Das Tagesprotokoll
12.1 Allgemeines zum Tagesprotokoll
Mithilfe der „Tagesprotokollfunktion“ lassen sich tagesaktuell Einträge in den Behandlungsdaten der Patienten nachvollziehen und überprüfen.
Vergessene Leistungszifferneinträge werden leichter erkannt und können nacherfasst werden.
Neben den „tagesaktuellen“ Einträgen können im selben Arbeitsgang auch längere Zeiträume (z.B. ein ganzes Quartal) kontrolliert werden. Zudem können Art und Umfang des Protokolls je „Lauf“ individuell festgelegt werden. Die Ausgabe von Leistungsziffern und/oder Zeilentypen kann somit z. B. für Kassen- und Privatpatienten unabhängig voneinander erfolgen. Festgestellte Fehler können sofort korrigiert werden.
Wenn das Protokoll über einen längeren Zeitraum erstellt wird, werden die Patienten, zu denen an unterschiedlichen Tagen Daten erfasst wurden, normalerweise mehrfach (pro Datum) aufgeführt. Soll der Patient trotz mehrerer Datumseinträge namentlich nur einmal aufgeführt werden, ist das Kontrollkästchen „ mit Anzeige DD “ (siehe Kapitel 12.4.3 ) zu aktivieren.
Die Funktion „Tagesprotokoll“ wird über die Kachel „Arbeitsplatz“ ➔ „Büro“ aufgerufen.
Anschließend erscheint folgende Maske:
12.2 Einstellen des Protokollzeitraumes
Standardmäßig schlägt das System das aktuelle Tagesdatum vor. Die vorgegeben Daten können verändert werden. Optional kann per Mausklick die Quartalsauswahl getroffen werden.
12.3 Tagesprotokoll unter Berücksichtigung der aktuellen Uhrzeitangabe
Wird das Tagesprotokoll mehrfach am Tag aufgerufen, erscheinen auch die Einträge, die bereits kontrolliert bzw. verändert wurden. Um die bereits geprüften bzw. geänderten Daten auszublenden, haben Sie die Möglichkeit, eine Uhrzeit anzugeben. Diese wird anschließend bei der Erstellung der
Statistik berücksichtigt.
12.4 Zusätzliche Optionen zur Erstellung des Tagesprotokolls
12.4.1 Fehlermarkierung
Für die Erstellung und Anzeige des Protokolls können - wie oben erwähnt - unterschiedliche Einstellungen getroffen werden.
Wird das Feld markiert (durch Mausklick oder Drücken der Leertaste), werden außer den Einträgen in den Behandlungsdaten zusätzlich alle abrechnungsrelevanten Fehler, die später bei der Quartalsab- rechnung im Fehlerprotokoll aufgelistet würden, angezeigt.
Die konsequente Fehlerbehebung mithilfe der Protokollfunktion erleichtert somit erheblich die spätere Quartalsabrechnung.
Hinweis: Es empfiehlt sich die Erstellung von Protokollen, die sich über einen größeren Zeitraum erstrecken, am Server durchzuführen (höhere Geschwindigkeit).
12.4.2 Sortieren nach Kasse
Die Markierung des Feldes “Sortieren nach Kasse“ bewirkt, dass die Patienten nach Krankenkassen sortiert angezeigt werden.
12.4.3 Anzeige der Dauerdiagnosen im Tagesprotokoll
Die Markierung des Feldes erreicht, dass die Dauerdiagnosen eines Patienten angezeigt werden, auch wenn diese außerhalb des gewählten Protokollzeitraums liegen.
12.4.4 Nur aufgerufene Patienten anzeigen
Die Markierung der Option „nur aufg. Patienten“ ermöglicht es, eine Liste der Patienten zu erhalten, die innerhalb des gewählten Zeitraumes nur „aufgerufen“ worden sind, ohne dass Karteikarten- einträge getätigt wurden.
12.4.5 Nacherfasste Einträge
Zur Kontrolle, bei welchen Patienten Einträge nacherfasst worden sind, ist der Merker „Nacherfasste Einträge“ zu setzen.
12.4.6 Auswahl der Abrechnungsart
Die jeweiligen Markierungen legen fest, welche Patienten aufgrund der „Abrechnungsart“ im Protokoll zur Anzeige kommen. Markieren Sie die Abrechnungsarten, die angezeigt werden sollen.
