Wichtige Hinweise zur Aufbewahrungspflicht der Altdaten und des Altsystems

Wenn Sie von einem anderen System zu CGM Praxis gewechselt sind, beachten Sie bitte, dass Sie Ihr Altsystem nach der Migration der Daten für die Zeit der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht funktionsfähig und mit allen Daten aufbewahren müssen.

Nach den gesetzlichen Regelungen für "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD gültig seit 01.01.2015) müssen Sie für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht sicherstellen, dass zur Prüfung der Unterlagen berechtigte Stellen Zugriff auf Ihr Altsystem und die Daten bekommen müssen.

Die Aufbewahrung und funktionsfähige Erhaltung Ihres Altsystems ist wichtig, weil wir nicht garantieren können, dass die Datenübernahme aus Ihrem Altsystem absolut fehlerfrei und in der rechtlich geforderten Qualität erfolgen kann. Weiterhin können wir nicht garantieren, dass die Daten bei der Verarbeitung nach der Übernahme aus Ihrem Altsystem die vom Gesetzgeber geforderte Qualität haben. Dies ist der Komplexität der Daten und den sich ändernden gesetzlichen Regelungen geschuldet.

Aus diesem Grund weisen wir Sie ausdrücklich darauf hin, dass Sie als Steuerpflichtiger für die ordnungsgemäße Aufbewahrung der Unterlagen und die Zurverfügungstellung dieser an die Behörden in Rahmen einer Steuerprüfung verpflichtet sind. Das bedeutet, dass Sie nach einem Wechsel des Systems Ihr Altsystem weiter vorhalten müssen. Diese Vorhaltung beinhaltet nicht nur das Softwaresystem und ggf. eine Datenbank, sondern auch die entsprechende Hardware, die für den ordnungsgemäßen Betrieb Ihres Altsystems benötigt wird.

Weiterführende Informationen: Bundesfinanzministerium