Für den manuellen Upload im KV-Portal können Sie die ausgefüllten Dokumentationsbögen exportieren und lokal auf der Festplatte ablegen.

Hinweis zum Direktversand über KV CONNECT

Achtung: Der Kommunikationsdienst KV-Connect wird seitens kv-digital am 20. Oktober 2025 abgeschaltet.

Der Versand über KV Connect ist als Alternative zur Einreichung im KV Portal möglich, wenn Ihre Datenannahmestelle (DAS) die KV Baden-Württemberg, KV Bayern, KV Brandenburg oder KV Rheinland-Pfalz ist.

Die KV Saarland nimmt Dokumentationsexporte ausschließlich über KV Connect entgegen (Stand: 17. September 2020).

Sollten Sie bisher kein KV CONNECT einsetzen, aber künftig Ihre Exporte darüber durchführen wollen/müssen, wenden Sie sich an Ihren Vertriebs- und Servicepartner, um ein Angebot zu erhalten.

Hinweis: Sollten Sie die oKFE-Dokumentationsbögen nicht öffnen können, prüfen Sie zunächst Ihre CGM MEDISTAR-Einstellungen auf gesperrte Tasks.
Rufen Sie dazu die IV-Verwaltung durch Eingabe von IVINST in die Kommandozeile auf (alternativ: Index > Konfiguration > Integrierte Versorgung/Studien/AWB > Einstellungen).
Prüfen Sie die Einstellungen auf "erlaubte und gesperrte Tasks". Im Feld "erlaubte Tasks" sollten keine Eintragungen vorgenommen bzw. entfernt werden, sofern dort etwas eingetragen wurde. Im Feld "gesperrte Tasks" können Sie auf Wunsch Tasks eintragen, an denen z. B. keine oKFE-Dokumentationen erstellt werden sollen.

Zum Erzeugen der Exportdatei gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Geben Sie das Kommando OKFEX ein (alternativ: Index > Praxis/Patient > Patientendaten > Qualitätssicherung/eDoku > oKFE Export).

    Es öffnet sich die Modulverwaltung - Integrierte Versorgung:

    okfe-7.gif

  1. Wählen Sie das das Modul aus, welches Sie abrechnen möchten, und klicken Sie auf [Dokumente].

    Es öffnet sich der Dialog für den Sammelversand.

    okfe-12.gif

  1. Markieren Sie den Eintrag Sammelversand.
  2. Klicken Sie auf [Öffnen]. Es öffnet sich der Dialog oKFE Sammelversand.

  1. Für den manuellen Export wählen Sie das Register Bereit.

    okfe-17.gif

  2. Wählen Sie das abzurechnende Quartal aus.

  3. Wählen Sie das Exportformat aus.

    Hinweis: Wir empfehlen das Exportformat auf XML stehen zu lassen, da unsere bisherigen Rückmeldungen der KVen ergeben haben, dass eine komprimierte Datei (zip) noch nicht unterstützt wird.

  4. Wählen Sie für den manuellen Datenexport offline als Übertragungsweg aus.

  5. Klicken Sie auf [Aktualisieren].

    Ihnen werden die Bögen angezeigt, die zur Abrechnung übertragen werden können.

  1. In der Spalte Auswahl können Sie durch Setzen bzw. Entfernen der Häkchen entscheiden, welche Bögen Sie zur Abrechnung bringen möchten.

    Mit der Checkbox Alle ab-/anwählen unten links im Dialog können Sie alle Bögen gesammelt anwählen bzw. die Auswahlhäkchen wieder entfernen.

  1. Klicken Sie auf [Exportieren] und bestätigen Sie die anschließende Hinweismeldung mit [Ja], um den Exportvorgang zu starten.

    Hinweis: Bei Vorhandensein von noch nicht exportbereiten Dokumentationen erhalten Sie an dieser Stelle ebenfalls einen entsprechenden Hinweis.

  1. Wählen Sie das Verzeichnis aus, in dem die Datei abgelegt werden soll, und speichern Sie die Exportdatei dort ab. Aus Gründen der Übersichtlichkeit empfiehlt es sich, einen eigenen Ordner für diese Dateien anzulegen.

    Sie erhalten nach Klick auf [Speichern] einen Hinweis, dass der Sammelexport Ihrer Dokumentationen erfolgreich durchgeführt werden konnte.

    In dem von Ihnen angelegten Ordner liegt nun die xml-Datei (sofern Sie xml für den Export ausgewählt haben) zur Übermittlung über das Web-Portal bereit.

Export für die gesamte Praxis durchführen

Der oKFE Sammelversand findet standardmäßig arztbezogen statt. Sollten in Ihrer Praxiskonstellation mehrere teilnehmende Ärzte vorliegen, können Sie den Export auch für die gesamte Praxis auf Basis der zugewiesenen Betriebsstättennummer (BSNR) durchführen. Aktivieren Sie in diesem Fall die Checkbox vor Export für die gesamte Praxis durchführen. Über die Schaltfläche [Aktualisieren] werden Ihnen anschließend alle exportfähigen Dokumentationen der Praxis aufgelistet, welche Sie über die Schaltfläche [Exportieren] gesammelt abspeichern können.

Export wiederholen

Durch Anwahl der Checkbox Exportierte einblenden können Sie sich bereits exportierte Dokumentationsbögen anzeigen lassen und diese anschließend erneut exportieren.

Einspielen der Antwortdatei aus dem KV Portal

Sofern Sie die Exportdatei manuell in Ihr KV Portal eingestellt haben, wird dort nach gegebener Zeit eine Antwort ankommen. Diese können Sie auf Ihrer Festplatte zwischenspeichern und über den Sammelversand im Register Protokolle über die Schaltfläche [Daten manuell zuweisen] in der Spalte Aktion der entsprechenden Exportdatei zuordnen und einstellen.

Nach erfolgreichem Upload sehen Sie in der Spalte Aktion nun die Schaltfläche [Protokoll öffnen], über die Sie sich das Antwortdokument anzeigen lassen können.

Hinweis: Beachten Sie, dass pro Exportdatei derzeit nur eine Antwortdatei eingespielt werden kann. Wir empfehlen Ihnen, immer die aktuellste Antwortdatei/das aktuellste Protokoll einzuspielen. Keinesfalls darf die Empfangsbestätigung dort zugewiesen werden.

Wurde der Exportdatei versehentlich die Empfangsbestätigung der KV zugewiesen, kann zu diesem Export keine weitere Rückmeldung mehr eingelesen werden.

Es wird dann notwendig, den Export erneut durchzuführen, auf das Rückprotokoll/die Antwortdatei der KV zu warten und diese anschließend der neu angelegten Exportdatei zuzuweisen.

Was bedeutet eine Warnung in einem Datenflussprotokoll?

Datenflussprotokolle können Warnungen enthalten. Wenden Sie sich bei Rückfragen zu den Warnungen an den Ansprechpartner der im entsprechenden Validierungsblock (Bundesauswertungsstelle, Gesundheitsforen, Vertrauensstelle, Datenannahmestelle) genannten Stelle.

Beispiel für eine Warnung innerhalb eines Datenflussprotokolls:

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