Metadaten sind Informationen, die zusätzlich zu einem Dokument in die elektronische Patientenakte eingestellt werden. Dies sind z. B. Informationen wie Titel, Autor, Dokumententyp und Erstellungsanlass des Dokuments, die das gezielte Suchen und Filtern der Dokumente innerhalb einer ePA ermöglichen.

Hinweis: Da die Anzahl der in der elektronischen Patientenakte gespeicherten Dokumente mit der Zeit stetig zunehmen wird, ist die gewissenhafte Pflege der Metadaten eine wichtige Voraussetzung für die effiziente Nutzung der ePA.

Ihre Erfassung erfolgt in CGM MEDISTAR über den Metadatendialog, der vor dem Hochladen von Dokumenten in die elektronische Patientenakte automatisch geöffnet wird:

epa-47.png

Der Dialog Metadatenerfassung beinhaltet die folgenden Bereiche:

Dokumente

Auf der linken Seite des Metadatendialogs befindet sich eine Liste der Dokumente, die zuvor für das Einstellen in die elektronische Patientenakte ausgewählt wurden. Dokumente werden zunächst mit einem Standardnamen (z. B. dem Dateinamen oder „eArztbrief“ bei eArztbriefen) dargestellt. Wurde in den Dokumentenmetadaten ein Titel vergeben, wird dieser für die Darstellung innerhalb der Liste verwendet.

Ein Sternchen * vor dem Listeneintrag eines Dokuments weist darauf hin, dass das Dokument in das PDF/A-Format konvertiert wurde.

Diese Konvertierung wird durchgeführt, weil eigene PDF-Dokumente aufgrund von BSI-Vorgaben ausschließlich im PDF/A ist eine Variante des PDF-Formats für die Langzeitarchivierung digitaler Dokumente in die elektronische Patientenakte eingestellt werden dürfen. PDF-Dokumente, die diesem Format nicht entsprechen, werden automatisch von CGM MEDISTAR in das PDF/A-Format konvertiert.

Achtung: Bei der Umwandlung von Dokumenten in das PDF/A-Format kann es in Einzelfällen zu Änderungen in der Darstellung kommen (z. B. abweichende Schriftarten, verschobene Tabellen oder Grafiken). Bitte prüfen Sie das konvertierte Dokument daher auf Vollständigkeit und Lesbarkeit und gleichen Sie es bei Bedarf mit dem Original ab.

Mit den Schaltflächen [Hinzufügen] und [Entfernen] können Sie der Liste weitere Dokumente hinzufügen oder fälschlich hinzugefügte Dokumente entfernen. Eine Vorschau des jeweils gewählten Dokuments sehen Sie unterhalb der Liste. Diese können Sie durch Anklicken vergrößern.

Metadatenvorlagen anwenden

Dieser Bereich in der Mitte des Dialogs ist für zukünftige Metadatenvorlagen vorgesehen, die in einem späteren Update zur Verfügung gestellt werden. Diese Vorlagen werden es ermöglichen, maßgeschneiderte Metadaten für regelmäßig genutzte Dokumente zu verwalten und anzuwenden, was zu einer spürbaren Verringerung des Zeitaufwands für die Metadatenerfassung führen wird.

Übertragungsmetadaten

In diesem Bereich stehen die Metadaten, die für den gesamten Dokumentensatz definiert werden. Werden mehrere Dokumente in einem Dokumentensatz gesammelt am Ende eines Behandlungsfalls hochgeladen, kann hier zum Beispiel der Behandlungsanlass angegeben werden.

Detaillierte Beschreibung der veränderbaren Übertragungsmetadaten

Kurzbezeichnung Pflicht Beschreibung Vorbelegung
Titel Nein Titel des Dokumentensatzes  
Kommentar Nein Kommentar zum Dokumentensatz  
Einsteller Ja Person, die den Dokumentensatz einstellt aktives Arztkürzel
Einstellungsanlass Nein Klinische Aktivität, die zum Einstellen des Dokumentensatz geführt hat gemäß IEPA-Einstellung -
Standardwert: Patientenkontakt

 

Dokumentenmetadaten

Die hier angezeigten Dokumentenmetadaten gelten ausschließlich für das im Bereich Dokumente jeweils gewählte Dokument und beschreiben dessen spezifische Inhalte. Die Suche nach Dokumenten in der elektronischen Patientenakte nutzt bislang nur die hier eingegebenen Informationen.

