Manuelle Patientenanlage

Die manuelle Patientenanlage ist insbesondere immer dann eine geeignete und flexible Möglichkeit, wenn beispielsweise Privatversicherte ohne elektronische Gesundheitskarte (eGK) aufgenommen werden, lediglich eine erste – etwa telefonische – Terminvereinbarung und damit nur eine rudimentäre Erfassung der relevanten Patientenstammdaten erfolgt oder ein Ersatzverfahren notwendig ist, weil beispielsweise die Karte eines Patienten defekt ist und das elektronische Ersatzverfahren (eEB) nicht genutzt werden kann.  (Die manuelle Anlage für privat versicherte Patienten funktioniert identisch, mit Setzen der Option Privat im Bereich Versicherung).

1. Wählen Sie das Menü Patient | Neu.
2. Es erscheint das Fenster Neuer Patient, in dem automatisch eine fortlaufende, vom Programm vergebene, Patientennummer eingetragen ist. Bestätigen Sie diese Meldung mit OK oder der Enter-Taste.
3. Im Anschluss erscheint erneut das Fenster Neuer Patient. Hier können Sie die vorgeschlagenen Patienten-Nr. bestätigen. Nachfolgend erscheint das Fenster Neuen Patienten aufnehmen, um Ihren Patienten zu erfassen.

Patientenanlage per eGK

Um eine Versichertenkarte einzulesen und somit von den Vorteilen der elektronischen Datenübernahme zu profitieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Stecken Sie die eGK des Patienten in das Lesegerät und klicken Sie auf das Versichertenkarte-Symbol in der Funktionsleiste  . Alternativ wählen Sie das Menü Patient | Öffnen per Chipkarte (EGK Konnektor).
2. Ist der Patient noch nicht im System vorhanden, erhalten Sie eine Abfrage, ob ein neuer Patient angelegt werden soll. Trifft dies zu, wählen Sie Neu anlegen.
3. Im Folgenden öffnet sich der Dialog Neuen Patienten aufnehmen, der bereits die von der eGK übermittelten Patientenstammdaten enthält. Mit einem Klick auf OK wird die Neuanlage durchgeführt.

Über „Optionen | Patientenfenster“ im Register „Chipkarte“ können Sie festlegen,

• ob automatisch ein Abrechnungsschein angelegt werden soll (falls noch nicht vorhanden) und
  • ob bei der Neuanlage die Stammdaten geöffnet werden.       
     

Bei der Installation sind diese Optionen aktiviert und können bei Bedarf deaktiviert werden.

Weitere Informationen zu diesem Thema entnehmen Sie bitte der CGM ALBIS-Gebrauchsanweisung im Kapitel 12.40.4 „Register Chipkarte“.

Anlage per Ersatzverfahren bzw. elektronischer Ersatzbescheinigung (eEB) 

Falls das Einlesen der eGK einmal nicht möglich ist – etwa, weil die Karte defekt oder nicht lesbar ist, der Kartenleser streikt oder der Patient nur eine vorläufige Bescheinigung von der Krankenkasse vorlegt – stehen Ihnen das Ersatzverfahren zur Verfügung. Besonders praktisch: Seit Juli 2025 können Sie die elektronische Ersatzbescheinigung per QR-Code direkt über die App der Krankenkasse anfordern und ins System übernehmen. Das macht die Patientenaufnahme noch einfacher und sicherer.

Klassisches Ersatzverfahren, z. B. nach Vorlage einer Papierbescheinigung

 

Führen Sie ein Ersatzverfahren durch, müssen alle Daten der Versichertenkarte vorliegen. Andernfalls verwenden Sie bitte die manuelle Erfassung. CGM ALBIS prüft bei der Eingabe der Versichertenkarten-Daten im Ersatzverfahren die Vollständigkeit der eingegebenen Daten. Sind nicht alle Felder gefüllt, erhalten Sie entsprechende Hinweise, welche Felder noch zu befüllen sind.

 

Setzen Sie den Schalter eGK, wenn Ihnen die Daten von einer eGK vorliegen. Setzen Sie den Schalter nicht, wenn der Nachweis nicht von einer eGK stammt (z. B. einer Versichertenkarte für sonstige Kostenträger).

 

Kasse

Sie haben drei Möglichkeiten, die Krankenkassendaten automatisch einzulesen:

1.      über die VKNR (Vertragskassennummer)

2.      über das IK (Institutionskennzeichen)

3.      über den Kassennamen

 

Die Eingabe der Daten kann auf unterschiedliche Weise erfolgen:

• Tragen Sie im Feld VKNR oder IK-Nummer die entsprechenden Daten ein und betätigen Sie die Tab-Taste. Daraufhin werden die Kassendaten automatisch ausgefüllt.
• Tragen Sie im Feld Kasse die Anfangsbuchstaben der gesuchten Krankenkasse ein und betätigen Sie die Funktionstaste F3.
• Klicken Sie mit der Maus in das Eingabefeld VKNR oder Kasse und betätigen Sie die Funktionstaste F3.
• Wählen Sie die Schaltfläche Kassensuche.
• Über die drei letzten Schritte gelangen Sie in das Fenster Offizieller Kos-tenträgerstamm, in dem Ihnen alle Kostenträger mit Suchkriterien angezeigt werden. Wenn keine Informationen zum Namen vorliegen, können Sie stattdessen über die Schaltfläche Ortsuche eine Suche nach dem Ort starten. Geben Sie hierzu die Geschäftsstelle ein; der Name der Kasse wird Ihnen anschließend rechts angezeigt.
• Haben Sie alle Eingaben vervollständigt, bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK oder der Enter-Taste und kehren in den Dialog Ersatzverfahren / Manuelle Eingabe der Versichertendaten zurück.

Status M / F / R

Markieren Sie

• M, wenn der Patient Mitglied bei der Krankenversicherung ist.
• F, wenn der Patient familienversichert ist.
• R, wenn der Patient Rentner ist.

Es erscheint automatisch die dazugehörige Statusnummer: 1000 = M, 3000 = F, 5000 = R l

Wenn die Versichertenkarte vorliegt, aber nicht gelesen werden kann, geben Sie alle Daten laut Versichertenkarte manuell ein.

Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK oder der Enter-Taste. Daraufhin gelangen Sie wieder in das Fenster Neuen Patienten aufnehmen zurück.

 

Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK oder der Enter-Taste. Daraufhin werden die Patientenstammdaten automatisch in das Patientenfenster eingelesen. Hier können Sie die weitere Bearbeitung des Patienten vornehmen.

Wenn der Patient beim nächsten Praxisbesuch seine Versichertenkarte vorlegt, sollten Sie diese einlesen und Ihre bestehenden amtlichen Patientenstammdaten ergänzen.

Manuelle Scheinanlage

Sind für den Patienten keine aktuellen Versichertendaten erfasst, haben Sie die Möglichkeit der manuellen Scheinanlage.

1. Wählen Sie das Menü Patient | Schein | Neu. Alternativ dazu können Sie auch in der Funktionsleiste des Patientenfensters das entsprechende Symbol einmal anklicken.
2. Markieren Sie Abrechnungsschein im Bereich Scheintyp.
3. Erfassen Sie die erforderlichen Angaben und bestätigen anschließen mit OK.
4. Nachdem Sie die erforderlichen Angaben eingetragen und mit „OK“ bestätigt haben, wird der neue Abrechnungsschein in der Symbolleiste des Patientenfensters angezeigt. Zudem erscheint das entsprechende Symbol des Abrechnungsscheins neben dem Symbol der Rechnungsliste.

Anlage per elektronischer Ersatzbescheinigung (eEB)