Erstellen von neuen Vorlagen für den Arztbrief

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Die von CGM M1 PRO mitgelieferten Vorlagen für den Arztbrief („Bericht“ und „Überweisung“) entsprechen sicher nicht den Vorstellungen aller Anwender. Bevor Sie mit der Erstellung eigener Vorlagen beginnen, sollten Sie sich von den mitgelieferten Vorlagen einen Ausdruck machen und sich überlegen, ob evtl. Teile hiervon für die Übernahme in Ihre neue Vorlage sinnvoll sein könnten. Davon hängt ab, welche der nachfolgenden Verfahren Sie bei der Vorlagenerstellung wählen. Rufen Sie sich bitte die Karteikarte eines Testpatienten auf. Über die Eingabe des Zeilentyps „AB“ und anschließendem Drücken der <Return>-Taste rufen Sie die Vorschaltmaske des Arztbriefes auf. Um die Neuanlage einer Vorlage zu starten, klicken Sie bitte auf (<F2>). Jetzt wird Word gestartet, und es erscheint eine weitere Vorschaltmaske auf dem Bildschirm:

Sie können hier auswählen, ob Sie
- eine bereits in CGM M1 PRO vorhandene Vorlage oder
- ein beliebiges anderes Word-Dokument oder
- eine komplett neue, leere für die Anlage „Vorlage“ zur Erstellung eines neuen Arztbrief-Typs benutzen möchten.
Der erste Fall empfiehlt sich, wenn Sie nur kleine Änderungen an einer CGM M1 PRO Arztbriefvorlage vornehmen möchten. In diesem Fall wird eine Kopie des ausgewählten Dokumentes erzeugt, die Sie nach Ihren Wünschen verändern können. Wenn die Option „CGM M1 PRO-Vorlagen“ markiert ist, können Sie aus der Liste das betreffende Dokument auswählen.

Der zweite Fall (Auswahl „Word-Dokument“) empfiehlt sich, wenn Sie eine bereits existierende Vorlage als CGM M1 PRO-Arztbriefvorlage nutzen möchten. Wurde diese Option gewählt, müssen Sie den kompletten Pfad- und Dateinamen des einzubindenden Dokuments in das nebenstehende Feld eingeben. Als Hilfe hierfür steht Ihnen mit dem nebenstehenden Button der Dateiauswahldialog zur Verfügung. Wählen Sie das gewünschte Dokument aus und bestätigen Sie Ihre Auswahl.

In beiden genannten Fällen ist unabhängig von der getroffenen Auswahl in das Feld „Beschreibung“ der Name des Dokumentes einzugeben, der Ihnen zukünftig in CGM M1 PRO als „Dokumententyp“ angezeigt werden soll. In das Feld „Kürzel“ tragen Sie bitte noch das Kürzel ein, das beim Abspeichern vor den Dateinamen
gesetzt werden soll (z. B. AB). Der später vorgeschlagene Dateiname setzt sich zusammen aus dem Kürzel, dem aktuellen Tagesdatum und der Angabe, um das wievielte Dokument an diesem Tag es sich handelt, z. B. AB_180512_3.doc. Klicken Sie nach Beendigung Ihrer Auswahl und Eingaben auf „OK“. Je nach Auswahl erscheint jetzt auf dem Bildschirm ein leeres Dokument oder die zuvor ausgewählte Vorlage.

Einfügen von Autotexten/Textmarken

Damit CGM M1 PRO-Daten wie beispielsweise Patientenname, Geburtsdaten, Anschrift des Empfängers etc. in den Word-Arztbrief übernommen werden können, sind diese Daten als so genannte „Autotexte“ (Word-Textbausteine) einzugeben. Die für CGM M1 PRO möglichen Autotexte sind bereits vordefiniert. Gestalten Sie sich Ihre Briefvorlage. An den Stellen, an denen Daten aus CGM M1 PRO zu übernehmen sind, rufen Sie über „CGM M1 PRO-Sonderfunktionen“ die Option „Autotexte“ auf oder klicken Sie auf den entsprechenden Button „CGM M1 PRO-Autotext“. Zunächst ist die „Gruppe“ für die Anzeige der relevanten Autotexte auszuwählen. Die Auswahl erfolgt per Mausklick.