Detaillierte Beschreibung der veränderbaren Dokumentenmetadaten

Kurzbezeichnung Pflicht Beschreibung Hinweis
Titel Ja Titel des Dokuments Wird bei einigen Dokumentenarten automatisch vorbelegt.
Kann bei strukturiert erfassten Dokumenten unveränderlich sein.
Kommentar Nein Kommentar zum Dokument  
Dokumentenklasse Ja Grobe Klassifizierung des Dokuments Wird bei einigen Dokumentenarten automatisch vorbelegt.
Kann bei strukturiert erfassten Dokumenten unveränderlich sein.
Auswahl aus einer fest definierten Liste.
Die Liste kann im Konfigurationsdialog (aufrufbar mit Kommando IEPA) auf praxisrelevante Einträge reduziert werden.
Dokumententyp Ja Art des Dokuments Wird bei einigen Dokumentenarten automatisch vorbelegt.
Kann bei strukturiert erfassten Dokumenten unveränderlich sein.
Auswahl aus einer fest definierten Liste.
Die Liste kann im Konfigurationsdialog (aufrufbar mit Kommando IEPA) auf praxisrelevante Einträge reduziert werden.
Erstellungsanlass Nein Ereignisse, die zur Erstellung des Dokuments geführt haben Auswahl aus einer fest definierten Liste.
Sprache Ja Sprache, in der das Dokument verfasst wurde Wird immer mit „deutsch“ vorbelegt.
Autor Ja Person, die das Dokument erstellt hat Wird automatisch vorbelegt, wenn der Autor zum Beispiel durch eine elektronische Signatur beim eArztbrief erkannt werden kann.
Eine Mehrfachauswahl ist möglich.
Der Patient steht immer an erster Stelle der Liste.
Das aktive Arztkürzel steht immer an zweiter Stelle der Liste.
Personen aus dem Adressbuch (PSA) und weitere Ärzte der Praxis können über Schaltflächen in der Liste ergänzt werden.
Verantwortlich Nein Rechtlich verantwortliche Person für das Dokument  
Art der Einrichtung Ja Art der Einrichtung, in der das dokumentierte Ereignis stattgefunden hat Kann in den ADT-Konstanten der Betriebsstätte vordefiniert werden.
Fachrichtung Ja Art der Fachrichtung der erstellenden Einrichtung, in der das dokumentierte Ereignis stattgefunden hat Kann in den ADT-Konstanten der Betriebsstätte vordefiniert werden.

 

[Hochladen]

Der Klick auf [Hochladen] startet den Hochladeprozess aller Dokumente, die sich unter Dokumente befinden. Vor dem Hochladen werden die Metadaten aller Dokumente auf Vollständigkeit überprüft.

Bei fehlenden Pflicht-Metadatenangaben wird der Hochladeprozess gestoppt und der Cursor auf das betroffene Feld gesetzt. Eine Validierungsmeldung im unteren linken Validierungsbereich weist auf die fehlende Angabe hin.

Falls die Validierungsmeldung aufgrund der Textlänge und Dialoggröße abgeschnitten ist, kann der Text angeklickt werden, um ein separates Fenster mit vollständigem Validierungstext zu öffnen.

Sollte während des Hochladens ein Dokument nicht eingestellt werden können, weil es zum Beispiel zu einem unerwarteten Fehler während der Übertragung kommt, wird der Hochladeprozess unterbrochen. Die zugehörige Fehlermeldung wird beim betroffenen Dokument im Validierungsbereich angezeigt. Dokumente, die bereits vollständig hochgeladen wurden, werden aus der Liste der Dokumente entfernt. Dies kann dann eintreten, wenn der Fehler zum Beispiel erst beim dritten von vier Dokumenten auftritt.

Dokumentation des Hochladens in CGM MEDISTAR

Sobald ein Dokument in die elektronische Patientenakte eingestellt wurde, wird dies in CGM MEDISTAR automatisch dokumentiert:

Medizinische Daten

In den medizinischen Daten des Patienten wird eine /-Zeile mit einem Verweis auf das Dokument abgelegt.

Diese beginnt mit dem Präfix „EPA:“ und der darauffolgenden internen Nachrichten-ID, gefolgt vom Schlagwort „EXPORT“ für hochgeladene Dokumente und dem Titel des Dokuments gemäß der Dokumenten-Metainformation „Titel“ (hier nur beispielhaft: „Eigene Datei“).

epa-54.png

Ein Doppelklick auf die MD-Zeile öffnet eine Vorschau des hochgeladenen Dokuments. Das Löschen der MD-Zeile hat keinen Einfluss auf das Dokument innerhalb der elektronischen Patientenakte.

Kommunikationspostfach (COMM)

Hochgeladene eArztbriefe werden zudem als ausgehende Nachricht im COMM-Dialog im Bereich Gesendet hinterlegt.