HzV - Abrechnung (offline)

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Die Abrechnung für z.B. HzV-LKK Bayern erfolgt über ein HzV-Prüfmodul. Das Prüfmodul wird zusammen mit dem CGM TURBOMED-Programm ausgeliefert und steht nach Update/Installation zur Verfügung.

Die Abrechnungsdatei kann, nach einer erfolgreichen Prüfung, als ISO-Image generiert und direkt auf eine leere CD gebrannt werden. Hierfür muss ein funktionsfähiger CD/DVD-Brenner am Rechner vorhanden sein.

Die HÄVG sieht für den Versand von Abrechnungsdatenträgen ausschließlich CDs vor. DVD und andere Medien werden nicht akzeptiert.

HINWEIS:

Für die Abrechnung über das HzV-Prüfmodul wird aktuell keine Online-Verbindung und keine HZV-Box mit dem gekapselten Kern benötigt. Sollte zukünftig die Nutzung des gekapselten Kerns auch in Bayern zur Pflicht werden, wird eine HZV-Box als separate Hardware im Praxisnetz zwingend erforderlich.

Über den Menüpunkt Startmenü/ Abrechnen/ HzV-Abrechnung/ HzV-Abrechnung gelangen Sie in das Abrechnungs/Prüflaufformular der HzV-Abrechnung.

Für die Nutzung der HzV ist eine Installation eines HÄVG-Prüfmodules sowie die Verwendung des sogenannten HÄVG online Keys (USB Stick) erforderlich. Diesen Stick erhalten Sie von der HÄVG.

IP-Adresse und Server Port des HÄVG-Prüfmodul-Rechners hinterlegen

Auf jedem Arbeitsplatz im Praxisnetz, muss in CGM TURBOMED einmalig der Port und die IP-Adresse des Computers, auf dem das HÄVG-Prüfmodul installiert ist, hinterlegt werden. Die dazugehörige Einstellungsmaske können Sie über die folgenden Wege aufrufen. Tippen Sie hierzu im neuen Hauptmenü ins Suchfeld den Suchbegriff [Vorsorgesystem] ein und klicken Sie anschließend auf die Kachel [Servereinstellungen]. Oder Sie gehen via altes Hauptmenü über den Menüpunkt [Vorsorge-System/ Integrierte Versorgung/ Einstellungen/ Server-Einstellungen]. Über den Auswahlpfeil – rechts vom IP-Adressen-Feld – hinterlegen Sie die IP-Adresse des HÄVG-Prüfmodul Rechners. Nach dem Klick darauf erscheint der folgende Hinweis:

In Abhängigkeit des HÄVG-Prüfmoduls-Installations-Ordners kann dieser wie folgt beantwortet werden:

Praxis-Server als HÄVG-Prüfmodul-Rechner:

Erfolgte die Installation des HÄVG-Prüfmoduls auf dem CGM TURBOMED-Praxis-Server, klicken Sie auf [Ja], um den CGM TURBOMED-Praxis-Server als HÄVG-Prüfmodul-Rechner zu hinterlegen.

HÄVG-Prüfmodul-Rechner manuell auswählen:

Erfolgte die Installation des HÄVG-Prüfmoduls auf einem anderen Computer als auf dem CGM TURBOMED-Praxis-Server, so klicken Sie auf [Nein], um eine manuelle Auswahl aller Computer (Host-Rechner) in Ihrem Praxisnetz zu erhalten:

Wählen Sie hier den Computer aus, auf dem das HÄVG-Prüfmodul installiert wurde und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit dem Klicken auf den Button [OK], damit die IP-Adresse in CGM TURBOMED übernommen wird. Tragen Sie im Feld [Port] die Port-Nummer [22220] ein und speichern Sie die Einstellungen mit dem Klick auf den Button [OK] ab.

Zugriff auf HÄVG-Prüfmodul prüfen

Nach der abgeschlossenen Installation und Hinterlegung der IP-Adresse in CGM TURBOMED, sollte nun überprüft werden, ob eine Verbindung zum HÄVG-Prüfmodul hergestellt werden kann.

Rufen Sie dazu (wie im vorherigen Kapitel bereits beschrieben) die Einstellungsmaske [Server-Einstellungen] auf und klicken Sie hier auf den Button [Prüfmodul-Info]:

Kann eine Verbindung zum HÄVG-Prüfmodul hergestellt werden, so erscheint ein Browser-Fenster mit den Eigenschaften und Informationen zur installierten Prüfmodulversion.

Sind alle Tests erfolgreich verlaufen, dann wurde das HÄVG-Prüfmodul erfolgreich installiert.

