Patientenanlage in CGM M1 PRO – flexibel, schnell und unkompliziert

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Ob Sie schon seit vielen Jahren Patientendaten erfassen oder gerade erst in den Praxisalltag starten – nicht immer sind alle Möglichkeiten, die Ihnen Ihre Praxissoftware bietet, bekannt. In diesem Tipp stellen wir Ihnen die verschiedenen Wege zur Patientenanlage einmal vor:

Manuelle Patientenanlage

Die manuelle Patientenanlage ist insbesondere immer dann eine geeignete und flexible Möglichkeit, wenn beispielsweise Privatversicherte ohne elektronische Gesundheitskarte (eGK) aufgenommen werden, lediglich eine erste – etwa telefonische – Terminvereinbarung und damit nur eine rudimentäre Erfassung der relevanten Patientenstammdaten erfolgt oder ein Ersatzverfahren notwendig ist, weil beispielsweise die Karte eines Patienten defekt ist und das elektronische Ersatzverfahren (eEB) nicht genutzt werden kann.

1. Klicken Sie ausgehend der Rezeption auf das Stift-Symbol

oder klicken Sie ausgehend des Behandlungsblattes auf den Reiter „Stammblatt“.

2. Füllen Sie die Stammdaten aus und speichern anschließend mit dem grünen Haken <F12>.

Patientenanlage per eGK

Neben der klassischen, manuellen Eingabe gibt es die komfortable Variante: das Einlesen der elektronischen Gesundheitskarte (eGK). Dabei werden alle auf der Karte gespeicherten Stammdaten direkt ins Arztinformationssystem übernommen – Sie müssen lediglich weitere optionale Angaben ergänzen. Das spart Zeit, reduziert Tippfehler und sorgt für einen reibungslosen Ablauf.

Klicken Sie in der Rezeption oder im Patientenstammblatt auf den Button (<Strg+K>).
Bestätigen Sie die nachfolgende Abfrage mit „Neuanlage“.
Ist die Option zur automatischen Scheinanlage unter Praxisdaten|Benutzer-Konfiguration|weitere Konfigurationen|“Scheinauswahl nach Einlesen der Versichertenkarte“ aktiviert, erscheint eine Scheinabfrage. Wählen Sie den zutreffenden Schein aus und bestätigen Sie mit <F12>.
Ergänzen Sie bei Bedarf noch weitere Patientenstammdaten, wie z. B. Telefonnummer etc.

Anlage per Ersatzverfahren bzw. elektronischer Ersatzbescheinigung (eEB)

Falls das Einlesen der eGK einmal nicht möglich ist – etwa, weil die Karte defekt oder nicht lesbar ist, der Kartenleser streikt oder der Patient nur eine vorläufige Bescheinigung von der Krankenkasse vorlegt – stehen Ihnen das Ersatzverfahren zur Verfügung. Besonders praktisch: Seit Juli 2025 können Sie die elektronische Ersatzbescheinigung per QR-Code direkt über die App der Krankenkasse anfordern und ins System übernehmen. Das macht die Patientenaufnahme noch einfacher und sicherer.

Klassisches Ersatzverfahren, z. B. nach Vorlage einer Papierbescheinigung

Klicken Sie innerhalb der Rezeption oder der Patientenstammdaten auf den Button (<Strg+E>).
Treffen Sie Ihre Auswahl (in unserem Beispiel „GKV“).
Füllen Sie die nachfolgenden Felder aus. Bei den Feldern, die mit einem Pfeil gekennzeichnet sind, handelt es sich um Pflichtfelder.
Speichern Sie mit dem grünen Haken oder der Taste <F12>.

Anlage per elektronischer Ersatzbescheinigung (eEB)

Zum 01. Juli 2025 wurde die elektronische Ersatzbescheinigung (eEB) als Versicherungsnachweis verbindlich eingeführt. Dieses digitale Dokument stellt eine moderne Alternative zur herkömmlichen Papierbescheinigung dar und dient als Nachweis für Ansprüche auf medizinische Leistungen.