Hinweis: Diese Optionen ermöglichen es beispielsweise ein Privatabrechnungs-Protokoll zu erstellen. Setzen Sie einen Haken im Feld „Privat“ und „Hinweise zum Regelwerk“ . Ebenso besteht die Möglichkeit, ein reines „Kassenabrechnungs-Protokoll“ zu erstellen. In diesem Falle setzen Sie einen Haken im Feld „Kasse“ und „Hinweise zum Regelwerk“ . Möchten Sie HzV-Patienten selektieren, setzen Sie hierzu den Haken im Feld „Direkt“ .
Möchten Sie wissen, wann ein Eintrag erfolgt ist, setzen Sie den Haken zusätzlich im Feld „Erfasst am:“. Erfassungsdatum und Uhrzeit werden innerhalb des Eintrags in Klammern gesetzt.
Beispiel: 
12.4.7 Anzeige besondere Merkmale
Sofern „besondere Merkmale“ zum Patienten hinterlegt wurden, wird im Tagesprotokoll das entsprechende „Kürzel“ rechts neben der Patientennummer angezeigt.
Reiter „Besondere Merkmale“
Ansicht „Tagesprotokoll“ :
12.5 Einstellung der darzustellenden Behandlungszeilen
Sie haben die Möglichkeit, die Anzeige der verschiedenen Zeilentypen fest einzustellen. Ihre ausgewählte Reihenfolge bleibt nach dieser Einstellung bestehen.
Um die Einstellung vorzunehmen, rufen Sie bitte über „ Büro“ ➔ „Tagesprotokoll“ die „Konfiguration“ 
( <F6> ) auf und wählen dort den Punkt „Behandlungszeilen“ aus.
Es erscheint folgende Anzeige:
Hier wählen Sie bitte im linken Fenster die Zeilentypen aus, die Sie im Tagesprotokoll sehen möchten.
Die ausgewählten Zeilentypen schieben Sie mit 
( <Return> ) ins rechte Fenster. Nach der Übernahme aller Zeilentypen, welche Sie angezeigt bekommen möchten, haben Sie hier noch die Möglichkeit eine Reihenfolge festzulegen. Um eine beliebige Reihenfolge einzustellen, können
Sie diese mit der Pfeiltaste hoch 
( <Strg>+ H ) und Pfeiltaste runter 
( <Strg> + R ) sortieren. Ihre vorgenommenen Einstellungen bleiben nach dem Speichern mit 
(<F12> ) bestehen.
Sofern jeder Patient unabhängig vom Zeilentypeneintrag im Tagesprotokoll geprüft werden soll, kann in der Zeilentypenauswahl die Option „alle Zeilentypen“ in die Auswahl übernommen werden .
12.6 Protokoll erstellen
Nachdem Sie die oben beschriebenen Voreinstellungen getroffen haben, wird durch den „Such- Befehl“ das Protokoll erstellt.
(Mausklick auf
( <F5> ))
12.7 Protokoll drucken
Zum Ausdruck des erstellten Protokolls drücken Sie die Funktionstaste 
( <F11> ).
12.8 Erstellen weiterer Protokolle
Um im Anschluss an die Protokollerstellung ein weiteres Protokoll zu generieren, ist vorab die Maske
zu leeren (Mausklick auf 
oder Taste <F3> ). Die Erstellung des Protokolls erfolgt dann erneut
wie oben beschrieben.
12.9 Protokoll „online“ korrigieren
12.9.1 Verfahren
Es besteht die Möglichkeit, die im Protokoll angezeigten Eintragszeilen „online“ zu korrigieren bzw. zu verändern.
Positionieren Sie dazu den Cursor auf die gewünschte Eintragszeile und „öffnen“ diese per Doppelklick.
Bsp.: (Positionierung des Cursors in die „L-Zeile“ hinter der Ziffer „02300“ , dann Doppelklick .)
Das System verzweigt in die Karteikarte. Nach erfolgter Änderung oder Kontrolle speichern und verlassen Sie die Karteikarte, indem Sie mit 
( <F12> ) bestätigen.
12.9.2 Aktualisierung der Daten nach Online-Korrektur
Ob das Tagesprotokoll „online“ aktualisiert werden soll, sobald Korrekturen in den Behandlungsdaten vorgenommen worden sind, wird über die Anzeige „Aktualisierung“ festgelegt.