Bitte überprüfen Sie diesen Pfad auf allen Clients, um sicherzustellen, dass die Verbindung nicht durch fehlende Firewall-Einstellungen blockiert wird.

Es wird bei jedem Start des HPM sowie täglich in der Nacht zwischen 0:00 Uhr und 4:00 Uhr auf Updates geprüft. Damit Updates ausgeführt werden können, muss die Erreichbarkeit des HPM-Servers gewährleistet sein.

Prüflauf - CGM TURBOMED

Das Prüflauf/Abrechnungsformular der HzV-Abrechnung ist im Aufbau und Funktion ähnlich dem KV-Abrechnungsformular. Hier werden die Behandlungsfalldaten auf Vollständigkeit und Plausibilität geprüft.

Ein Prüflaufprotokoll weist Sie auf eventuelle Unstimmigkeiten der Behandlungsfalldaten hin.

Trennung der Abrechnungsdaten nach Abrechnungsquartal

Für Abrechnungen im Rahmen von HzV werden nur Abrechnungsdaten aus jeweils einem Abrechnungsquartal akzeptiert, eine Abrechnung von quartalsübergreifenden Daten ist nicht zugelassen bzw. wird durch den HzV-Kern/ HzV-Prüfmodul abgelehnt.

In der Selektion der IV-Behandlungsfälle im CGM TURBOMED-Abrechnungsprüflauf werden nur noch Behandlungsfälle vom jeweils ausgewählten Abrechnungsquartal zur Abrechnung verwendet.

Zur Abrechnung von Nachzüglerquartalen muss jeweils eine separate Abrechnung für das jeweilige Vorquartal gestartet werden. Wählen Sie hierzu in der Auswahl des Abrechnungsquartals im Abrechnungsformular der HzV-Abrechnung das jeweils abzurechnende Quartal aus.

Prüfmodul starten

Nach dem erfolgreichen TM -Prüflauf klicken Sie auf den Button HzV-Abrechnung prüfen/übertragen.

Prüfmodul.gif

Nun wird das HzV-LKK-Bayern-Abrechnungsformular geöffnet. Dieses stellt die Verbindung zum HzV-Prüfmodul her.

Vorprüfung

Eine erfolgreiche Vorprüfung durch das HzV-Prüfmodul ist die Voraussetzung zur weiteren Erstellung der Abrechnungsdatei. Markieren Sie die Checkbox Vorprüfung und Klicken Sie auf den Button Starten.

Vorprüfung.gif

Prüflauffehler korrigieren

Das Ergebnis der Vorprüfung ist in Form eines Flexgrids dargestellt. Die Fehlermeldungen vom Prüfmodul werden jeweils dem betroffenen Patienten untergeordnet.

Über einen Doppelklick auf den Patientennamen können Sie direkt zum Patienten springen und die bemängelten Fehler korrigieren. Der Button Ausgabe gibt die komplette Fehlerliste in HTML-Format aus, diese kann auf Wunsch gedruckt und die Fehler nacheinander abgearbeitet werden.

Nach dem die Fehler behoben worden sind, ist es zwingend notwendig den kompletten Abrechnungsprozess noch einmal über den Menüpunkt Startmenü/ Abrechnen/ HzV-Abrechnung/ HzV-Abrechnung neu zu starten damit die Korrekturen berücksichtigt werden. Ein ausschließlich erneutes Klicken auf denButton Start reicht nicht aus.

Abrechnungsdatei erstellen / ISO-Image brennen

Ist die Vorprüfung fehlerfrei, werden die Checkboxen Abrechnung und ISO-Image auf CD brennen aktiviert.

Klicken Sie auf den Button Start, um die Abrechnungsdatei als ISO-Image zu erstellen. Treten hierbei Fehler auf, werden diese ebenfalls im Protokoll aufgeführt.

Wenn die Option ISO-Image auf CD brennen aktiviert ist, wird ein Assistent zum Brennen der Abrechnungs-CD geöffnet.

Bitte folgen Sie den entsprechenden Anweisungen des Assistenten, um eine Abrechnungs-CD zu erstellen.

Abschluss / Dokumentation

Nachdem eine ISO-Datei erfolgreich erstellt werden konnte, wird die dazugehörige Erklärung PDF-Dokument geöffnet. Diese muss ausgedruckt (DIN A4) und zusammen mit der zugehörigen Abrechnungs-CD an die angegebene Adresse versendet werden.

Erklärung_pdf.gif

Über den Button Dateipfad können Sie direkt zu der erstellten Abrechnungs-Datei (hier HzVOffline.iso) springen.

