Patientenstammdaten

Feldname	Bedeutung/Eingabe
Name, Vorname	Tragen Sie die entsprechenden Angaben ein. In diesen Feldern werden die Anfangsbuchstaben automatisch großgeschrieben.
Geburtsdatum	Bei der Eingabe des Geburtsdatums (8-stellig) setzt das Programm die Punkte selbst (z. B. wird aus der Eingabe 10051972 automatisch 10.05.1972).
Geschlecht	Die Auswahl erfolgt über die Auswahlliste oder durch Eingabe eines Kürzels (z. B. w (weiblich), m (männlich) oder d (divers). Auf der eGK ist das Geschlecht kartenseitig gespeichert. Die Angabe ist wichtig für die Verordnung von Medikamenten, Eintragungen von Leistungsziffern oder die automatische Anrede in der Textverarbeitung.
Zusatz	Tragen Sie hier Namenszusätze, wie "Freiherr von", "Baronin" etc. ein (siehe Zu- und Vorsatzworte).
Titel	Der Titel des Patienten, z. B. „Dr. med.“.
Vorsatzwort	Für den Namen des Patienten kann zusätzlich zu Titel und Zusatz auch ein Vorsatzwort erfasst werden. Vorsatzworte gehören zum Nachnamen, nicht zum Familiennamen. Ein „Klaus von der Burg“ trägt den Nachnamen „Burg“, „von der“ sind Vorsatzworte, siehe Zu- und Vorsatzworte
LKZ	Ausländische Postleitzahlen müssen mit einem entsprechenden Länderkürzel gekennzeichnet werden. Nach Eingabe eines Buchstabens – Name des Landes oder Länderkennung - werden die Länderkennungen vorgeschlagen.
PLZ	Postleitzahl des Patienten. Wird diese hier eingetragen, wird der Ort automatisch ergänzt.
Ort	Wohnort des Patienten
BL	Optional können Sie hier das Bundesland angeben, in dem der Patient seinen Wohnsitz hat. Dies ist bisher lediglich eine interne Information.
Straße Hausnummer	Wenn Sie den Wohnort des Patienten eingegeben haben und hier die ersten Buchstaben des Straßennamens eingeben, erhalten Sie Vorschläge, die Sie übernehmen können. bzw. kopiert die Adressdaten des Patienten in die Zwischenablage. Von dort aus können Sie sie in eine beliebige Karten- und Routenplanungssoftware einfügen, in der Regel über einen rechten Mausklick in der Adress-Suchzeile der jeweiligen Anwendung und anschließende Auswahl von Einfügen (oder mit <Strg> + V).
Adresszusatz	Hier kann ein Adresszusatz eingetragen werden, wie z. B. "3. OG Whg. re."
	Hinweis: Es wird immer die Adresse von der eGK auf die Formulare gedruckt, auch wenn in den Patientenstammdaten eine andere Adresse angegeben ist. Es handelt sich dabei um eine Vorgabe der KBV.
Telefon 1 bis 3	Telefonnummern des Patienten. Hier können Sie bei Bedarf angeben, ob es sich um eine private, dienstliche oder mobile Telefonnummer handelt. Über das Symbol hinter den Feldern Telefon 1 bis 3 kann bei aktivierter Tapi-Anbindung direkt die angegebene Rufnummer gewählt werden. Tragen Sie dazu in den Telefoneinstellungen den Wahlpräfix für ausgehende Anfrufe  ein.
Fax	Faxnummer des Patienten
E-Mail	E-Mail-Adresse des Patienten
Bemerkung	Eine beliebige Bemerkung zum Patienten. Auf dieses Feld können Sie bei Bedarf über die Patientenliste zugreifen. Der Eintrag erscheint auch in der Basisinfo des Patienten.
Patientennummer	Die beim Erfassen des Patienten automatisch vergebene Patientennummer wird hier angezeigt und kann nicht editiert werden.
Stammpraxis	In einer PGI können Sie hier wählen, in welcher Praxis der Patient vorrangig behandelt wird.
Patient seit	Dieses Feld wird beim Anlegen des Patienten automatisch mit dem Tagesdatum gefüllt, kann aber an dieser Stelle editiert werden. Wurde der Patient nach dem Einlesen der Versichertenkarte automatisch angelegt, dann entspricht dieses Datum dem Einlesedatum der eGK.
Behand. Arzt	Gemeinschaftspraxen können hier den behandelnden Arzt auswählen. Dies ist nur möglich, wenn Sie mit Arztkennzeichen arbeiten.
Info an	Über die Eingabe eines Kürzels können Sie auf die Arztadressendatei zugreifen und einen Arzt oder eine Praxis auswählen, der/die grundsätzlich über diesen Patienten informiert werden soll. Hier steht Ihnen auch ein Suchdialog zur Verfügung. Auf diesen Arzt oder diese Praxis kann in der Brieftextverarbeitung mit den entsprechenden Kürzeln zugegriffen werden (siehe Suchschlüssel der Brieftextverarbeitung). Das angezeigte Kürzel kann über Service/Wartung in allen Patientendaten automatisch geändert werden.
Beruf	Beruf des Patienten. Die Angabe erscheint auf der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (60 Zeichen).
Arbeitgeber	Arbeitgeber des Patienten

