Wie lege ich buchbare Zeiten in CLICKDOC Kalender an (= Wann und von Wem ist eine Untersuchung (online*) buchbar?
Info:
Mit den buchbaren Zeiten steuern Sie ganz exakt, wann und von wem eine bestimmte Terminart buchbar ist. Nutzt ihr Personal die automatische Terminsuche, werden Terminvorschläge ausschließlich in den von Ihnen bestimmten Zeiträumen vorgeschlagen. Zudem können bestimmte Sprechzeiten farblich hinterlegt werden, um die Übersichtlichkeit in der Kalenderansicht zu erhöhen.
*Wenn Sie das Modul "Online-Termin" hinzugebucht haben, steuern Sie ebenfalls, wann bestimmte Terminarten für die Patient:Innen für die Online-Buchung vorgeschlagen werden. Diese Zeiträume können durchaus von den praxisinternen abweichen, was eine besondere Stärke der buchbaren Zeiten darstellt.
Hinweis:
Die buchbaren Zeiten haben ähnlich wie die Schichten Vorrang gegenüber den Einstellungen der Öffnungszeiten. Beispielsweise kann ein Behandler Untersuchungen (über die buchbaren Zeiten definiert) anbieten, obwohl die Praxis in dieser Zeit keine Öffnungszeit ausgeschrieben hat (z.B. in den Mittagsstunden).
1.1 Übersicht der Buchbaren Zeiten
Gehen Sie in das Menü "Kalendereinstellungen | Buchbare Zeiten".
In der Übersicht sehen Sie anschaulich aufgelistet:
- den Namen ("Bezeichnung")
- gültige Standorte
- betroffene Behandler
- betroffene Terminarten
- farbliche Hinterlegung
- Wiederholungs-Rhythmus ("Dauer") und die
- zeitliche Gültigkeit ("Von" & "Bis") Ihrer buchbaren Zeiten aufgelistet.
1.2 Buchbare Zeit anlegen
- Um eine neue buchbare Zeit hinzuzufügen, klicken Sie rechts oben auf den blauen Link "Hinzufügen"
- Geben Sie in das Feld "Bezeichnung" eine entsprechende Bezeichnung ein.
- Optional: Wählen Sie im Feld „Farbpalette“ eine Farbe aus, mit der die buchbare Zeit in der Kalenderansicht dargestellt werden soll. Soll es dezent bleiben, behalten Sie einfach die Auswahl "Hellgrün / Dunkelgrün" bei. Wenn sie eine andere Farbpalette wählen, erscheint die entsprechende Farbauswahl.
- Wenn Ihre Praxis über mehrere Standorte verfügt, wählen Sie zunächst den oder die betreffenden Standorte aus.
- Wählen Sie aus der Liste "Behandler*" den oder die Behandler aus, für die die buchbaren Zeiten gelten sollen.
- Wählen Sie aus der Liste "Terminarten" eine oder mehrere Terminarten aus, für die die buchbaren Zeiten gültig sein sollen.
1.3 Zeiten eintragen und Gültigkeitszeitraum bestimmen
- Unter "Wochen" tragen Sie den Wiederholungsrhythmus der buchbaren Zeit ein. Bleibt diese jede Woche gleich, wählen Sie "1 Woche". Gibt es Wechselschichten, so passen Sie den Wert wie in den Schichten entsprechend an.
- Unter "Von" geben Sie an, ab welchem Datum die buchbare Zeit gültig ist. Dieses muss mindestens das heutige Datum sein, kann aber z.B. auch in der Zukunft liegen.
- Gilt die buchbare Zeit uneingeschränkt, lassen Sie das Feld "Bis" einfach frei. Ist sie z.B. nur in den Sommerferien gültig, so tragen Sie bitte das Enddatum ein.
- Sollte Ihre Praxis über mehrere Standorte verfügen, wählen Sie im blauen Dropdown-Menu bitte den richtigen Standort aus.
Hinweis: soll eine buchbare Zeit für mehrere Standorte gelten, achten Sie darauf, das Markieren der Zeiten (siehe unten) separat für alle Standorte durchzuführen! - Das grüne Feld zeigt an, für wen diese buchbare Zeit gültig ist. Standardmäßig ist hier "grün - alle inkl. Patienten" markiert. Praxismitarbeiter dürfen immer alle Terminarten buchen, sofern die persönlichen Berechtigungen dafür ausreichend sind.
Klicken Sie auf das Feld, um alle Optionen zu sehen:- grün = alle inkl. Patienten
- gelb = externe Behandler (zuweisende Ärzte anderer Praxen)
- lila = Gruppen
- rot = nur Praxis
6. Tragen Sie nun per Drag & Drop (linke Maustaste klicken & ziehen) die gewünschten Sprechzeiten ein. Im Beispiel wird die erste und letzte Stunde eines jeden Tages nur durch die Praxis gebucht (rot), während die anderen Zeiträume auch für Patienten und andere (auch Online-Buchungen), möglich sind.
7. Haben Sie alle Einstellungen korrekt vorgenommen, klicken Sie auf "Anlegen & Schliessen" oder auf "Anlegen", um Ihre Einstellungen zu speichern. Die Änderungen werden sofort (oder zum eingestellten Startzeitpunkt) gültig.