Anschließend ist im Feld „Autotext“ der gewünschte Text zu markieren und über „Einfügen“ in den Brief zu übernehmen.

Einfügen von Textmarken (Übernahme von Karteikarten-einträgen) Damit Behandlungsdaten der Patienten in den Arztbrief übernommen werden können, muss eine so genannte „Textmarke“ eingesetzt werden. Positionieren Sie den Cursor an die Stelle, wo die Behandlungs-daten einfügt werden sollen. Drücken Sie nun <Strg+<F9> und fügen Sie in die {}-Klammern Folgendes ein: {-Karteikarte}. Alternativ können Sie auch das Word-Menü benutzen (Einfügen/Textmarke, dann bei „Name der Textmarke“ Karteikarte eintragen oder die Bezeichnung des Zeilentyps eingeben und „Einfügen“ anklicken). Die Reihenfolge der zu übernehmenden Einträge wird über CGM M1 PRO gesteuert! Zur Angabe einzelner Zeilentypen sind diese ebenfalls in den Klammern anzugeben, also {-Anamnese}, {-Notizen} bzw. über das Menü einzufügen. Wichtig ist hier, dass die Schreibweise des Zeilentyps mit der in der CGM M1 PRO-Benutzer-Konfiguration übereinstimmt.

Speichern einer neuen Vorlage

Nachdem Sie nun Ihre Vorlage geändert haben bzw. eine neue Vorlage erstellt haben, ist diese abzuspeichern. Klicken Sie hierzu auf das Diskettensymbol.
Überall dort, wo Sie Autotexte eingefügt und Textmarken gesetzt haben, werden diese während des Speichervorgangs umgewandelt.
Autotexte bleiben als solche sichtbar bzw. werden ggf. in die Daten des vorher aufgerufenen
Patienten umgewandelt. Wird die Dokumentenvorlage bei einem anderen Patienten aufgerufen,
werden die Daten entsprechend „abgeglichen“.
Die gesetzten Textmarken sind nicht mehr zu sehen. Die Position im Text finden Sie über das WordMenü Bearbeiten/Gehe zu/Textmarke.
Die Vorlage wird nicht als „.doc“ (Dokument), sondern als „.dot“ (Document
Template=Dokumentenvorlage) abgespeichert.
In CGM M1 PRO erscheint jetzt im Dialogfenster zur Auswahl des Dokumententyps die soeben
angelegte neue Arztbriefvorlage. (Die Reihenfolge, in der Vorlagen zur Auswahl angeboten werden,
kann über (<F6>) geändert werden.

Ändern einer Vorlage

Bei Änderungen an Arztbriefvorlagen ist streng zu unterscheiden zwischen
- kleinen Änderungen am Text und
- Änderungen im Zusammenhang mit Autotexten und Textmarken.
Trifft der erste Fall zu, handelt es sich also um Änderungen am Text (Korrektur eines Rechtsschreibfehlers o. Ä.), kann die vorhandene Vorlage direkt geändert werden. Gehen Sie hierzu in Microsoft Word über „Datei“ auf den Befehl „Öffnen“. Das angeführte Beispiel zeigt Ihnen, wo Sie Ihre Vorlagen finden (je nachdem, wo Ihr COMPUMED-Verzeichnis liegt - also auf Laufwerk C:, D:, M: usw. - anzupassen):

Als Dateityp ist im Normalfall „.doc“ angegeben. Da die Vorlagen - wie oben erwähnt - als „.dot“ abgespeichert werden, muss unter „Dateityp“ die entsprechende Auswahl getroffen werden, damit die Vorlagen angezeigt werden:

Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus und nehmen Sie Ihre Änderungen vor. Im Anschluss daran klicken Sie auf „Speichern“. Sie sollten es unbedingt vermeiden auf „Speichern unter“ zu klicken, weil Sie hiermit eine Art Änderungskopie erzeugen. Änderungen im Zusammenhang mit Autotexten und Textmarken nehmen Sie bitte aus CGM M1 PRO heraus vor. Rufen Sie dazu über den Zeilentyp „AB“ die Vorschaltmaske für die Arztbriefschreibung auf, wählen Sie den Button „Konfiguration“ (<F6>), markieren Sie in der Liste die zu bearbeitende Vorlage und öffnen Sie sie über das Symbol mit dem „blauen Hammer“ (<Shift>+<F2>).