Sofern die Krankenkasse die Option in Ihrer App anbietet, können Patienten die Bescheinigung über die Krankenkassen-App anfordern. Hierzu scannen sie den entsprechenden QR-Code, den wir Ihnen nach der Installation des Updates in Ihrem CGM M1 PRO-System unter Hilfe | Assistenten | QR-Code drucken bereitstellen.

Die elektronische Ersatzbescheinigung (eEB) wird anschließend automatisiert über den Kommunikationsdienst KIM innerhalb weniger Minuten direkt an Ihre Praxis zugestellt. Dadurch haben Sie sofortigen Zugriff auf die Versichertendaten Ihrer Patienten.

Sollten in Ihrer Praxis mehrere KIM-Adressen hinterlegt sein, wird eine Abfrage zur Auswahl der von Ihnen eingesetzten Adresse durchgeführt. Wir empfehlen Ihnen, eine KIM-Adresse zu wählen, die an eine SMC-B gebunden ist. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass die eingehenden elektronischen Ersatzbescheinigungen jederzeit abgefragt werden können.

Tipp: Hängen Sie den QR-Code gut sichtbar in Wartezimmer oder Anmeldung auf – damit Patienten das Ersatzverfahren bei Bedarf eigenständig anstoßen können!

Nachdem Ihr Patient den QR-Code gescannt und die Anfrage über die Krankenkassen-App übermittelt hat, wird die Ersatzbescheinigung automatisch generiert und per KIM an Ihre Praxis zugestellt. Sie finden diese anschließend im ePostfach unter der Rubrik „eErsatzbescheinigung“.

Zu jeder elektronischen Ersatzbescheinigung wird ein Status zurückgemeldet, der farblich am Ende der Zeile dargestellt ist. Mit der Mouseover-Funktion erhalten Sie weitere Informationen.

Anhand der Büroklammer erkennen Sie, dass eine Bescheinigung für diesen Patienten übermittelt wurde. Markieren Sie die entsprechende Zeile im ePostfach und klicken Sie anschließend auf das Chipkartensymbol (<Strg>+<g>). Dadurch wird die elektronische Ersatzbescheinigung automatisch auf den eGK-Stapel gelegt.

Über den Button (<Strg>+<n>) in der Rezeptionsmaske oder dem Stammblatt haben Sie die Möglichkeit, die elektronische Ersatzbescheinigung anschließend, ähnlich wie die eGK, in Ihrem CGM M1 PRO einzulesen. Erfassen Sie anschließend einen Abrechnungsschein, wird dieser mit einer speziellen Kennzeichnung versehen, die in die Kassenabrechnung übertragen wird. Dadurch ist für Ihre Kassenärztliche Vereinigung (KV) nachvollziehbar, welche Scheine im Zusammenhang mit der elektronischen Ersatzbescheinigung abgerechnet werden.

Für eine bessere Übersicht erhalten Sie in der Historie der Versichertenverhältnisse eine Kennzeichnung der elektronischen Ersatzbescheinigung.

Darüber hinaus haben wir den Tooltip der Versichertenkarte erweitert, sodass Sie dort ebenfalls einen entsprechenden Hinweis erhalten.

Allgemeine Informationen zur elektronischen Ersatzbescheinigung finden Sie auf der KBV-Seite unter dem Link KBV - Elektronische Ersatzbescheinigung: Annahme seit Juli Pflicht

Manuelle Scheinanlage

Abrechnungsrelevante Daten, wie Leistungen, Diagnosen bzw. Dauerdiagnosen erfordern einen gültigen Abrechnungsschein, um ordnungsgemäß (z. B. im Rahmen der KVDT-Abrechnung) abgerechnet werden zu können. Es gibt verschiedene Wege, einen Abrechnungsschein anzulegen. Befinden Sie sich beispielsweise im Patientenstammblatt, klicken Sie auf die Schaltfläche „Scheine“ und anschließend auf Neuanlage (<F2>). Treffen Sie Ihre Auswahl und speichern Sie anschließend mit dem grünen Haken <F12>.