Folgende Optionen stehen zur Auswahl:
a) Es soll kein direkter Abgleich der Daten stattfinden. Eine Aktualisierung erfolgt manuell über
( <F5> ). Markieren Sie in diesem Fall in der Auswahl den Punkt „keine“ .
b) Die Daten des Patienten, bei dem eine Änderung vorgenommen wurde, sollen vom Änderungsdatum an aktualisiert werden. Bsp.: Sie möchten bei einem Patienten, der zu einem bestimmten Datum im Tagesprotokoll angezeigt wird, Änderungen vornehmen und verzweigen hierzu in die Behandlungsdaten. Nachdem Sie nun die Änderungen zum „Ausgangsdatum“ vorgenommen haben, bewirkt die Markierung von „ Patient am Tag “, dass diese Änderung auch im Tagesprotokoll sichtbar wird, also das Protokoll aktualisiert wird.
c) Wie Sie bereits wissen, besteht die Möglichkeit, den Protokollzeitraum nicht nur auf einen Tag zu beschränken; sie haben die Möglichkeit, einen längeren Zeitraum zu wählen. Nun ist es durchaus denkbar, dass ein Patient im Protokoll zu unterschiedlichen Daten angezeigt wird. Sie verzweigen z. B. vom Ausgangsdatum 10.08. in die Behandlungsdaten und nehmen Änderungen z. B. zum 14.08. vor. Damit auch diese Änderungen in das Protokoll einfließen, ist der Punkt „Patient ganze Liste“ zu markieren .
d) Die Ziffernstatistik soll abgeglichen werden. Markieren Sie den Punkt „Statistik “.
12.10 Navigation im Tagesprotokoll
Unter „Bewegen in der Liste“ finden Sie komfortable Möglichkeiten, bestimmte Einträge direkt, ohne zu blättern, anzusteuern.
Hier haben Sie folgende Möglichkeiten:
a) „nächster Patient“
Springt vom aktuell markierten Patienten zum nächsten usw.; nach Auswahl dieser Option durch Markierung per Mausklick klicken Sie auf 
, um „vorwärts“ zum nächsten Patienten zu springen, und auf 
, um „rückwärts“ zu springen.
b) „aktueller Patient, nächster Tag“
Wurde als Zeitraum für die Erstellung des Tagesprotokolls mehr als ein Tag gewählt, werden die Daten nach Datum sortiert angezeigt. Damit werden z. B. zunächst alle Patienten aufgelistet, die zum 03.08. gefunden wurden, dann alle, die zum 04.08. gefunden wurden usw.
Nun ist es durchaus möglich, dass ein Patient an mehreren Tagen zur Behandlung in der Praxis war und somit an verschiedenen Stellen im Tagesprotokoll angezeigt wird. Klicken Sie „aktueller Patient, nächster Tag“ und anschließend 
an, um zum nächsten Eintrag zu gelangen; klicken Sie auf 
um wieder zurück zu springen.
c) „nächster Regelverstoß“
Oben wurde bereits erwähnt, dass durch Markierung von „Hinweise zum Regelwerk“ abrechnungsrelevante Fehler im Tagesprotokoll angezeigt werden. Nach Markierung von „nächster Regelverstoß“ können Sie sich schnell den nächsten Regelverstoß, dann wieder den nächsten usw. anzeigen lassen und somit Korrekturen effizient vornehmen.
d) „nächster Eintrag“
Über die Einstellungen unter 
( <F6> ) wird festgelegt, nach welchen Zeilentypen gesucht werden sollen und welche somit im Tagesprotokoll angezeigt werden. Mit Hilfe der Navigationsmöglichkeit „nächster Eintrag“ springt der Cursor von „Eintrag zu Eintrag“, also von Zeilentyp zu Zeilentyp - und dieses auch patientenübergreifend.
e) „aktueller Patient nächster Regelverstoß“
Während die Markierung von „nächster Regelverstoß“ die „Verstöße“ nacheinander, also Patient für Patient, Tag für Tag usw. anzeigt werden, sucht das System bei Markierung von „aktueller Patient nächster Regelverstoß“ danach, ob der Patient an einer anderen Stelle (zu einem anderen Datum) im Tagesprotokoll nochmals angezeigt wird. Findet das System darüber hinaus einen Regelverstoß, springt der Cursor an diese Position.
f) „aktueller Patient nächster Eintrag“
Wird ein Patient mehrmals im Tagesprotokoll zu verschiedenen Daten angezeigt, springt der Cursor nach Markierung von „aktueller Patient, nächster Eintrag“ direkt zur nächsten Anzeige des Karteikarteneintrages an einem anderen Datum.
12.11 Behandlerauswahl im Tagesprotokoll
Über den Konfigurationsbutton 
(F6) haben Sie die Möglichkeit das Tagesprotokoll nach getrennten Behandlern zu erstellen.
Nach der Auswahl „Behandler“, 
( <F12> ), erscheint die Behandlerauswahl.
Bitte wählen Sie den gewünschten Behandler aus und bestätigen mit 
( <F12> ).