Falls die Option ISO-Image auf CD brennen nicht genutzt worden ist, ist das ISO-Image hier verfügbar und kann manuell auf eine CD gebrannt werden (beim manuellen Brennen des ISO-Images ist eine separate Brennsoftware erforderlich).

Zu Dokumentationszwecken werden alle unverschlüsselten Abrechnungsdateien im Dokumentenverzeichnis von CGM TURBOMED aufbewahrt ($:\CGM TURBOMED\Dokumente\HzV) und sind somit auch Bestandteil der Dokumentensicherung.

Sammelabrechnungs-CD-Erstellung

Sie haben die Möglichkeit, alle von Ihnen durchgeführten HzV-Abrechnungen direkt aus CGM TURBOMED auf einen einzelnen Datenträger zu brennen. Hierdurch sparen Sie zum einen CD-Rohlinge ein, zum anderen aber auch Zeit.

Lt. Anforderung der HÄVG dürfen Abrechnungen verschiedener HzV-Verträge und verschiedener Quartale auf einem einzelnen Datenträger eingereicht werden, sofern diese für eine einzelne Betriebsstätte erzeugt wurden.

Kurzanleitung

Die Sammelabrechnungs-CD-Erstellung ist standardmäßig aktiviert. Sie müssen nichts weiter tun, als wie gewohnt die HzV-Abrechnung zu starten. Wird Ihnen das Fenster HzV Abrechnungsversand angezeit, wird nach erfolgreicher Vorprüfung eine Schaltfläche Sammelabrechnungs-CD sichtbar:

Klicken Sie hier auf Start -> F5, so wird nicht wie sonst der Brennvorgang gestartet, sondern die erzeugte Abrechnungsdatei wird vorerst zwischengespeichert.

Führen Sie nun die Abrechnungen der weiteren HzV-Verträge durch, die sonst auf separate CDs gebrannt wurden. Haben Sie alle Abrechnungen erfolgreich durchgeführt, öffnet sich über das CGM TURBOMED-Hauptmenü/ Abrechnen/ HzV-Abrechnung/ HzV-Sammelabrechnungs-CD erstellen folgendes Fenster:

Hier werden Ihnen alle erstellten und noch nicht gebrannten HzV-Abrechnungen angeboten. Zur eindeutigen Zuordnung werden Ihnen der Arzt, der HzV-Vertrag, das Quartal, sowie der Status der erstellten Abrechnung angezeigt.

Sollten Sie mit mehreren Betriebsstätten arbeiten, so werden diese vorab in einer Liste zur Auswahl angeboten.

Möchten Sie eine oder mehrere Abrechnungen nicht brenne, können Sie über die Maus oder die Leertaste einzelne Abrechnungen abwählen.

Der Klick auf Start -> F5 startet den Brennvorgang. Nach erfolgreichem Brennen werden Ihnen nacheinander alle zugehörigen Datenträgerbegleitschreiben aufgerufen.

WICHTIG:

Es ist notwendig, pro HzV-Abrechnung ein Begleitschreiben auszudrucken und mit dem Datenträger zusammen einzureichen.

Tipp!

Arbeiten Sie mit nur einem einzelnen HzV-Vertrag oder wollen Sie nicht die Sammelabrechnungs-CD-Erstellung nutzen, so können Sie im CGM TURBOMED-Hauptmenü unter Vorsorge-System/ Integrierte Versorgung/ Einstellungen/ Allgemeine Einstellungen das Kreuz zur standardmäßigen Erstellung von Sammelabrechnungs-CDs herausnehmen. Dann läuft der HzV-Abrechnungsvorgang wie gewohnt ab.

Abrechnungshistorie

Zur Kontrolle / Protokollierung der abgerechneten Leistungen verwenden Sie die Abrechnungshistorie / Versandliste unter dem Menüpunkt Startmenü/ Abrechnen/ HzV-Abrechnung/ Abrechnungshistorie.

Abrechnung wiederholen

Wenn eine Abrechnungs-CD neu eingeschickt werden muss, z.B. im Falle eines defekten oder verloren gegangenen Datenträgers, muss in dem Fall die Abrechnungsdatei/ISO-Image komplett neu erstellt werden.

Ein wiederholtes Einschicken der gleichen Image-Datei ist nicht zulässig.

Über die Abrechnungshistorie besteht mit dem Button Zurücksetzen die Möglichkeit, den Abgerechnet-Status der abgerechneten IV-Behandlungsfälle zurück zu setzen.

Diese Funktion sollte nur nach Rücksprache und in Zusammenarbeit mit der CGM TURBOMED-Hotline durchgeführt werden, um durch eventuelle Falscheinstellungen erzeugte Unstimmigkeiten in der Datenbank zu vermeiden.

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