Hier können Sie dem Patienten eine Kasse zuordnen. Beim Einlesen einer eGK geschieht dies automatisch.

Sie können eine Krankenkasse über den [Kassenindex], das Institutionskennzeichen (IK) oder einen Suchbegriff (Schlüssel) aus der Kassendatei wählen. (Die Schaltfläche [PKV-Index] zur Auswahl von Privatkassen bzw. einer Kasse für IGeL-Leistungen oder Selbstzahler ist weiter unten auf dieser Seite beschrieben.)

Hinweis: Wir empfehlen Ihnen, die Kasse generell über den Kassenindex zu wählen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche [Kassenindex], werden Ihnen alle Krankenkassen aufgelistet:

Tipp: Sie können in das Feld Suche einfach den Namen der Krankenkasse eingeben (z. B. AOK), um die Liste nach Krankenkassennamen zu sortieren. Alternativ können Sie einen Bindestrich (–) eingeben und dahinter den Namen des Ortes, in dem die Krankenkasse ansässig ist.

Klicken Sie die gewünschte Kasse an und dann auf [Übernehmen].

IK: Wenn Ihnen die IK-Nummer der Krankenkasse bekannt ist, können Sie diese in das Feld IK eintragen und mit dem GO-Button ( oder ) bestätigen.

Nachdem Sie über eine der beiden oben beschriebenen Möglichkeiten eine Krankenkasse ausgewählt haben, öffnet sich ein Fenster, in dem die gesuchte Kasse mit den verschiedenen Untergruppen angezeigt wird. Wählen Sie hier ggf. die zutreffende Untergruppe aus.

Als dritte Möglichkeit zur Auswahl einer Krankenkasse können Sie im Feld Schlüssel direkt einen Suchbegriff aus der Kassendatei eintragen. Dies ist z. B. für den Eintrag von selbst erfassten Privatkassen notwendig.

Tipp: Um Fehler bei der Kassenabrechnung zu vermeiden, empfehlen wir Ihnen, die Krankenkasse grundsätzlich über den Kassenindex auszuwählen.

VersNr: Bei der Erfassung über die Funktion EP (Eingabe Patient) braucht die Versicherungsnummer nicht zwingend angegeben zu werden, da diese Nummer bei der späteren Registrierung der eGK automatisch eingelesen wird.

Status: Geben Sie hier eines der folgenden Kürzel ein oder wählen Sie es aus der Auswahlliste aus:

• M = Mitglied
• F = Familienmitglied
• R = Rentner
• RF = Rentner Familienmitglied
• PM = Privates Mitglied
• PF = Privat Familienversichert

Wählen Sie hier den Rezeptvermerk anhand der Angabe auf der Krankenversichertenkarte aus. Beim Einlesen der Versichertenkarte wird dieser bereits übernommen.

Hinweis: Der Service CGM CARDTRUST hilft, Chipkartenmissbrauch festzustellen: Wird beim Ausstellen eines Rezepts festgestellt, dass der in den Patientendaten eingetragene Rezeptvermerk nicht mit den Daten der Krankenkasse übereinstimmt (also lt. Krankenkasse keine Gebührenbefreiung vorliegt), erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis. Sie können dann ggf. bei der Krankenkasse nachfragen oder die Gebührenbefreiung ablehnen oder akzeptieren.

