ein zuvor irrtümlich bei Patienten A erfasstes, jedoch für Patienten B bestimmtes Dokument, bei einer späteren Herausgabe einer Dokumentensammlung sehr problematisch sein. Wünscht zum Beispiel Patient A zu einem späteren Zeitpunkt von Ihnen die Übermittlung seiner Dokumente in Form eines Exports auf einer CD oder auf einem USB-Stick, dann wird diese Dokumentensammlung ein Dokument vom Patienten A enthalten. Dies könnte Folgen für Sie als Verantwortlicher im Sinne der Auftragsdatenverarbeitung nach DSGVO nach sich ziehen.

Fehler sind menschlich und lassen sich nicht vollständig vermeiden. Daher unser Tipp: Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter auf diese Thematik und motivieren Sie das gesamte Team regelmäßig zur entsprechenden Sorgfalt. Weisen Sie das gesamte Team dazu an, vor jeder Herausgabe von Daten eine kurze Überprüfung vorzunehmen, ob sich im Daten-Export tatsächlich ausschließlich Daten und Dokumente des gewünschten Patienten befinden. Eine Vier-Augen-Prüfung vor der Herausgabe kann zusätzlichen Schutz vor Fehlern bieten. Eine regelmäßige stichprobenbasierte Kontrolle, z.B. einmal pro Woche, um alle im Zeitraum abgelegten Dokumente auf korrekten Patientenbezug zu kontrollieren, kann zusätzlich dazu beitragen, frühzeitig durch menschliche Fehler verursachte fehlerhafte Patientenzuordnungen aufzuzeigen.

Nehmen Sie diese Maßnahmen idealerweise in Ihre QM-Dokumentation auf, um bei späteren Nachfragen dokumentieren zu können, entsprechende Vorsichtsmaßnahmen mit allen Mitarbeitern vereinbart zu haben. Unterweisen Sie Ihr Team, besonders neue Mitarbeiter, regelmäßig in dieser Sorgfaltspflicht.

Weiterführende Informationen, insbesondere zur Nutzung von Fax-Geräten finden Sie hier: [Zur Übermittlung personenbezogener Daten per Fax | Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (hessen.de)|https://datenschutz.hessen.de/datens...daten-per-fax].