Metadaten

Für das Übertragen von Dokumenten in die elektronische Patientenakte werden einige Informationen zu Ihrer Praxis, dem jeweiligen Arzt oder dem Dokument selbst benötigt. Diese Informationen werden als „Metadaten“ bezeichnet. In Ihrer ePA haben Sie dann die Möglichkeit, diese Informationen zu allen Dokumenten einzusehen, um so schnell und einfach die für Sie relevanten Informationen zu finden. Das können beispielsweise der Name der Einrichtung sein, die das Dokument erstellt hat, oder das Erstellungsdatum des Dokuments. Einige Metadaten werden automatisiert durch die IT-Systeme eingetragen. Die ePA ist nach diesen Metadaten durchsuchbar - Dokumente mit vollständigen Metadaten sind daher besser in der ePA zu finden als Dokumente, bei denen wenig oder keine Metadaten eingetragen sind.

Ein Dokument in die ePA übertragen

ACHTUNG: Dokumente mit sensiblen Daten (z. B. zu sexuell übertragbaren Krankheiten, psychischen Krankheiten oder Schwangerschaftsabbrüchen) benötigen die mündliche Einwilligung des Patienten.

Folgendermaßen gehen Sie vor, um ein neues Dokument in die ePA eines Patienten zu übertragen:

1. Gehen Sie in die Karteikarte des Patienten und laden Sie das gewünschte Dokument in die Karteikarte. Siehe auch Kapitel zum Dateiupload in die Karteikarte: Datei in die Karteikarte hochladen. Wählen Sie das gewünschte Dokument aus und aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Die Datei wird nach dem Speichern automatisch in die ePA hochgeladen. Bitte Metadaten prüfen."

Dialog zum Upload von Dateien.

2. Sollte das Dokument bereits in die Karteikarte hochgeladen worden sein, klicken Sie im Drei-Punkte-Menü des Eintrags auf "In ePA übertragen".

Drei-Punkte-Menü eines Dokuments.

Es öffnet sich ein Dialog zur Erfassung der Metadaten. Sie können Dokumente im PDF/A-Format (PDF-Dokument, als PDF exportiertes Textdokument aus CGM Praxis und Hogrefe-Dokument) in die ePA übertragen.

Dialog zum Übertragen eines Dokuments in die ePA.

3. Folgende Metadaten müssen erfasst werden bzw. sind bereits vorbelegt und können verändert werden:

• Dokumententitel: Der Name des Dokuments. Dieses Feld wird mit dem Namen des Eintrags vorbelegt und kann abgeändert werden.
• Erstellungsdatum: Datum der Dokumentenerstellung. Dieses Feld wird bei in CGM Praxis erstellten Dokumenten mit dem aktuellen Datum vorbelegt und kann abgeändert werden. Wenn Sie ein bestehendes Dokument hochladen, müssen Sie das Erstellungsdatum manuell eingeben, da CGM Praxis dieses nicht ermitteln kann.
• Kommentar (optional): Optionale, zusätzliche Kommentare zu diesem Dokument.
• Dokumentenklasse:  In den Metadaten des Dokumentes können Sie aus einer Liste von verschiedenen Dokumentenklassen wählen, z. B. Befundbericht, Laborergebnisse oder Bilddaten. Diese Angabe bedingt die Auswahlmöglichkeiten im Feld "Dokumententyp". Diese Auswahl wird für diesen Eintragstypen gespeichert und zur schnelleren Erfassung bei zukünftigen Uploads vorausgefüllt. Natürlich können Sie diese Angabe dennoch ändern.
• Sprache: Sprache des Dokuments. Standardmäßig wird hier "Deutsch" hinterlegt. Natürlich können Sie diese Angabe dennoch ändern.
• Dokumententyp: Die Auswahl der Dokumententypen wird durch die Angabe der Dokumentenklasse bedingt, z. B. für "Befundberichte" --> Ergebnisse der Diagnostik, Pathologiebefundberichte oder Wunddokumentation. Diese Auswahl wird für diesen Eintragstypen gespeichert und zur schnelleren Erfassung bei zukünftigen Uploads vorausgefüllt. Natürlich können Sie diese Angabe dennoch ändern.
• Autor: Der Name des Behandlers, der das Dokument erstellt hat (Mehrfachauswahl möglich) wird vorausgefüllt. Sollte der Autor extern, also kein Mitarbeiter Ihrer Organisation sein, können Sie diesen über das PLUS-Symbol neben "Externe(n) Autor(en) hinzufügen" erfassen. Über das Symbol   können Sie diesen auch wieder löschen.
• Fachrichtung der Einrichtung: Die Fachrichtung der Praxis. Diese Auswahl wird gespeichert und zur schnelleren Erfassung bei zukünftigen Uploads vorausgefüllt. Natürlich können Sie diese Angabe dennoch ändern. Sollten Sie externe Autoren hinzufügen, bleibt dieses Feld leer und Sie müssen die Angaben ergänzen.

4. Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche "IN EPA ÜBERTRAGEN".

Der Karteikarteneintrag enthält nun ein zusätzliches Symbol, welches des Status der Übertragung anzeigt:  (Upload läuft) oder   (Hochgeladen). Sowohl im Falle des erfolgreichen als auch im Falle des fehlgeschlagenen Uploads informiert Sie CGM Praxis darüber mit einer Hinweismeldung. Über die Filter-Funktion der Karteikarte können Sie nach ePA-Einträgen filtern.

Zusatzinfo: Derzeit können nur PDF-Dokumente im Format PDF/A in die ePA übertragen werden. Sollten Sie versuchen, ein PDF-Dokument hochzuladen, welches nicht dem PDF/A-Format entspricht, bietet CGM Praxis Ihnen eine Konvertierung an. Nach erfolgreicher Konvertierung können Sie das Dokument abschließend überprüfen. Bei der Umwandlung von Dokumenten in das ePA-konforme PDF/A-Format kann es in Einzelfällen zu Änderungen in der Darstellung kommen (z. B. abweichende Schriftarten, verschobene Tabellen oder Grafiken). Bitte prüfen Sie das konvertierte Dokument daher kurz auf Vollständigkeit und Lesbarkeit. Anschließend können Sie das Dokument in die ePA übertragen.

Nach dem erfolgreichen Upload eines Dokuments in die ePA können Sie die Metadaten nachträglich anpassen. Öffnen Sie dafür das ausgewählte Dokument mit Doppelklick und klicken Sie auf die Schaltfläche "METADATEN BEARBEITEN". Sie können die Metadaten nun bearbeiten und Ihre Änderungen anschließend mit Klick auf "SPEICHERN" übernehmen. 

Hinweis: Es spielt hierbei keine Rolle, ob Sie der ursprüngliche Verfasser des Dokuments sind oder nicht. Die Metadaten von jeglichen Dokumenten können von Ihnen bearbeitet werden, solange Sie Zugriff auf die ePA des Patienten haben.