Notre Assistant téléphonique prend en charge par défaut cinq types de demandes médicales principales : les demandes de rendez-vous, les demandes d'ordonnance, les lettres d'adressage (prescription spécialiste), les demandes d'arrêt de travail ainsi que les demandes de documents. Cette configuration de base couvre de manière structurée les appels les plus fréquents reçus au cabinet et permet à l'équipe de les traiter plus efficacement.

Au-delà de ces paramètres de base, l'assistant peut être personnalisé en fonction des besoins spécifiques de chaque cabinet. Cela inclut par exemple des types de demandes supplémentaires, des questions de précision spécifiques, des flux différents ou des informations personnalisées à destination des patients.

1. Demandes de rendez-vous (prise, modification, annulation)

L'appelant souhaite prendre, modifier ou annuler un rendez-vous. Cela comprend notamment :

• La prise d'un nouveau rendez-vous (ex. consultation, rendez-vous de contrôle, examen) Important : l'assistant peut transmettre les demandes de rendez-vous, ou, en lien avec l'agenda CLICKDOC, effectuer la réservation directement par téléphone.

• Le report d'un rendez-vous existant à une autre date ou heure

• L'annulation complète d'un rendez-vous déjà fixé

L'assistant collecte les données pertinentes (ex. nom, date de naissance, motif du rendez-vous, créneaux préférés) et traite la demande conformément aux règles définies dans le cabinet. Si souhaité, des frais d'annulation en cas d'annulation de dernière minute peuvent également être paramétrés.

2. Demandes d'ordonnance

L'appelant demande la délivrance d'une ordonnance, généralement pour des médicaments déjà connus et précédemment prescrits. Contenus typiques :

• Renouvellement d'un médicament existant

• Vérification qu'un médicament spécifique peut être prescrit à nouveau

• Information sur le moment et le lieu de retrait de l'ordonnance, ou sa mise à disposition sous format numérique

L'assistant vérifie de manière structurée les informations nécessaires (ex. nom du médicament, dosage, patient habituel ou non) et transmet la demande à l'équipe du cabinet.

3. Lettres d'adressage (prescription spécialiste)

L'appelant souhaite obtenir une prescription pour consulter un autre médecin ou une spécialité médicale particulière. Cela comprend :

• La demande d'orientation vers un spécialiste (ex. cardiologie, orthopédie)

• L'indication du motif ou des symptômes, si nécessaire

• La clarification du moment et des modalités de mise à disposition de la prescription

L'assistant collecte les données nécessaires (ex. spécialité, médecin destinataire si précisé, motif de la consultation) et prépare la demande pour l'équipe du cabinet.

4. Arrêt de travail

L'appelant se renseigne sur l'établissement ou la prolongation d'un arrêt de travail. Demandes possibles :

• Premier arrêt de travail suite à une maladie aiguë

• Prolongation d'un arrêt de travail existant

• Informations sur la durée, le retrait ou la transmission électronique à la caisse d'assurance maladie ou à l'employeur

L'assistant recueille les informations pertinentes (ex. date de début de la maladie, durée, statut du patient) et indique les étapes nécessaires (ex. consultation médicale requise, prise de rendez-vous).

5. Demandes de documents

L'appelant a besoin de certains documents ou attestations du cabinet. Cela inclut par exemple :

• Des copies de résultats (analyses, imagerie, courriers médicaux)

• Des preuves de vaccination ou de dépistage

• Des certificats médicaux ou autres attestations

L'assistant enregistre les documents demandés, à qui ils appartiennent et selon quelles modalités ils doivent être fournis (retrait, envoi, éventuellement sous format numérique), puis transmet l'information à l'équipe du cabinet.