Befreiung bis: Tragen Sie hier das Datum ein, bis zu dem der Patient von der Zuzahlung befreit ist.

Je nach Status des Patienten wird die Eingabe G oder F in eine Ziffer umgewandelt, die später automatisch auf das Rezept gedruckt wird.

Wenn die Befreiung abgelaufen ist, wird dies in der Basisinfo in Rot dargestellt:

Tipp: Mit einem Klick darauf gelangen Sie direkt in die Patientenstammdaten, um ggf. eine neue Zuzahlungsbefreiung einzutragen.

Oben werden die letzten vier Versicherungsnachweise angezeigt. Für die möglichen Arten der Versicherungsnachweise werden diese Abkürzungen verwendet:

EGK - die elektronische Gesundheitskarte wurde eingelesen

KVK - die Krankenversichertenkarte wurde eingelesen

EEB - eine elektronische Ersatzbescheinigung wurde zugeordnet

MEV - die Daten wurden im manuellen Ersatzverfahren erfasst

Die Detailinformationen (Versichertennummer, Einlesedatum usw.) zur eingelesenen Karte oder der elektronischen Ersatzbescheinigung können über die vier Quartalsfelder direkt aufgerufen werden. Die Details der eGK sind gesondert beschrieben.

Über [eGK Historie] können Sie alle in der Vergangenheit eingelesenen Chipkarten ansehen. Die Schaltfläche wird aktiviert, sobald mehr als vier Karten eingelesen wurden.

Achtung: Das Löschen der Daten einzelner hinterlegter Chipkarten ist nicht möglich. Ein Klick auf [Löschen] löscht alle hinterlegten Daten.

Mit [Löschen] entfernen Sie die hinterlegten Chipkartendaten. Es ist dann erforderlich, einen Abrechnungsschein auszufüllen (Ersatzverfahren).

Bereich Ersatzverfahren: Wenn Versicherte ihre elektronische Gesundheitskarte beim Praxisbesuch vergessen haben oder die Karte nicht eingelesen werden kann, kann die elektronische Ersatzbescheinigung (eEB) als Versicherungsnachweis genutzt werden.

Über die Schaltfläche [Daten manuell erfassen] ist auch das manuelle Erfassen der Daten zum Ersatzverfahren weiterhin möglich. Die auf der eGK gespeicherten Informationen für Wohnortprinzip, Teilnahme DMP und besondere Personengruppe können dann ebenfalls manuell erfasst werden.

Zukünftig wird es hier auch möglich sein, im Auftrag des Patienten eine elektronische Ersatzbescheinigung bei der Kasse anzufragen. Die Patienten müssen diese dann nicht mehr über ihre Krankenkassen-App anfordern.

Die Nutzung des Ersatzverfahrens mit manueller Eingabe der Daten ersetzt nicht das Einlesen der Karte – es ist also in diesem Fall trotzdem erforderlich, einen Abrechnungsschein auszufüllen (Ersatzverfahren).

Hinweis: Mit dem Asylverfahrensbeschleunigungsgesetz hat der Gesetzgeber im § 264 SGB V die Ausgabe von elektronischen Gesundheitskarten (eGK) an Empfänger von Gesundheitsleistungen nach den §§ 4 und 6 AsylbLG (Anspruchsberechtigte mit weniger als 15 Monaten Aufenthaltsdauer) vorgeschrieben, wenn die Kommunen dies wünschen. Dieser Personenkreis ist auf dem Speicherchip der elektronischen Gesundheitskarte (eGK) entsprechend zu kennzeichnen. Ab dem 1. Januar 2016 können deshalb von den Krankenkassen eGKs mit der Besonderen Personengruppe „9“ für diese Anspruchsberechtigten ausgegeben werden.

Tipp: Leistungsberechtigte Patienten nach Paragraph 4 (Personengruppe 9) haben oftmals eine Zuzahlungsbefreiung. Wenn Sie einen solchen Patienten anlegen, weist Sie ein neuer Hinweis auf diesen Umstand hin. Sie haben dann die Möglichkeit, den Patienten nach einer vorliegenden Befreiung zu befragen.